Hogyan érjük el a Postage Zen-t

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Majdnem 9 évvel ezelőtt Merlin Mann elindította az üres postafiók ötletét, amely hamarosan trendté vált. A beérkező levelek számának nullázására fókuszálva azonban egy fontos pontot kihagytunk: nem a postafiók kiürítéséről van szó, hanem az ezzel járó békéről és tisztaságról. Üdvösség a postai zen elérésében!

Az adatok szerint a levelek 80%-a „hulladék”. A dagadt beérkező levelek az olvasatlan üzenetektől, a magunknak küldött teendők listáitól és a hírlevelektől stresszes és szorongató. Különösen kiszolgáltatottak a vezetők, akiket folyamatosan újabb és újabb, figyelmet igénylő üzenetekkel bombáznak.

Az egyetlen módja annak, hogy megállítsuk ezt az őrületet, ha nem engedelmeskedünk a postafiókjának, és elkezdjük kezelni azt. És ez nem jelenti azt, hogy törölnie kell az összes üzenetet, helyet szabadítva fel az újak számára. A beérkező levelek kezelésének egyértelmű terve nélkül gyorsan visszaszokik a régi szokásokhoz, és ismét az aggodalom veszi majd hatalmába az elméjét.

Íme 6 tipp, amelyek segítenek elérni a post zent.

1. Csökkentse a szemétáramlást

Tekintse át előfizetéseit, és őszintén vallja be magának, hogy melyek csak az idejét vesztegetik. Egy csomó egyforma hírlevél? Frissítési jelentés az oldalról, amelyen utoljára egy éve járt? Tudnivalók a kedvezményekről egy olyan üzletben, ahol egyszer vásárolt valamit? Sürgősen iratkozzon le minderről.

Minden, ami nem érinti napi vagy stratégiai érdekeit, ne kerüljön a postaládájába. Tegyen erőfeszítéseket, és gondosan hangolja be a spamszűrőket.

2. A csapat képzése

A nagyvállalatok alkalmazottai jobban ismerik ezt a fájdalmat: végtelen levélláncok, amelyek másolatait mindenkinek elküldik, akinek szüksége van rá, és akinek nincs szüksége. Hagyd abba ezt az őrületet: Magyarázd el, hogy csak olyan üzenetek címzettjei közé vehetsz fel, amelyek közvetlenül kapcsolódnak hozzád. Sürgős ügyekben van telefon. Magyarázza el ugyanezt az ügyfeleknek, barátoknak, családtagoknak.

3. Automatizálja postafiókját

Állítsa be a szűrőket úgy, hogy egy gyors pillantás a Beérkezett üzenetek mappában képet adjon arról, hogy mi igényel azonnali figyelmet, mi tekinthető meg a nap végén, és mi áll rendelkezésre a héten.

4. Használjon késleltetett olvasási szolgáltatásokat

Mentse az érdekes, de nem sürgős e-maileket egy külön mappába, vagy használjon olyan szolgáltatásokat, mint az Evernote. Mentse el a Pocketben vagy az Instapaperben elküldött érdekes cikkeket, és olvassa el, ha van szabad ideje.

5. Speciális szolgáltatások segítségével tartsa fenn a teendők listáját

A beérkező levelek nem egy listaalkalmazás. Tanuljon meg attól a szokásától, hogy e-mailben küldje el magának a tennivalók listáját és a hosszú távú projektekre vonatkozó terveket.

Az erre kihegyezett szolgáltatásokban tartson feladatlistákat, ahol határidőket, prioritásokat állíthat be, a nagy projekteket több kis feladatra bonthatja, listákat szerkeszthet. És kevésbé valószínű, hogy megremeg, ha új bejövő üzenetet lát a levelében.

6. Használja a kétperces szabályt

Csak azokra az e-mailekre válaszoljon azonnal, amelyek kevesebb mint két percet vesznek igénybe. A többit küldje el a teendők listájába vagy az Olvasás később mappába. A levelek egyszerű terjesztése segít például.

A hatékony postafiók-kezelő rendszer elengedhetetlen a mentális egészségéhez. A betűk áramlása soha nem áll meg, és fontos, hogy megtanulj benne lebegni, ne fulladni. Miután elérte a postai zent, nyugodtabb és produktívabb lesz.