Az Inbox Zero Method a legjobb módja a több ezer olvasatlan e-mail kezelésének

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

A beérkező levelek üresen tartása egyszerű. Ez segít abban, hogy produktívabb legyen, és soha ne maradjon le a fontos üzenetekről.

A beérkező levelek között folyamatosan lógó olvasatlan e-mailek sokasága bárkit pánikba ejt. Ha sok üzleti partnere és kollégája van, akikkel levelezés útján kommunikál, egyszerűen csak tisztán és rendben kell tartania az e-mail postafiókját.

A JotForm vezérigazgatója, Aytekin Tank egy érdekes módszer az Inbox Zero nevű e-mailek rendszerezésére. Ahogy a neve is sugallja, a módszer az, hogy üresen hagyja a beérkező leveleket.

Általában a Tank nem talált fel semmi újat. Az Inbox Zero-t nagyon régen hozta létre Merlin Mann író és blogger, és ez egy bevált és jól ismert módszer. A dokumentumokkal való munka körülbelül ugyanezt a technikáját írta le David Allen „Hogyan tegyük rendbe” című könyvében. Tank most adaptálta a Gmail webes felületére.

Aytekin Tank vállalkozó, a JotForm alapítója és vezérigazgatója

Naponta több száz e-mailt kapok és küldök. De a nap végén a postaládám változatlanul üres. Nincs titkárom, aki kezelné a levelezésemet. Én betartom az Inbox Zero elvet. Ez nem nehéz.

A Tank felsorolja az Inbox Zero módszer előnyeit:

• Nem marad le egy fontos üzenetről, ha a beérkező levelek mappája üres.
• A címzetteket nem fogja sokáig várakozni, mert azonnal válaszolhat leveleikre.
• Több száz és ezer olvasatlan levél nem fog felhalmozódni a postaládájában.
• Több időt takaríthat meg az igazán fontos feladatokra, és nem tölt órákat az e-mailekkel babrálva.

Sok embert ismerek, aki gondosan tárolja az összes levelét anélkül, hogy egyet sem törölne. Ennek eredményeként a postaládájuk kezd úgy kinézni, mint egy Twitter hírfolyam. Nem kényelmes. Folyamatosan elveszni fog az e-mailekben.

Aytekin Tank

Tegyük fel, hogy Gmailt használ – bár ez a módszer bármely internetszolgáltatóhoz (Hotmail, Yandex, Yahoo) vagy e-mail klienshez (Outlook, Thunderbird vagy Sylpheed) adaptálható. Vessünk egy pillantást az olvasatlan üzenetek betéteire, és kezdjük el.

1. Ürítse ki a postafiókját

Tehát az Inbox Zero módszerrel határozottan kell fellépnie. Nyissa meg a „Beérkezett üzenetek” mappát, válassza ki az ott felgyülemlett leveleket, és archiválja őket egyszerre. Egyesek számára ez puszta őrültségnek tűnik, de Tank ezt javasolja.

Egy üres postaládával kell kezdeni. Ez az útmutató nem segít, ha több tízezer e-mail van a Beérkezett üzenetek mappájában. Tehát archiváljon mindent, és kezdje tiszta lappal.

Aytekin Tank

2. E-mailjeit időrendi sorrendben dolgozza fel

Ennek az egészséges szokásnak a kialakításához bizonyos fegyelemre van szükség. Az e-mailek feldolgozása során kezdje a legrégebbi üzenettel, és haladjon a legújabb felé. Így megtartja az időrendi sorrendet, és nem fog összezavarodni.

Két funkció segíti az e-mailek kezelését a Gmailben:

Kapcsolja be az Auto Switch funkciót. Ehhez nyissa meg a "Beállítások" → "Általános" lehetőséget, keresse meg az "Automatikus váltás" elemet, és aktiválja. Mostantól, amikor válaszol vagy archivál egy e-mailt, a Gmail nem tér vissza a beérkező levelek közé, hanem a következő e-mailt jeleníti meg. Így egyenként, a beérkezésük sorrendjében, zavaró tényezők nélkül tudja majd feldolgozni a leveleket.

Ezután engedélyezze a Küldés és archiválás gombot, ha nem rendelkezik vele. Nyissa meg a "Beállítások" → "Általános" menüpontot, és keresse meg a "Gomb megjelenítése" elemet. Küldés és archiválás "válaszként". Ezzel időt takarít meg. Hiszen ha már válaszoltál a levélre, akkor nincs értelme a Beérkezett üzenetek mappájában tárolni, igaz? Kattintson a küldés gombra, és az e-mail automatikusan archiválásra kerül.

És még egy fontos dolog:

Ne használja az e-mailt chatként. Nincs annál rosszabb, mint hosszú válaszláncokat kelteni az állandóan idézett levelekből. Ha beszélni szeretne, használja a messengert, a Slack chat-et vagy lépjen kapcsolatba telefonon. Az e-mail erre nem alkalmas.

Aytekin Tank

3. Megválaszolt - archívum

Az Inbox Zero módszer fő szabálya, hogy a beérkező levelek nem a megfelelő hely a levelek tárolására. A beérkező leveleket azonnal fel kell dolgozni. Olvassa el őket egyenként, és válaszoljon, és archiválja, ha az üzenet választ igényel, vagy egyszerűen archiválja, ha az üzenet nem igényel választ.

Ha nem tud azonnal válaszolni egy e-mailre, két lehetőség közül választhat:

• Mentse el a szervező alkalmazásba. Ez lehet az Evernote, a OneNote vagy valamilyen feladatkezelő. Állítson be egy dátumot, hogy a program emlékeztesse Önt arra, hogy a megfelelő időben írja meg a választ.
• Ha azonnal meg tud válaszolni, de a címzett egy idő után megkapja, használja a Gmail késleltetett kézbesítés funkcióját. Az Outlook, a Thunderbird és más ügyfelek ugyanezt megtehetik.

4. Csak csináld

Minden a nagy és hatalmas David Allen előírásai szerint történik. Ha az e-mail néhány percet igénybe vevő műveletet igényel, tegye meg most. Ne másolja a levelet a teendők listájára. Ne hagyja a postaládájában.

Ha be kell fizetnie, csak tegye meg most. Ha visszajelzést kell küldenie egy kollégának, azonnal küldje el. Ha az ügy néhány percig tart, nincs értelme halogatni.

Aytekin Tank

5. Használjon billentyűkódokat

A billentyűparancsok jelentősen csökkentik az e-mailek feldolgozására fordított időt. Ezekkel nem kell előre-hátra mozgatnia az egérkurzort. A Tank három gyorsbillentyű megjegyezését és használatát javasolja:

• Az E billentyű lehetővé teszi az üzenetek gyors archiválását. Elolvastuk, E-t nyomtunk, archiváltuk. Ez egyszerű.
• Az R billentyű a válasz gyors írásához használható. Ha válaszolnia kell egy levélre, nyomja meg, írja be a választ, nyomja meg az Entert.
• Az F gomb a beérkezett leveleket továbbítja más címzetteknek.

Szerintem nincs szükséged más gyorsbillentyűkre. A Gmailben csak három billentyűparancsot használok. Minden másra van egér. Ezekkel a gyorsbillentyűkkel azonban gyorsan végrehajthatja a három leggyakoribb e-mail-műveletet, így sok időt takaríthat meg.

Aytekin Tank

6. Állítsa be a szűrőket

Az e-mail szűrők egy hihetetlenül praktikus eszköz, amely sok munkát elvégz Ön helyett. Csak egyszer kell konfigurálnia őket, és sok időt takaríthat meg.

Ha a Beérkezett üzenetek mappájában rendszeresen talál jelentéktelen leveleket (internetes szolgáltatásokról szóló értesítések, automatikus levelek stb.), akkor vagy iratkozzon le róluk, vagy állítson be szűrőket, hogy az ilyen leveleket automatikusan archiválja.

7. A beérkezett üzenetek mappája üres – zárja be a leveleket

Amikor a munkájára próbál koncentrálni, ne zavarja el folyamatosan az e-mail. Maradjunk tehát a szabálynál: Ha a postafiókja üres, zárja be a Gmail lapot vagy az e-mail klienst, és felejtse el a leveleket a következő néhány órában. Csak legyen elfoglalva.

Kapcsolja ki az összes bejövő e-mail értesítést. Nagyon elvonják a figyelmet.

Néhány óra elteltével újra megnyithatja a leveleit, feldolgozhatja az ott felgyülemlett üzeneteket, majd visszatérhet a munkához. Az Inbox Zero módszer célja, hogy rákényszerítse magát arra, hogy ne vonja el figyelmét a bejövő e-mailek. Neked kell kezelned a postafiókodat, nem neked.

Aytekin Tank

Ha kipróbáltad az Inbox Zero technikát és készen állsz elmondani, hogy mit kaptál, vagy jobb módszert szeretnél javasolni, írd meg kommentben.