Hogyan lehet jobban kihasználni a GTD rendszert

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Leo Babauta író és blogger elmagyarázza, hogyan lehet folytatni a tervezést, és megszabadulni mindentől, ami megakadályozza, hogy produktív legyél.

Miért van szükség erre a rendszerre

A Getting Things Done (GTD) David Allen jól ismert rendszere a dolgok elvégzésére. Használatakor abszolút minden bejövő információ rögzítésre kerül és listákra oszlik. A cél az, hogy több időt fordítsunk az igazán fontos dolgokra, hogy elvégezzük a dolgokat.

A GTD rendszerrel nagyon nagy sikereket érhet el. Íme csak néhány közülük:

• Rengeteg feladatot lát el.
• Magabiztosabbá válsz magadban.
• Kevesebbet halogatod, és kevésbé vagy elterelve.
• Jobban bíznak benned: mások tudják, hogy mindig mindent a végére viszel.
• Gyakrabban hívnak meg dolgozni, mert az üzleti élet szilárd megközelítésére van igény.
• Jobban változol – ráébredsz, mi az igazán fontos számodra, kíváncsivá válsz, elkezdesz tanulni, erős kapcsolatokat építesz ki az emberekkel, és megszabadulsz a régi érzékelési mintáktól, amelyek hátráltatnak téged.
• Többet keresel.
• Képes vagy egy sikeres startup létrehozására vagy egy nagyszerű cég felépítésére.
• Ötleteit megoszthatja – könyvben, blogban vagy előadásban.

De ahhoz, hogy mindezeket az előnyöket élvezhesse, meg kell értenie, hogyan kell hatékonyan használni a rendszert, és meg kell találnia, mi akadályozza meg. Leo Babauta, író és a népszerű Zen Habits blog szerzője elmagyarázza, mit kell ehhez tenned.

A GTD rendszer hatékonyabb használata

Tudja meg, mi tart vissza attól, hogy produktív legyen

A halogatás szokása. A feladathoz annak összetettsége miatt tétovázik: vagy úgy érzi, hogy nem fog tudni megbirkózni vele, vagy egyáltalán nem értette meg. Ez halogatás.

A figyelemelterelés szokása. Sikerült elkezdened, de azonnal más feladatra váltasz. Ugyanazok a kétségek és bizonytalanságok arra késztetnek, hogy elhalasszuk egy könnyebb gyakorlat kedvéért, vagy egyszerűen csak elkezdjük ütni az időt. Ez az állandó váltás a koncentráció elvesztéséhez vezet. Ugyanakkor úgy tűnik, végtelenül elfoglalt leszel.

Perfekcionizmus. Sokáig nem lehet munkába állni, mert erre most nem alkalmas. Vagy elhalasztod a befejezést, mert nem volt tökéletes.

Például szeretnél blogot indítani, de mégsem, mert amíg nem találod meg a tökéletes platformot és témát hozzá, addig nincs elég szabadidőd, és még mindig nincs listád a nagyszerű ötletekről. Vagy írt egy cikket, és nem teszi közzé, mert az anyagot még véglegesíteni kell - valójában egyszerűen nem meri.

Környezet. Az emberek meghiúsítják a terveidet, ne csinálj semmit időben, mindent megbonyolítanak, elrontják, panaszkodnak és idegesítenek. És másokra támaszkodva néha nehéz elérni a céljait. Leggyakrabban ez csak egy kifogás magadnak.

Zavaró tényezők. Ezek emberek, események, problémák. Zavarják a munkáját. Valamit irányíthatsz, valamit nem.

Fáradtság. Fáradt, éhes, kimerült, zavart vagy unatkozik. Az ilyen problémák akadályozzák a koncentrációt és a dolgok elvégzését.

Ilyenkor csak feltöltődni kell: szunyókálj, sétálj, meditálj.

Vagy vállaljon olyan feladatokat, amelyek nem igényelnek sok energiát: rendezze a leveleit, végezze el az adminisztrációs rutint. Ha hosszú ideig fáradtság figyelhető meg, tekintse át étrendjét és alvását.

Félelmek, kétségek, tehetetlenség és önbizalomhiány. A legtöbb fent említett akadály középpontjában ők állnak.

Határozza meg, mi hiányzik a hatékonyabb munkavégzéshez

A kiválasztott pontok megoldást jelentenek a fent említett problémákra.

Prioritási képesség. Sikereket érhet el, ha ideje nagy részét fontos feladatoknak szenteli. Ha nem lényeges tevékenységekkel van elfoglalva, vagy folyamatosan váltogat a tevékenységek között, kevésbé lesz hatékony. Ki kell választania egy fontos problémát, és csak arra kell összpontosítania.

Fokozatosan megtanulja azonosítani, mely feladatok és projektek értékesek az Ön számára. Fontosabb az üzenetekre válaszolni, mint egy cikket írni? Mi előnyösebb a karrierje, boldogsága, egészsége szempontjából?

A vállalkozás helyes indításának képessége. A halogatásra való hajlam az egyik leggyakoribb és legfájdalmasabb probléma, amely a cél elérésének útjában áll. Ezért a feladatok elvégzésében a legfontosabb az indulás.

Koncentrálj az első, legkisebb lépésre. A lehető legkisebbre. Hozzon létre egy olyan környezetet, amely megkönnyíti az indulást. Például amikor Leo maga akarta kialakítani a futás szokását, csak arra koncentrált, hogy felvegye a tornacipőt és kimenjen a házból.

Sprint munka. Ez a megközelítés segít megbirkózni a többfeladatos munkával és a zavaró tényezőkkel. Ezt a technikát Pomodoro-nak is nevezik. Alapja a munka rövid, 15-25 perces időközökre (sprint) felosztása, amely alatt egyetlen feladatra kell koncentrálnia, anélkül, hogy bármi más elterelné a figyelmét.

Ezt követi egy kis szünet, ami után új sprintbe kezd. Ha még soha nem használta ezt a módszert, akkor napi néhány ilyen munkaszakaszt rendezhet, és egy hét múlva fokozatosan növelheti a számukat.

Feladatlista kezelése. Segít koncentrálni és megbirkózni minden eltervezett dologgal. De próbáld meg nem túlbonyolítani. Keressen egy egyszerű tervezőprogramot, írjon be mindent, amit a közeljövőben meg kell tennie, és minden nap válassza ki, hogy ma mely feladatokra fog összpontosítani.

Tervezz be három fontos és három kisebb feladatot a napra – ez a szám változhat a munkanapod hosszától, a feladatok összetettségétől és a végrehajtás sebességétől függően.

A hibák elfogadásának képessége. A perfekcionizmus akadályozza a dolgok elvégzését. Ezért ne annyira a munkája tökéletessége miatt aggódjon, mint inkább a befejezéséért. Ragaszkodjon Ann Lamotte írónő "tetves első tervezet" szabályához.

Meg van győződve arról, hogy csak úgy lehet jól írni (és egyáltalán elkezdeni), ha felvázol egy gyenge és haszontalan vázlatot. Egy idő után visszatér az eredményhez és polírozza azt.

A bizonytalanság üzemmódjában dolgozni. A félelmek és a nehézségek gyakran kísérteni fognak. Ezért nagyon hasznos megtanulni, hogyan kell ebben a bizonytalanságban dolgozni: kordában tartani magát, nem bújni el a feladatok és a belső élmények elől, és nem panaszkodni.

Ehhez minden alkalommal, amikor ilyesmit veszel észre magad mögött, tegyél félre mindent, és próbáld átérezni az állapotodat. Fogadd el. Ügyeljen a fizikai érzéseire. Győződjön meg arról, hogy a bizonytalanság és a kényelmetlenség rendben van. Tanuld meg értékelni a pillanatokat úgy, ahogy vannak.

Képes látni a nagy képet. Egy dolog teljesen egyetlen feladatra koncentrálni, és egészen más, ha a helyzetet összességében tudjuk szemlélni. Általános helyzetelemzést kell végezni reggel és este, valamint néhányszor a nap folyamán - arra az esetre, ha módosítania kell a cselekvési tervet.

Mindannyiunkat időnként elzavarnak, megzavarnak, és váratlan nehézségekkel nézünk szembe. Ahhoz, hogy produktív maradjon, meg kell tanulnia változtatni a fókuszon, amikor szükséges.

Felelősségvállalás képessége. Először is ez azt jelenti, hogy ne másokat hibáztass a nehézségekért, amelyekkel a céljaid elérése felé vezető úton szembesülsz. Vállalja a teljes felelősséget a munka saját részéért.

Legyen vezető - mutasson kezdeményezést, kövesse az egész csapat sikerét, még akkor is, ha egyszerű beosztott vagy benne.

Nyílt kommunikáció. Úgy, hogy mindenki tisztában legyen a felelősségével és határaival, valamint a be nem tartás következményeivel. Ez segít egy olyan struktúra kialakításában, amelyben minden érintett könnyebben és hatékonyabban tud dolgozni. Próbáljon meg őszintén és pozitívan bánni az emberekkel, minden hibájuk ellenére.

Tervezési képesség. A naplóban található feladatok bősége semmilyen módon nem járul hozzá a cél eléréséhez. Ehelyett a legjobb, ha egyszerű kérdések megválaszolásával készít egy minimális listát. Hogyan kezdje a napot a fontos feladatok elvégzéséhez? Hogyan fuss sprintet úgy, hogy senki ne vonja el a figyelmedet? Mi az, amiért felelősséget kell vállalnod? Mikor érdemes átvenni a levelet? Mikorra ütemezzem a találkozókat? Hogyan értékelnéd a napodat?

A válaszok segítenek megtervezni a napod. Ne törekedj arra, hogy tökéletes legyen. A történések elemzésével idővel megtalálja a legjobb megoldást.

Hol kezdje a fejlesztést

Készíts egy egyszerű tervet. Egyáltalán nem szükséges az összes hiányzó készséget egyszerre elsajátítani. Kezdetnek a legjobb az első négyre összpontosítani, amelyeket naponta gyakorolni fog:

• A napi feladatok rangsorolása és meghatározása.
• Sprint munka.
• Meditáció – amikor félelmet, bizonytalanságot vagy bizonytalanságot érzel.
• A nap végén elemzés és a terv felülvizsgálata.

Jegyezze fel, mit és hogyan fog tenni. Mutasd meg az eredményül kapott tervet valakinek, akit ismersz, és számolj be neki minden nap egy héten keresztül. Ígérd meg minden héten, hogy megosztod sikereidet, kihívásaidat és azt, hogyan fogsz felkészülni egy új hétnapos időszak kezdetére.

Szánj minden este 10 percet annak áttekintésére, hogyan telt a napod, és hogy teljesítetted-e a terved összes pontját. Írd le, mi történt, mi akadályozta meg, hogyan tudod felgyorsítani az előrehaladást.

Idővel a sprintek, a meditáció és más készségek könnyebbé válnak számodra. Ezután kezdjen el új és hatékony megközelítéseket tanulni, ahogy fokozatosan fejleszti rendszerét. A legfontosabb dolog az, hogy ne felejtse el gyakorolni.