Hogyan csoportosítsd helyesen a feladatokat, hogy mindennel lépést tarts

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Növelje a termelékenységet a feladatlista rendezésével.

Mindenki régóta tudja, hogy a multitasking nem olyan jó dolog: megakadályozza, hogy egy dologra hatékonyan összpontosítsunk.

A helyzet az, hogy az egyik feladatról a másikra való váltás sok időt vesz igénybe – ezt a Multitasking: Switching cost című tanulmányok is megerősítik. Az emberek akkor dolgoznak a leghatékonyabban, ha a flow állapotába lépnek: teljes mértékben egy tevékenységre összpontosítanak, anélkül, hogy bármi más elterelné őket.

Sajnos nem mindig lehet elkapni az áramlást, mert folyamatosan eláraszt minket egy csomó különféle dolog, ami megkívánja a figyelmünket. Van azonban egy trükk, amely lehetővé teszi, hogy minimalizálja az idő- és energiapazarlást a különböző tevékenységek közötti váltáshoz. Feladat kötegelésnek hívják.

Ennek a technikának a lényege a következő: az azonos típusú feladatokat úgynevezett csomagokba vonja össze, majd ömlesztve hajtja végre. Ez egyszerű.

Miért hasznos a feladatok csoportosítása

A legegyszerűbb véletlenszerű sorrendben intézni a dolgokat: nem kell a tervezéssel, a rangsorolással és egyéb unalmas dolgokkal bajlódnod. Eszébe jutott valami – és megtetted. És akkor áttértünk a következő feladatra.

Ez a megközelítés azonban nem túl hasznos az összpontosítási képessége szempontjából. A Psychology Today folyóiratban megjelent The True Cost Of Multi-Tasking című tanulmány szerint az ember termelékenységének akár 40%-át is elveszíti, amikor a nem kapcsolódó feladatok között vált.

Más szóval, ha először ír egy jelentést, majd elkezd válaszolni az e-mailekre, majd rendezi a papíralapú dokumentumokat, majd ismét visszatér a jelentéshez, akkor minden alkalommal arra vesztegeti az időt, hogy egy új feladatra koncentráljon, amely nem hasonlít az előzőhöz. Tom DeMarco, a The Human Factors: Successful Projects and Teams szerzője azt állítja, hogy ez a „sebességváltás” akár 15 percig is eltarthat.

A kötegelt csoportosítási feladatok megkönnyítik az egyik tevékenységről a másikra való váltást. Minél hasonlóbbak a feladatai, annál könnyebb az egyik elvégzése után a következőt vállalni.

A kötegelt feldolgozás használata

1. Hozzon létre egy teendőlistát

Először is írja le, mit szándékozik tenni egy egyszerű listában, soronként. Megteheti papíron, vagy számos feladatkezelő alkalmazást használhat. A lényeg az, hogy mindent megjavítsunk. Ideális, ha minden nap (vagy legalább hetente egyszer) szán egy kis tervezési időt.

2. Ossza fel a feladatokat kategóriákra

Most, hogy a lista elkészült, bontsa fel az összes elemet kategóriákra. Különbözőek lehetnek - válassza ki, amit szeretne. A lényeg az, hogy kényelmes és vizuális legyen.

Például a „Tárgyalások” részben gyűjtsön olyan feladatokat, mint a „Válasz e-mailekre” vagy „A kollégák felhívása”, a „Szöveg” részben pedig a „Cikk írása” és a „Módosítások végrehajtása”. Hozzon létre külön kategóriákat a háztartási feladatokhoz, a munkafeladatokhoz, a vásárláshoz és egyebekhez. Egy ilyen rendezett listában könnyebb lesz eligazodni.

Egy másik lehetőség, hogy a feladatokat csomagokba gyűjtjük aszerint, hogy hol kell azokat végrehajtani. Például az összes vásárlást kapcsolja a „Szupermarket” helyhez, a munkafeladatokat pedig az „Iroda” helyszínhez stb. Így, ha egy bolt közelében találja magát, belenézhet a teendők listájába, és azonnal láthatja az összes szükséges vásárlást.

3. Blokkolja az időt

A feladatok kötegelt feldolgozása remekül működik az úgynevezett időblokkoló technikával együtt. Miután a listát kategóriákra bontotta, minden kategóriához rendeljen egy adott napszakot. És adja hozzá a megfelelő blokkot a naptárához. Egy időblokk alatt csak az egyik kategóriába tartozó dolgokat tegyen, a többit figyelmen kívül hagyja.

Egy másik lehetőség az, hogy a népszerű Pomodoro technikát a feladatok kötegeléséhez kötjük. 25 percig megszakítás nélküli feladatokat végez egyetlen csomagból. Ezután pihentessük 5 percig. Ezután ismételje meg a ciklust egy másik esetcsoporttal.

4. Vegye figyelembe a termelékenység csúcsát

Döntse el, melyik napszakban a legproduktívabb. A legtöbb embernek ez a reggel, de vannak olyan éjjeli baglyok is, amelyek könnyebben tudnak fókuszálni sötétben. Találja meg a termelékenység csúcsát, és próbálja meg a legmagasabb prioritású kategóriákba tartozó feladatokat végrehajtani.

5. Távolítsa el a zavaró tényezőket

Amikor elkezdi végrehajtani a következő feladatcsoportot, győződjön meg arról, hogy nem zavarja Önt véletlen értesítés vagy telefonhívás. Különleges időpontot jelölhet ki az okostelefon ellenőrzésére. Amíg az egyik kategória feladatával foglalkozik, ne gondoljon a többire.

Milyen feladatokat lehet csoportosítani

Valójában általában bármelyik. Scott Young író, programozó, vállalkozó és a kötegelt feldolgozás nagy rajongója mond néhány példát:

• Email. Tim Ferris, a How to Work 4 Hours a Week című könyv szerzője néha óránként 300 e-mailt kap. És ilyen hangerő ellenére naponta csak egyszer válaszol rájuk, kifejezetten erre szánva időt.
• Olvasás. Közben olvasni szinte haszontalan, mert úgysem fogsz sok mindenre emlékezni. Jobb, ha saját maga dönti el, mikor célszerűbb átgondolni az információkat, és foglalja le ezt az időt az olvasásra.
• Telefonhívások. Írja le egy listába azoknak a személyeknek a nevét, akiket fel kell hívnia, és telefonszámukat. Ezután hívja fel egyszerre a listán szereplő összes jelöltet. Először is, a telefonbeszélgetések ismét nem fogják elterelni a figyelmét. Másodszor, kiválaszthatja azt a napszakot, amikor az emberek a legkevésbé elfoglaltak, és beszélni tudnak Önnel.
• Kikapcsolódás és szórakozás. Töltsön át minden szórakozást – filmeket, számítógépes játékokat, sétákat – a nap végére. Ez arra késztet, hogy mielőbb befejezze a munkát, és könnyebben tud majd pihenni, ha tudja, hogy a mai napra már mindent átdolgoztak.
• Bevásárló utak. Mielőtt elhagyná otthonát, gyűjtse egy kupacba az összes feladatot, vásárlást és megbízást, és végezze el őket egy mozdulattal. Egyszerre látogathat például egy szupermarketbe, postára és vegytisztításra. Nem csak időt takarít meg, hanem benzint is.
• Levelezés a közösségi hálózatokon. Este szánjon egy órát az online csevegésre. A fennmaradó időben pedig tartsa letiltva a közösségi média ügyfelek értesítéseit.
• Ételt főzni. Valószínű, hogy állandóan nincs elég ideje minden nap főzni valamit. Szerencsére a civilizáció olyan egységet adott nekünk, mint a mikrohullámú sütő. Szánjon rá 1-2 napot a következő hét ételeinek elkészítésére, majd melegítse újra.
• Javítás. Gyűljetek össze végre, és végezzétek el azokat a kis házimunkákat a ház körül, amelyek oly régóta a szárnyakban vártak. Cserélje ki a kiégett izzókat, javítsa ki a kilincset és a csöpögő csapot.
• Reflexiók. Állandóan gondolkodsz, próbálsz megtervezni valamit, megoldani néhány problémát, de semmi sem jön össze? Scott Young még azt is tanácsolja, hogy szigorúan meghatározott időpontban gondolkodjon el. Szokj rá, hogy hetente 2-3 órát tervezel, hogy mit fogsz legközelebb csinálni, és milyen célokat szeretnél elérni.

Igen, és ami azt illeti, a feladatok kötegelése is feladat. Ezért szánj egy különleges időpontot, lehetőleg este, hogy kioszthasd a holnapi listádon szereplő tételeket.