Hogyan lehet hatékonyan alkalmazni a GTD rendszert az életben

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Lépésről lépésre haladó terv, amit követve könnyedén bevezetheted az életedbe ezt a termelékenységi technikát, felállíthatod a prioritásokat és mindig tudsz időt szakítani a fontos dolgokra.

Ez az anyag a "" cikk folytatása. Először is érdemes megismerkedni vele, mivel sok használt fogalom részletesen le van magyarázva ott.

Ez a cikk egy lépésről lépésre bemutatja a GTD valós életben történő alkalmazását. Íráskor a következő elveket követtem:

• Sokoldalúság. Az itt leírt ötletek univerzálisak, segítségükkel mindenki felépít magának egy olyan GTD rendszert, ami pontosan az általa megszokott szolgáltatásokkal fog működni.
• Egyszerűség. A rendszernek intuitív módon könnyen használhatónak kell lennie. Minimális időt és energiát kell fordítani az információk bevitelére és feldolgozására, valamint a következő lépések megtervezésére. Csak így fog működni a rendszer hosszú távon és hosszú szünetek után is: ha például egy hónapra nyaralni megy, akkor hazatérve visszaállíthatja az üzletvezetéshez való hozzáállását.
• Megbízhatóság. A legfontosabb, hogy bízz a rendszeredben, mégpedig abban, hogy ne felejts el semmit, amit elterveztél, hiszen a megfelelő időben egy emlékeztetőt fogsz látni.
• Koncentráció arra, ami fontos. A rendszernek segítenie kell abban, hogy arra összpontosítson, amit jelenleg csinál, és azokra a dolgokra, amelyek hosszú távon fontosak.
• Öröm. Az ügy- és feladatkezelő rendszernek örömet kell okoznia. Például, amikor egy fárasztó munkanap után a kanapén fekszel a telefonnal a kezében, akkor áthúzza a teljesített feladatokat a listából, és igazi örömet szerez belőle. Különösen akkor, ha a termelékenységi grafikon növekedése még mindig láthatóvá teszi.

A GTD rendszer 5 fő szakasza

1. szakasz. Információgyűjtés

Abszolút minden esetet össze kell gyűjteni, még a legkisebbeket is, akkor tiszta lesz a tudatunk, és a lehető legproduktívabban cselekszünk.

Emiatt nem működnek a szabványos teendőlisták, mert a legtöbben sokszor csak a legfontosabb dolgokat rögzítik, a nem annyira fontos feladatok százait pedig egyáltalán nem veszik figyelembe. De éppen az ilyen kis, önmagukra rendszeresen emlékeztető feladatok veszik igénybe az agy erőforrásainak jelentős részét, és további élményeket hoznak létre, amelyek fáradtsághoz és stresszhez vezetnek.

A GTD rendszer egyik fontos alapelve, hogy minden feladatot teljesen ki kell rakni a fejedből, és egy megbízható rendszerbe kell helyezni, amely segít a fontos dolgokra a megfelelő időben emlékezni.

Figyelembe kell vennie azt is, hogy a bejövő információk gyűjtéséhez minimális számú kosarat kell biztosítani. Ideális esetben egy. Akkor lesz a legegyszerűbb kezelni.

2. szakasz. Információfeldolgozás

Ebben a szakaszban a Beérkezett üzenetek mappában található információkat dolgozzuk fel.

Ebben a szakaszban három lehetőség közül választhatunk:

• Jelölje meg a feladatot "Művelet"-ként, jelezve a végrehajtás következő lépését és a határidőt. Kihagyhatja a határidő megadását, ha még nincs tisztában azzal, hogy mikor kell elvégeznie a feladatot.
• Helyezze át az információkat a „Könyvtárba”, ha nem kell vele semmit tennie, de a jövőben hasznos lehet.
• Törölje az információt, és állapítsa meg, hogy „Kuka”: vagyis nem kell semmit tennie vele, és a jövőben nem lesz hasznos.

3. szakasz. Tevékenységek szervezése

Minden művelet a következő tölcséren megy keresztül.

1. szűrő – „Kivágás”

Tedd fel magadnak a kérdést: tényleg meg kell tennem ezt a műveletet? Ha kétségei vannak, törölje.

2. szűrő – „Delegálás”

Tedd fel magadnak a kérdést: ha ezt meg kell tenni, akkor tényleg személyesen kell megtennem? Ha nem, akkor delegálunk és megjelöljük a felelőst, a végeredményt, az ellenőrzés közbenső szakaszait (csomópontok) és a határidőt.

Ha a műveletet Önnek kell végrehajtania, lépjen a következő szűrőre.

3. szűrő – "Művelet"

Tegyen fel magának egy kérdést: ez a művelet 2-5 percnél tovább tart? Ha nem, tegye meg most, és szabadítsa fel a fejét. Ha igen, kérem regisztráljon.

A rendszerben végrehajtott műveletek a következő típusúak lehetnek.

"A következő műveletek" - egyszerű feladatok, amelyek egyetlen műveletből állnak (hívás, írás, indulás stb.). Például a „Téli gumiabroncsok cseréje a kerekeken” művelet a következő egyszerű műveletekből áll: hívjon fel és jelentkezzen be egy autószervizbe, ütemezzen be egy időpontot a naptárban, és a megfelelő időben menjen el egy autószervizhez.

Az ilyen műveleteket célszerű listákba gyűjteni a hely és a körülmények szerint (kontextuális listák). Ez lehet az In Store lista, ahol mindent felsorolsz, amit meg kell vásárolnod, amikor a boltban vagy, vagy az In the Chair lista, ahol olyan dolgokat és feladatokat adsz hozzá, amelyeket este munka után a kedvenc székedben végezhetsz el.. Vagy a „főnöki kérdések” listája, ahol felírja az összes kérdést, ami a főnökéhez intézett, hogy aztán egy mozdulattal megoldhassa őket.

Általában minden ilyen műveletet rögzítek vagy a "Google Naptárban" (találkozók és események), vagy a Todoistban, egy felhőszolgáltatásban, ahol kényelmes a feladatok rendszerezése.

"Projektek" - olyan feladatok, amelyek végrehajtása több lépést igényel. A projekt elindításához le kell írnia a megvalósítás első lépéseit, és meg kell hagynia egy emlékeztetőt egy megbízható rendszerben. Ennek eredményeként a projekt egyszerű műveletek láncává válik, amelyek mindegyike végrehajtható a következő öt percben, és megkapja az eredményt.

Trello kártyákra teszek közzé projekteket. A kártya ideális konténer projektekhez, ahol elhelyezheti:

• a projekt leírása és célja;
• hivatkozások a projekttel kapcsolatos egyéb dokumentumokhoz;
• a felelősök neve;
• határidő;
• ellenőrző listák a következő lépésekkel;
• észrevételek a projekttel kapcsolatban;
• szükséges fájlok és így tovább.

Késleltetett műveletek … Ha további események vagy információk nélkül nem tudjuk megtervezni a következő akciókat (például várjuk, hogy egy ismerősünk elküldje egy autószerviz telefonszámát, ahol nyereségesen lehet gumit cserélni), az ilyen akciókat az „Elhalasztott lista. Opcionálisan beállíthat egy emlékeztetőt, hogy ellenőrizzen valamit.

Az ilyen teendőlisták kontextus szerinti listákként is strukturálhatók. Készítsen például egy listát az asszisztenséhez rendelt feladatokról.

Lista "valamikor" olyan feladatokat tartalmaz, amelyek jelenleg nem igényelnek aktív cselekvést, de amelyeket a jövőben szeretnénk megvalósítani.

Lehet:

• könyvek, videó képzések és tanfolyamok, amelyeket meg akar vásárolni;
• hasznos készségek, amelyeket el szeretne sajátítani;
• meglátogatni kívánt helyek;
• vásárolni kívánt dolgok.

Időnként meg kell néznie ezt a listát, jegyzeteket kell készítenie, és azokat célokká kell alakítania, amelyekért dolgozni fog.

4. szakasz. Rendszeres felülvizsgálat

A rendszer működéséhez rendszeresen át kell tekinteni a főbb feladatokat, projekteket, hogy a már nem relevánsakat töröljük, az újakat pedig prioritás szerint rendezzük és munkába küldjük.

Az áttekintés rendszeres megtartásához kövesse az alábbi tippeket:

• Hagyjon 30-60 percet az ütemtervben a felülvizsgálatra (kezdetben heti egyszer elegendő).
• Készítsen egy ellenőrző listát vagy tervet egy ilyen áttekintéshez, ahol le van írva a sorrend, mi következik mi után. Ez a terv nem lehet túl bonyolult, és az áttekintés sem tarthat túl sokáig, különben nem fogja rendszeresen csinálni.

Az alábbiakban egy példa látható a heti áttekintő ellenőrző listámra. Csallólap formátumban készítettem el egy műveletsorral, amely azokat a szolgáltatásokat / dokumentumokat ábrázolja, amelyekbe belenézek. Elrendezheti egy szokásos listával, vagy rajzolhat egy szabadkézi diagramot, amely kényelmes az Ön számára.

Nyomtasson ki négy ilyen ellenőrző listát havonta. A heti áttekintés során vedd kézbe az egyiket, és húzd át a listából az elkészült tételeket. Ez az egyszerű gyakorlat arra készteti, hogy folytassa ezeket az értékeléseket.

5. szakasz. Akciók

Ha elkészül a hét terve, hátra van a cselekvés. Kerülje el a GTD kezdők egyik legnagyobb hibáját, amikor túl sok időt tölt a feladatok megszervezésével ahelyett, hogy azokat ténylegesen elvégezné.

Íme néhány tipp, amellyel hatékonyabbá teheti tevékenységét.

1. Készítsen tervet a napra a hét terve alapján. Bontsa a napot blokkokra, 2-3 blokkot a fontos feladatokhoz, és néhány blokkot egyéb feladatokhoz. A blokkok időtartama átlagosan 60-120 perc. Szúrjon be szabad időt a blokkok közé az előre nem látható feladatokhoz.
2. Dolgozzon a Pomodoro rendszeren, ehhez beállíthat egy időzítőt a telefonján. Lényege egyszerű: minden 25-30 percnyi munkaidőben tartson öt perc szünetet, majd a harmadik munkablokk után egy hosszabb szünetet (15-30 perc). Összesen három blokk 30 perc, öt perces szünetekkel, majd egy 15-30 perces hosszú szünet következik. Naponta 2-4 ilyen ciklust csinálhatsz, attól függően, hogy milyen gyakran van elterelve.
3. A fontos dolgokkal kapcsolatos blokkok során próbálja meg, hogy ne zavarják el mások és idegen hangok (ehhez speciális zenét kapcsolhat be a fejhallgatóban a koncentráció érdekében).
4. Határozza meg, mikor a legmagasabb az energiaszintje (például reggel 7-től 9-ig), és ez idő alatt tegye meg azokat a legfontosabb dolgokat, amelyek közelebb visznek személyes céljaihoz.
5. Ne tervezzen túl sok fontos dolgot a napra: 1-3 is elég. Fontos, hogy a nap végén, miután megnézted a tervedben az áthúzott feladatokat, elégedett legyél, és holnapra is ugyanazt a reális tervet készítsd.