Hogyan tervezzünk dolgokat az ALPEN módszerrel és tartsunk lépést mindennel

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Időgazdálkodás német precizitással.

Mi az ALPEN módszer

Ez egy újabb módja annak, hogy úgy tervezd meg a dolgokat, hogy garantáltan jut időd mindenre, és egyben ne őrülj meg a terheléstől. Lothar Seivert német közgazdász professzor és időgazdálkodási szakértő találta ki.

A módszer szerzője öt komponensre osztotta. A lépcsők nevének első betűi végül a német ALPEN szóvá alakultak (oroszul „Alps”):

A - feladatlista készítése (Aufgaben);

L - a szükséges idő becslése (L änge schätzen);

P - a pufferidő megtervezése (Pufferzeiten einplanen);

E - feladat prioritás (Entscheidungen treffen);

N - összefoglalva (Nachkontrolle).

A módszer lényege, hogy megértsük, mely feladatokra érdemes igazán időt szánni, és melyeket lehet későbbre hagyni. Ezenkívül legyen reális az eltöltött idő tekintetében, és ne feledje, hogy a megszakítás nélküli munka a kiégéshez vezető út.

Lényegében az ALPEN módszer a blokkütemezés és a klasszikus időmenedzsment Eisenhower-mátrixának kombinációja.

Hogyan tervezzünk eseteket az ALPEN módszerrel

Listát készíteni

Írd le mindazt, amit ma szeretnél megtenni. Csak írja le: papírfüzetbe, jegyzetfüzetbe vagy telefontervezőbe.

Természetesen nagy a kísértés a mentális lista készítésére, de az emberi „működő” memória erőforrásai nem korlátlanok. Egyes jelentések szerint egyidejűleg akár négy feladatot vagy objektumot is képes tárolni.

Ne vesztegesse az idejét a dolgok fontossági sorrendjének meghatározásával – csak írja le, ami eszébe jut. A lista minden bizonnyal ijesztően lenyűgöző lesz. Nem baj, így kell lennie.

Becsülje meg, mennyi ideig tart

Aki legalább egyszer megpróbálta megtervezni a dolgokat, az szinte biztosan az újoncok kedvenc gereblyéjére lépett az időgazdálkodásban: készített egy listát 15 feladatból, de végül a felét sem tette meg, mert ezek, mint kiderült, fizikailag nem fér bele egy munkanapba. Ennek eredményeként ideges lettem, és elhagytam ezeket az újszerű időgazdálkodási technikákat.

Ennek elkerülése érdekében meg kell értenie az időköltségeket. Gondolja át, hány percet vagy órát vesz igénybe a listán szereplő egyes feladatok. Legyen a lehető legreálisabb. Építs a múltbeli tapasztalatokra, és ne felejtsd el személyiségjegyeidet, ha például gyorsan elfáradsz vagy halogatod. Ne feledje, hogy mindezek a dolgok neked szólnak, nem pedig egy képzeletbeli szuperembernek.

Ha végzett a számítással, írja le az egyes tételek mellé a becsült időt.

Tervezze meg a pufferidőket

Egy másik gyakori hiba, hogy egyenként tervezzük meg a dolgokat. Egy ilyen stratégia egyrészt nem veszi figyelembe, hogy egy személynek szünetet kell tartania, másrészt ahhoz a tényhez vezet, hogy minden terv összeomlik egy kis késés vagy vis maior miatt.

A megbeszélés kicsit tovább tartott a megbeszélt időpontnál, a kivitelező kicsit később adta ki a megrendelést, néhány kolléga késett, elakadtál egy forgalmi dugóban, a gyerek sokáig öltözködött az óvodában - és ennyi, a következő dolgokat el kell halasztani, vagy akár törölni és átrajzolni egész nap. Ez általában nagyon dühös és frusztráló.

Ezért fontos, hogy minden feladat után szerepeljen a tervben az úgynevezett pufferidő, vagyis olyan, amit nem foglal le semmivel.

Ha valami elromlik, ezek az üres helyek segítenek megbirkózni az üzlet többi részével. És ha nem történik vis maior, akkor a pufferidőt pihenésre használja: igyon kávét, sétáljon, olvasson könyvet, vagy csak üljön csendben. Végül ezt az időt további feladatokra vagy személyes projektekre fordíthatja.

A pufferblokkok méretét magának kell meghatároznia. Ideális esetben az ALPEN módszer szerint a munkaidő 40%-át kell kitenniük.

A feladatok rangsorolása

Ebben a szakaszban általában világossá válik, hogy a szükséges idő és pufferblokkok ismeretében a személy által először összeállított teendők listája fizikailag lehetetlen egy nap alatt leküzdeni. Ezért fontossági sorrendet kell felállítania és ki kell választania, mely feladatokat szeretné megtartani, és melyeket törölni vagy átütemezni.

Ehhez egy klasszikus eszköz alkalmas - az Eisenhower mátrix. Eszerint a listán szereplő összes feladat feltételesen négy kategóriába sorolható:

1. Fontos és sürgős. Először is velük kell foglalkozni.
2. Fontos, de nem sürgős. Ezekre szánhat egy kis időt, miután foglalkozott az első csoporttal.
3. Sürgős, de lényegtelen … Érdemes őket delegálni, vagy a fontosak után a harmadik helyre tenni, hogy ne szánjuk rájuk egész nap, és ne essünk a sürgősség csapdájába.
4. Nem sürgős és lényegtelen … Ezeket törölni kell, át kell adni valakinek, vagy a háttérbe kell tenni.

Így a listája jelentősen csökken, és sokkal közelebb kerül a valósághoz.

Összesít

A nap végén nyissa ki a naptervezőt, és tegyen fel magának néhány kérdést:

• Mit sikerült megcsinálni és mit nem?
• Volt elég ideje az összes ütemezett feladatra?
• Jól becsültem meg a szükséges időt, vagy legközelebb többet tegyünk?
• Volt-e elég pufferidő a tervemben, hogy kompenzáljam a vis maiort és legyen időm pihenni?
• Van időm fontos és sürgős ügyekkel is foglalkozni, hogy ne zavarjam a határidőket, ugyanakkor ne ragadjak bele a rutinba?
• Mit tehet, hogy a következő alkalommal kényelmesebbé tegye a tervet?

Amikor válaszol rájuk, ütemezze át másnapra azokat a feladatokat, amelyeket még nem oldott meg. És készítsen új tervet a „hibák kijavítására” gondolva.