Hogyan lehet megszabadulni a "rutintól" és végre megbirkózni a stratégiai feladatokkal

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

– Ki, ha nem én? - egy tipikus gondolat, ami egy rutinba vonja. A megfelelő felkészülés segít időt találni az igazán fontos dolgokra.

A projektmunka elengedhetetlen része az aktuális események szervezése, vagy az operatív menedzsment. Ez magában foglalja például a napi interakciót a beosztottakkal vagy az azonnali reagálást minden beérkező feladatra. Ez azonban csak akkor hoz valódi hasznot, ha a munka egy jól átgondolt és elfogadott stratégia alapján épül fel, amit a vállalkozás tulajdonosának kell elvégeznie. Ellenkező esetben ez egy végtelen, kaotikus folyamat, amely minden erőforrást felemészt.

Bármely vezetői tevékenységről szóló tankönyvben le van írva, hogyan kell megfelelően megszervezni a munkát: meg kell tervezni, megvalósítani, majd átruházni a vállalat operatív irányítási rendszerét a felső vezetésre. De a gyakorlatban minden sokkal bonyolultabbnak bizonyul. Egy új irányítási rendszer bevezetése előtt fontos a szükséges feltételek megteremtése.

Vonat személyzet

A „rutintól” való megszabaduláshoz feladatokat kell delegálni. És úgy tenni, hogy ne zavarja el folyamatosan az irányítás.

Ahhoz, hogy a cég virágozzon, a tulajdonos pedig stratégiai feladatokat tudjon végezni, a csapatnak proaktív vezetőkkel és lelkiismeretes szereplőkkel kell rendelkeznie.

Sok alkalmazotttipológiai rendszer létezik, de mindegyik, így vagy úgy, abban rejlik, hogy motivált és érdeklődő emberek dolgozzanak a cégben. Ezért ebben a szakaszban nagyon fontos a személyzet magas színvonalú értékelése. A probléma megoldásának legjobb módja az, amikor a fő kritérium a teljesítmény, nem pedig a kompetencia. Például használhatja a "360 fokos" módszert - ez egy alkalmazott értékelése kollégái, beosztottjai, vezetése, ügyfelei és ő maga.

Mi a teendő azokkal, akik bebizonyították, hogy nem hatékonyak? Kezdetben megpróbáljuk "megjavítani", vagyis motiválni őket. Itt azonosítani kell azokat, akiket az eredmények inspirálnak: ők sokkal szórakoztatóbban fognak dolgozni, ha díjat ígérnek nekik. De akiket a büntetés motivál, és akik egyáltalán nem reagálnak a stimulációra (ez még rosszabb), meg kell szabadulniuk. Fontos, hogy ez a folyamat lépésről lépésre legyen, és ne legyen nyilvánvaló a csapat számára. Ellenkező esetben minden esélye megvan a cég tönkretételére.

A többiek számára világosan át kell adnia azt az elképzelést, hogy mit vár el tőlük, vagy inkább azt, hogy mire adja ki a fizetését. A munkavállalónak meg kell értenie, hogy tevékenysége ekkora nyereséget hoz a cégnek, ezért kap ilyen fizetést és ilyen bónuszt. Más szóval, valósítson meg egy átlátható, teljesítménymutatókon alapuló anyagi motivációs rendszert - KPI (Key Performance Indicator).

Foglalkozz a pénzügyekkel

Tehát a csapat összeállt. Térjünk át minden üzletember számára legégetőbb témára - a vállalatfinanszírozásra.

Néha, különösen a gyors növekedés során, a tulajdonos és a felső vezetés megfeledkezik a legfontosabbról - a projekt gazdaságosságáról. Annak érdekében, hogy világosan megértse, hogyan jön és megy a pénz, számos eljárást kell végrehajtania.

• Számítsa ki a projekt egységgazdaságosságát - ügyfelenként egy egységnyi áru vagy szolgáltatás jövedelmezőségét vagy veszteségét. Ez lehetővé teszi, hogy megértse, mely termékeket kell megerősíteni, és melyeket kell teljesen elhagyni, hogy az üzlet egésze nyereséges maradjon.
• Azonosítsa és reklámozza a legmargósabb terméket. Vezessen az alapelv szerint: erősítsd meg az erőseket, hogy fejleszd a gyengéket. Ha nincs profit, egyszerűen nem lesz forrása új irányokra.
• Ellenőrizze a bérjegyzék (bérjegyzék) megfelelőségét. Meg fog lepődni, de a projekt gazdaságosságának helyes kiszámításával kiderülhet, hogy "két és fél kotrógép" elég lesz Önnek. Néha, ahelyett, hogy három alkalmazottat tartana fenn, jobb, ha (pótfizetés ellenében) a feladatok egy részét két munkavállaló között osztja fel - ez jelentősen megtakarítja a bérszámfejtést.

Mindezt azért kell megtenni, hogy felkészítsük a környezetet a felépített folyamatok átadására a vállalat felső vezetése számára.

Szabványosítsa a folyamatokat

Térjünk át a taktikai akciókra. Gondolkozott már azon, hogy a gyorséttermek alkalmazottai miért olyan gyorsak? Mert náluk világosan meghatározott folyamatok vannak: tudják, milyen sorrendben kell elhelyezni a hamburgert, hogyan kell mozogni a konyhában, hogy ne bántsák a kollégát, hány gramm szószt kell hozzáadni egy adott ételhez. Ugyanígy kell eljárni a céged bármely folyamatával.

Kezdheti ugyanazokkal a személyzettel: írjon munkaköri leírásokat. Csak ne az internetről töltse le, hanem írja meg pontosan, mit kell tennie egy adott alkalmazottnak a cégében. Számítsa ki a KPI-rendszert is - már beszéltünk a technika használatának szükségességéről. Jobb, ha minden alkalmazott számára jóváhagyják.

Az értékesítés során ügyeljen a CRM (Customer Relationship Management) rendszer bevezetésére, hogy ne hagyjon ki egyetlen ügyfelet sem, és ne dolgozzon a szabványok és ellenőrző listák megkerülésével.

Minden folyamatot szabályozni szükséges: a legegyszerűbb feladatoktól a bonyolult vezetői döntésekig. Természetesen a szabályokat néha meg lehet szegni, de az áttekinthető koordinátarendszernek köszönhetően nem aggódhat amiatt, hogy mi történik a vállalat ezen vagy azon szintjén.

Az automatizálás megvalósítása

A szabványosítási folyamat során azonosítani fogja azokat a zónákat, amelyeket automatizálni lehet és kell is, vagyis kiküszöböli az azonos típusú műveletek megismétlésének szükségességét. Például egy bejövő kérés fogadásakor a menedzser beviszi az ügyféladatokat a CRM-rendszerbe, majd átmásolja az információkat az ügyfélszolgálati szakember számára az Excelbe, marketing célból pedig a Google Táblázatokba. Mindezek a manipulációk elkerülhetők, és ezáltal jelentősen növelhető az alkalmazottak és a termelési folyamat egészének hatékonysága.

Meg fog lepődni, hogy mennyi időt és erőfeszítést takaríthat meg, ha nem a vezető munkáját használja a szokásos számításokhoz, hanem egyszer egy intelligens működési megoldásra költ. Léteznek már ilyen rendszerek a CRM-hez az értékesítésben és a könyvelési feladatokhoz, sőt a toborzáshoz is.

Automatizáld, amit csak tudsz. Így elkerülheti az emberi tényezőből adódó végtelen hibákat, optimalizálhatja a folyamatokat, és esetleg bért spórolhat.

Operatív irányítás létrehozása

Tehát motivált alkalmazottak vesznek körül, akik tudják, mit kell tenniük a tisztességes eredmény elérése érdekében. Tiszta pénzügyi modellje van, és van elképzelése arról, hogy merre kell mozognia a nyereség folyamatos növelése érdekében. A vállalaton belüli folyamatok szabványosítottak és automatizáltak.

Most át kell ruháznia a működési irányítást. Fontos: ne kösd a folyamatokat egy személyhez, nehogy olyan helyzetbe kerülj, ahol a vállalkozásod teljes mértékben egy bérelt menedzsertől függ. Miután eltávolította magáról az operatív irányítást, ne hozzon létre újabb pólust, hanem próbálja meg felosztani a feladatokat több különböző területre: például bízzon minden monetáris kérdést a pénzügyi osztályra, és dolgozzon az ügyfelekkel - a szolgáltatási osztályra.

Most már nyugodt szívvel foglalkozhat a stratégiai menedzsmenttel. De mindenképpen negyedévente legalább egyszer ellenőrizze, hogy a projektmenedzsment taktikai része egybeesik-e az Ön által megvalósított stratégiával. Végül is az ésszerű ellenőrzés a kulcsa a vállalat stabil és hosszú távú munkájának.