Egyszerű rendszer az összetett modern élet megszervezéséhez

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Ma egy olyan rendszerről szeretnénk beszámolni, amely segít minden munkaprojektjének, feladatának és ügyének felépítésében. Segítségével megtanulja, hogyan kell helyesen kitűzni a célokat, és terveket készíteni azok elérésére.

A modern világban az embernek több feladatot kell végeznie. Projektek, értekezletek, ügyek, feladatok, melyek határideje menthetetlenül közeleg… Sokszor nehezünkre esik úgy megszervezni az életünket, hogy legyen időnk megbirkózni a munkahelyi ügyekkel.

A mai napon egy olyan rendszert szeretnénk bemutatni, amely segít megszervezni minden célját, ügyét és feladatát. Ezt a rendszert Chris Winfield, egy New York-i vállalkozó fejlesztette ki.

Nehéz az élet.

Élvezzük a heti 40+ órás munkát, büszkék vagyunk rá, és szeretjük elmondani mindenkinek, mennyire elfoglaltak vagyunk, mert ettől fontosnak és pótolhatatlannak érezzük magunkat. Nos, vagy máshogy, csak úgy gondoljuk, hogy ennek így kell lennie.

Így volt ez velem is. Amíg úgy döntöttem, hogy mindent megváltoztatok.

Ez nem mehetett így tovább, elölről kellett kezdenem és mindent megváltoztatnom. Teljesen szerettem volna élni az életet, és nem akartam kihagyni egyetlen pillanatot sem.

De volt egy probléma. Nem tudtam, hogyan kell ezt csinálni. Túl sok időt vesztegettem, és nem dolgoztam hatékonyan. Ezért elkezdtem keresni azokat a módszereket, amelyek segíthetnek megoldani a problémát.

Rengeteg könyvet és blogot olvastam a termelékenységről, és végül kitaláltam egy négyrészes rendszert.

Ez az egyszerű rendszer, amiről később még lesz szó, segített a termelékenységem javításában, segítségével napokat, heteket, hónapokat, de akár órákat is tudtam rendszerezni. Hála neki, kevesebb idő alatt többet tudok csinálni.

Nagyon szeretném elmondani, hogy könnyen és gyorsan eljutottam ehhez a rendszerhez, de ez nem így van: több száz órát kísérleteztem, sok kudarcot, hibát és csalódást kellett átélnem.

Ma többre vagyok képes 17 óra alatt, mint a múltban 40 óra alatt. Még azt sem. Többet tudok elérni egy hét alatt, mint az elmúlt hónapokban.

Képes vagyok egyszerre több projekttel, ügyféllel, céggel dolgozni, és egyben egyensúlyt tartani a munka és a magánélet között.

Dolgozom, időt töltök a családommal, sétálok, kommunikálok emberekkel, másokat tanítok arra, amit magam is tudok, és még sok minden mást. Minden nap. És mindez csak annak köszönhető, hogy kidolgoztam egy számomra megfelelő rendszert, amit folyamatosan be is tartok. Ez a rendszer meglehetősen egyszerű, de soha nem szabad elfelejteni, hogy:

Csak nem mindig azt jelenti, hogy könnyű.

Az egyik legfontosabb dolog, amire rájöttem, hogy ha szánsz időt a napod megtervezésére, és világos elképzelésed van arról, hogy mit szeretnél elérni (egy bizonyos képet alkotsz a napjaidról), akkor minden könnyebben megy. Kevesebbet fogsz dolgozni és többet fogsz sikerülni, mert szenvedéllyel fogsz dolgozni, célt fogsz látni magad előtt.

A rendszerem négy fő elemből áll:

1. Álmodj és tűzz ki célokat. Mit akarsz valójában az élettől? Mik az álmaid, céljaid, ambícióid? Ha nem tudja a választ ezekre a kérdésekre, akkor a listán szereplő többi összetevő nem tesz jót.
2. Terheld ki az agyad. Helyezze át a gondolatait a fejéből a papírra. Nem kell különösebb részletekre gondolnia, ha valóban produktív akar lenni.
3. Készíts mentális térképeket. Segítenek megtalálni a kiskapukat a fő céljaihoz. Más szóval, meg fogja érteni, hogyan lehet gyorsan megszerezni vagy megszerezni, amit akar.
4. Gazdálkodjon idejében, és bontsa le az összetett feladatokat alkotóelemekre. Ez segít elérni fő céljait a lehető legrövidebb időn belül.

Soha senki nem vitatja azt a nyilvánvaló tényt, hogy minden embernek van napi 24 órája. A sikeres embereknek két tulajdonságuk van:

• Pontosan tudják, mit akarnak.
• Erőfeszítéseket tesznek azért, hogy megszerezzék, amit akarnak.

Készen állsz a kockázatvállalásra és erőfeszítéseket tenni a siker érdekében? Akkor olvass tovább.

1. Álom. A meghatározott célok. Cselekszik

Kezdje azzal, hogy elképzeli a végső célt.

Stephen Covey

Az első lépés egy átfogó kép kialakítása az életedről. Meg kell értened, hogy mit szeretnél elérni, milyen emberré szeretnél válni, más szóval gondolkodnod kell azon, hogy milyennek kell lennie az ideális életednek.

Amikor először megtettem, sok mindent meg akartam változtatni az életemben. Talán, mint én akkor, neked is úgy tűnik, hogy sok mindenen nem lehet változtatni, de ne ess kétségbe, és ne add fel, mert ez az érzés teljesen normális.

Mark Allen tanácsát követve minden célomhoz félretettem egy oldalt. Az ilyen térkorlátozásra azért van szükség, hogy lehetőséged legyen minden egyes célt részletesen kifesteni, alapelemekre bontani, részletes tervet készíteni ennek a célnak az eléréséhez, de a cél megadása vízmentes legyen.

Van valami, amit nem szabad elfelejteni: nem tartod vérben a terved, céljaid bármikor változhatnak. Nem tudjuk biztosan megmondani, mi lesz velünk egy óra múlva, és még inkább senki sem mondhatja, hogy céljai, élettervei nem változnak a következő hónapban vagy a következő évben.

De az ilyen tervezés előnyös abból a szempontból, hogy világos elképzelése van arról, hogy mit szeretne elérni, milyen emberré álmodik.

Ne aggódjon akkor sem, ha nem sikerült minden célhoz elérési tervet készítenie. Nem baj, a lényeg, hogy legyen egy célod, és ha eljön az ideje, meg fogod találni a módját, hogyan segíthetsz elérni azt.

2. Terheld ki az agyadat

Legyen elméd mindig világos és tiszta, mint a hatalmas égbolt, a nagy óceán és a legmagasabb hegycsúcs.

Morihei Ueshiba

Emlékezetünk sok szempontból a túlélés eszköze. Legkönnyebben olyan dolgokra emlékezünk, amelyek fontosak és szükségesek számunkra. Az emlékezet elképesztő dolog: egy vis maior helyzetben például emlékezhetünk az életbiztonság iskolai leckére, és elsősegélyben részesíthetjük az embert.

Gondolatok százai vannak a fejedben, apró részletek, szükségtelen részletek. Például megpróbál emlékezni a projekt minden árnyalatára, még a legkisebb részletére is. Bár az ilyen tudatosság tiszteletreméltó, gyakran szorongást és stresszt is jelent. Következtetés: szabadulj meg ettől a szeméttől, ürítsd ki az agyad.

Ne tartsa ezeket a részleteket a fejében – írja le őket a naplójába, hagyja, hogy mindez a számítógép merevlemezén vagy valahol máshol legyen. Ez lehetővé teszi, hogy jobban összpontosítson arra, ami pillanatnyilag fontos, miközben nem feledkezik meg az aktuális ügyekről.

Szervezz, oszd meg és uralkodj

Most, hogy megkímélte magát rengeteg felesleges vagy nem túl fontos gondolattól, ideje elkezdeni szervezni az ügyeit. Nézd meg a saját terved. Talán nem volt lusta, és nem csak a következő hetekre és hónapokra készített tervet, hanem egész évekre is.

Strukturálnia kell mindent, amit tennie kell. Igyekezz úgy megtervezni minden projektedet, feladatodat és egyéb ügyedet, hogy ne zavarják egymást: minden feladatra szánj külön időt, ne kergess két legyet egy csapásra, hanem oszd meg és győzz.

Ne aggódj, ha nincs konkrét terved, hogy mindent megvalósíts, amit elterveztél. A lényeg az, hogy legyenek céljaid, és a tudatalattid segít a többiben.

Ebben az esetben a tudatalattija egy GPS-navigátorhoz hasonlítható. Beállítod az úti célt, és megtudod, hogyan juthatsz el oda.

3. Készítsen gondolattérképet

Csak egy tervre, útitervre és bátorságra van szüksége ahhoz, hogy elérje célját.

Earl Nightingale

A gondolattérkép egy diagram, amely segít az információk megjelenítésében és rendszerezésében. A gondolattérképek a jegyzeteléstől a komoly stratégia kidolgozásáig szinte mindenre használhatók. Segítenek egy összetett objektumot alkatrészeire bontani.

A gondolattérkép segítségével felállíthatja a projektek, eredmények és feladatok hierarchiáját. Használja a betűméretet és a színt a fontos vagy sürgős dolgok kiemeléséhez. A számítógépén található fontos internetes forrásokra vagy dokumentumokra mutató hivatkozásokat is elhelyezhet.

Ez a térkép segít egy pillantással meglátni, hogy melyik projekt veszi el a legtöbb időt Öntől, vagy igényli a legtöbb figyelmet (a pirossal jelölt feladatok és határidők sürgősségükről és fontosságukról kiáltoznak).

Ha hetente átnézi gondolattérképét, észre fogja venni, mely projektek állnak közel a befejezéshez, és ez motiválja majd a továbblépésre. Törölje a befejezett projekteket, és töltse fel őket újakkal.

4. Gazdálkodj az időddel, és bontsd alapelemekre a nehéz feladatokat

Döntsd el még ma, hogy szakértő leszel az időd és a saját teljesítményed kezelésében.

Brian Tracy

Most, hogy megvan a terve, biztosnak kell lennie abban, hogy minden előtte álló feladatot időben meg tud oldani. Különféle technikákat és rendszereket terveztek, hogy segítsenek ebben. Például:

• A Kanban egy olyan rendszer, amely segít a feladatok hatékony kezelésében. Van egy praktikus online eszköz, a KanbanFlow, amelyet nemcsak egyéni, hanem csapatmunkára is terveztek.
• Az ismerős GTD személyes hatékonyságnövelő technika, amely segít a dolgok végére történő elvégzésében.

Ne feledkezz meg a mai napról

A gondolattérképek, a GTD, a Kanban mind nagyszerűek, és vitathatatlanul szükségesek céljainak eléréséhez. De ne felejtsük el, hogy ez stratégiai tervezés. Néha szükséged van egy egyszerű, praktikus napitervre. Nem holnapra. Nem egy hónapig vagy egy évig. Mai napra.

Egy álom akkor válik céllá, ha cselekvésre kerül sor annak elérése érdekében.

Bo bennet

Létezik egy Pomodoro technika, amely segíthet az idő hatékony megtervezésében. Itt többet megtudhat róla.

Mindig elérd a céljaidat, határidőre teljesítsd a feladatokat, érj el sikereket – erre kell mindenkinek törekednie. De soha ne felejtsd el Stephen Covey hetedik képességét – a fűrész élezését.

Képzeljen el egy embert, aki öt órája fűrészel egy fát, de amikor azt mondod neki, hogy álljon meg néhány percre, hogy élesítse a fűrészt, azt válaszolja: „Nincs időm élezni a fűrészt! Vágnom kell!"

Ne felejtsen el időt szánni egészségére, családjára és barátaira, és mindig próbáljon meg pihenni, amikor úgy érzi, hogy szüksége van rá.