Hogyan tegyünk rendet és lépést tartsunk mindennel: teljes útmutató a GTD rendszerhez

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Az elmélettől a sablonig, hogy segítsen bármilyen projekt megtervezésében.

Miért jó a GTD?

A termelékenységi szolgáltatásokkal az a probléma, hogy mindenki olyan helyként pozícionálja magát, ahol minden problémát megoldhat, információkat tárolhat, kommunikálhat. A legtöbb szolgáltatás azt kéri, hogy állítsa be a prioritásokat, és cselekedjen ezek alapján.

De kevesen tudnak a fontos feladatok elvégzésére koncentrálni, és nem figyelnek mindenféle apróságra: sürgős feladatok, kollégák, barátok vagy ismerősök kérései. Ha sok a feladat, nehéz megbirkózni velük. Ezért a gyakorlatban több szolgáltatást is igénybe kell venni az ügyintézéshez. Ha sok dolgunk van, kezdünk összezavarodni ezekben a szolgáltatásokban és listákban, és végül abbahagyjuk a használatát.

A Getting Things Done (GTD) módszertan univerzális tervezetet nyújt egyetlen rendszer felépítéséhez, amelyben bármilyen probléma megoldható. Képes lesz pihenni, és nem aggódni, mivel biztos lehet benne, hogy nem felejt el semmit. A megfelelő időben a rendszer jelzi, hogy mit kell tenni, és mire kell összpontosítani.

Akkor miért dolgoznak olyan sokan terméktelenül?

Az emberek akkor kezdenek el terméktelenül dolgozni, ha sok a projekt, az eset és a feladat. Nehéz nekik mindezt a fejükben tartani, nemhogy fontossági sorrendet felállítani. Ezért vagy nem tesznek semmit, vagy azt teszik, ami a legkönnyebb, és a fontos ügyeket későbbre halasztják. Újabb probléma jelenik meg: amikor tegnap sürgős feladatokat kellett megoldani.

Ezenkívül a személy gyorsabban kezd elfáradni, ingerlékeny lesz. Állandóan mókusként szaladgál a rutin kerekében, és az igazán fontos, monetáris és stratégiai projektek a pálya szélén maradnak.

A Getting Things Done rendszer, amelyet David Allen írt le egy 2001-ben megjelent könyvében, és a világ bestsellerévé vált, segít megbirkózni ezzel a helyzettel.

Meséljen az alapvető GTD-fogalmakról, amelyeket tudnia kell

Rutin - ezek azok a tettek, gondolatok és aggodalmak, amelyek zavarnak, elvonják a figyelmet és energiát pazarolnak. Amíg a rutint nem fordítják feladatokká, addig nem irányítható. Ugyanazon problémák többszöri töprengése a kreatív energia nem hatékony felhasználása, ami frusztrációt és stresszt okoz.

A GTD célja, hogy megszabadítsa a fejét a rutintól és eltávolítsa a belső stresszt.

Emberi operatív memória- az agy azon területe, ahol a rövid távú memória található. Ide szoktuk tenni az aktuális befejezetlen ügyeket, a másoknak tett ígéreteket és egyéb, minket zavaró gondolatokat. Sajnos az agyad megfelelő működése érdekében tárolható rutin mennyisége korlátozott. Ha a RAM tele van, elterelődik az apró feladatok, és megfeledkezik a céljairól, ami stresszhez vezet.

Információgyűjtő eszközök- hová jutnak az információk, és hol rögzíti, hogy mit kell tenni. Például:

• szervezők;
• jegyzetfüzetek;
• Email;
• naptár;
• hangrögzítő.

Kosár "Beérkezett üzenetek"- egyetlen adattár a rutinokhoz, amelyeket feladatokká és feladatokká alakít. A Beérkezett üzenetek mappával való munkavégzés egyik legfontosabb szabálya a rendszeres tisztítás.

Egyszerű műveletek - egylépéses műveletek, amelyek végrehajtása kevesebb mint két percet vesz igénybe. A gyakorlatban kényelmesebb öt percet szánni az ilyen ügyekre.

Projekt - olyan feladat, amelynek végrehajtásához több lépésre van szükség. Emlékeztetőt kell hagyni a projektről, és le kell írni a megvalósítás első lépéseit. Ennek eredményeként a projekt egy egyszerű műveletté válik, amely a következő öt percben befejezhető, és megkapja a végeredményt.

A projektnek tartalmaznia kell egy kártyára vagy fájlra mutató hivatkozást, amely leírja a részleteket: felelős, határidők, kategória (például "Marketing", "Jogi", "Fejlesztés"), linkek kisebb, feladatokat tartalmazó kártyákhoz. Ez a szerkezet kényelmesen megszervezhető a Trellóban.

Kontextus lista - bizonyos feltételek mellett kényelmesen végrehajtható feladatok listája. Például a „Vásárlások” kontextus szerinti listában megjelenik az üzletben megvásárolandó dolgok és termékek listája. A Híváslista tartalmazhat egy listát a szabad hívások listájáról.

Kényelmes egyéni kontextus szerinti listákat készíteni azoknak az embereknek, akikkel dolgozik és kommunikál. Ha egy adott személlyel találkozik, gyorsan megnyithatja a listát, és megoldhatja a szükséges problémákat.

Hogyan használom a naptárat?

A következőket kell beírni a naptárba:

• tevékenységek, amelyeket egy bizonyos időpontban kell végrehajtani (találkozók, üzleti találkozók, szemináriumok);
• tevékenységek, amelyeket egy adott napon kell elvégezni (a projekt befejezése meghatározott időpontig, részvétel a konferencián);
• információk a konkrét dátumokról (évfordulók, születésnapok, ünnepek).

A Google Naptárat használom mindezen dolgok nyomon követésére. Ez a szolgáltatás kényelmes, mert:

• telefonról és számítógépről is elérhető;
• egyszerre több naptár is megjeleníthető egy képernyőn;
• emlékeztetők vannak az okostelefonon.

Ha hozzáadott valamit a naptárhoz, akkor vagy megteszi, vagy elhalasztja egy másik dátumra. Nem kell túlzsúfolni a naptárt egy olyan feladatlistával, amelyet rendszeresen átütemeznek napról napra. Az ilyen listákra külön megoldások léteznek.

Ha rendszeresen, egy bizonyos időpontban kell hívnia az ügyfeleket, beszállítókat vagy vállalkozókat, célszerűbb CRM rendszert használni.

Milyen listákat érdemes létrehozni?

Prioritási műveletek listája

Heti riport készítése, versenytárs weboldalának átvizsgálása, postafiókja postafiókjának ürítése, műszaki megbízás készítése tervezőknek - mindezek a műveletek több mint két percet vesznek igénybe, de nem delegálhatók senkire. Az ilyen dolgokat felvesszük a kiemelt akciók listájára, és a nap folyamán végrehajtjuk.

Az ilyen listákkal való munka szabályai:

• Ne legyen sok lista, elég kettő-három. Például: Személyes, Munkahelyi, Családi. Ha egy adott napra van egy feladata a listából, állítson be egy emlékeztetőt a naptárába.
• Ebben a listában kényelmes a feladatokat kontextus szerint megjelölni: „Útközben”, „Számítógépnél”, „Olvasás”, „Vásárlás”, „Ígéretek”. A feladatoknak egy vagy több címkéje lehet. Például a „Sétáltatni a kutyát” feladat a „Személyes” projektre és az „Ígéretek” címkére utal.
• Mielőtt hozzáadna egy feladatot a listához, gondolja át, hogy egyáltalán meg kell-e csinálnia. Ha a válasz igen, döntse el, hogy személyesen kell-e befejeznie az ügyet. Végül is hangüzenetet küldhet egy beosztottnak, és delegálhat rá. Az Ön által hozzárendelt feladatok „Kiosztva” címkével lesznek ellátva. Tartalmaz majd eseteket a Munkalistából és a Személyes listából is.
• Rendszeresen nézze át a listákat. Tedd ezt, ha van egy szabad perced. Mozgassa felfelé azokat a feladatokat, amelyeket először el kell végeznie.
• Tisztítsa meg a teendők listáját legalább havonta egyszer.

Lista "valamikor"

Ez a lista olyan dolgokat tartalmaz, amelyek nem igényelnek aktív cselekvést. Lehet:

• megvásárolni kívánt könyvek, lemezek, videós tréningek;
• hasznos készségek, amelyeket el szeretne sajátítani;
• meglátogatni kívánt helyek;
• vásárolni kívánt dolgok.

Időnként át kell tekintenie ezt a listát, jegyzeteket kell készítenie, és célokat kell készítenie, amelyeken a munka meg fog történni.

Hogyan tárolja a referencia információkat, amelyek hasznosak lesznek a jövőben?

Ez az információ nem igényel semmilyen intézkedést. Az információk tárházának fő kritériumai:

• Kényelmes keresés címek, címkék, rövid leírások alapján.
• Az információk egyszerű elhelyezése az adattárban.
• Az információtárolás intuitív felépítése. Amikor új adat érkezik, gyorsan ki kell választani a kategóriát és az alkategóriát, hová helyezze.
• A tárhely elérhetősége bármely eszközről.

Vannak kötelező GTD-rituálék?

Igen, több is van belőlük.

Minden információ összegyűjtése a „Beérkezett üzenetek” kosárban

Számos eszköz létezik az információgyűjtésre. De mindennek egy helyre kell folynia, amellyel továbbra is dolgozni fog.

A beérkező levelek kukájának ürítése

Hetente egyszer-kétszer át kell tekintenie a Beérkezett üzenetek listáját, és mappák vagy parancsikonok szerint rendeznie kell a felhalmozottakat. Ennek a rituálénak szokássá kell válnia, amely a cselekvések érthető algoritmusából és azok szisztematikus ismétléséből alakul ki.

Rendelkeznie kell egy egyszerű, lépésenkénti tervvel, hogyan tisztítsa meg hetente a teendőket. Hozzon létre egy naptárat, amelyben megjelöli azokat a napokat, amikor az ügyeket intézték. Rendeljen magának egy díjat, ha például 30 napon belül legalább 20 napon belül kiüríti a beérkező leveleket, és kihúzza a napokat a naptárából.

A kiemelt intézkedések listájának és a „Valamikor” listának felülvizsgálata, prioritások meghatározása

A listák átdolgozásakor fontos, hogy helyesen állítsa fel a prioritásokat, és legyen reális az erősségeit illetően. Erre azért van szükség, hogy ne terhelje túl magát elsöprő feladatokkal, és ne szenvedjen a hatástalanság felismerésétől.

A felesleges kosarak megsemmisítése

A kollégákkal és partnerekkel folytatott kommunikáció során gyakran új postafiókok, dokumentumok és listák jelennek meg.

Az Ön feladata, hogy mindent a lehető legnagyobb mértékben automatizáljon, hogy az adatok az Inbox mappába folyjanak.

Ez lehet postafiók vagy elektronikus tervező. Automatizálásra és információátirányításra az IFTTT és a Zapier szolgáltatások alkalmasak. Kevesebb kosár legyen az információgyűjtéshez.

Hogyan kell dolgozni a Beérkezett üzenetek kosárral és rendezni az összegyűlt ügyeket?

Először vegye ki a feladatot, esetet vagy információt a beérkező levelek közül, és válaszoljon a következő kérdésre: „Mi ez? Tényleg tenned kell valamit?"

Ha nem kell semmit tennie, két lehetőség közül választhat. Ha az már nem hasznos szemét, akkor kidobja. Ha hasznos információ, tedd be az archívumba. Kategória és címke szerint kell felépíteni, így könnyen megtalálhatja, amit keres.

Ha valamit tennie kell az információval, három lehetőség közül választhat:

1. Töltse ki a kötelezőt. Ha a művelet fontos és nem tart tovább 2-5 percnél.

2. Delegálja valakire. Ha a művelet két percnél tovább tart, fontolja meg, hogy átruházhatja-e valakire.

Ha valakinek delegál, a következőket kell írni:

• végeredmény;
• munkaterv (út a célhoz);
• a feladat teljesítésének határideje;
• az ellenőrzés időpontja és az eredmény, amelyre készen kell állnia (köztes vagy végleges).

3. Halasztás a jövőre. Ennek során jelezze:

• kívánt eredmény;
• a legközelebbi következő teendő. Ne feledje: lehetetlen a projekt egészét befejezni, csak meghatározott egyszerű lépéseket tehet, amelyek közelebb visznek a végeredményhez;
• határidő. Ha nincs pontos időkeret, adja hozzá a műveletet a „Someday” listához.

Üzeneteket küldhet magának, hogy a megadott napon megkapja azokat. Erre alkalmas mind a megfelelő napon emlékeztető "Google naptár", mind a Boomerang levelező alkalmazás, amely egy bizonyos időpontban küld egy e-mailt.

Hogyan tervezd meg a munkádat?

Minden munka három lépésre osztható:

1. Előre tervezett megvalósítása. Ez egyaránt lehet stratégiailag fontos dolog, ami közelebb visz a célodhoz, vagy egy rutin, amit csak meg kell tenni.
2. Munkavégzés, ahogy az váratlanul megjelenik. Ilyenkor érkeznek napközben feladatok a kollégáktól, vezetőktől, az ügyfelek levelei.
3. További munka tervezése: listák készítése, átdolgozása, prioritások meghatározása. Ennek a pontnak nem kell túl sokáig tartania ahhoz, hogy a tervezés kedvéért tervezzen.

Az esetek és feladatok tervezésének gyakorlatát (memokönyv) ismerteti David Allen könyve.

David Allen személyes teljesítmény- és időgazdálkodási tanácsadó, a GTD termelékenységi módszertan szerzője

Egy emlékkönyvhöz 43 mappára van szükség: 31-ben 1-től 31-ig számokkal, további 12-ben a hónapok neve szerepel. Holnaptól előkerülnek a napi mappák. A 31-es számmal ellátott mappa mögött a következő hónap, mögötte pedig a többi hónap mappája található.

A mappa másnapi tartalma naponta átkerül a kukába, majd a mappa az utolsó napi mappa mögé kerül (mintha a következő hónapba kerülne át). Amikor felszabadítja a 31. mappát az aktuális hónapra, akkor mögötte egy mappa lesz az új hónap nevével, majd az új hónap napjait tartalmazó mappák. Hasonlóképpen, az aktuális hónapot tartalmazó mappa, amikor eltelt, átkerül a következő évre.

Egy adott mappában olyan dokumentumokat kell tárolni, amelyek meghatározott műveleteket igényelnek (ki kell tölteni egy űrlapot, egy küldendő levelet).

A rendszer működéséhez naponta frissíteni kell. Ha elfelejti frissíteni a holnapi mappát, nem bízhat meg a rendszerben. Elmaradnak a fontos információk, amelyeket más módon kell kezelni.

Ha több napra távozik, akkor indulás előtt ellenőriznie kell a távolléti napok mappáit.

Hogyan szervezzük meg a gyakorlatban, figyelembe véve a modern tervezési rendszereket:

1. Egy emlékezetes könyv helyett használjon minden naphoz egy teendőlistákkal ellátott szervezőt, és írja be az aktuális nap feladatait. Az időhöz kötött értekezleteket, ügyeket először rögzíteni kell, és emlékeztetőket úgy beállítani, hogy a rendszer előre értesítse őket.
2. Hozzon létre egy fájlt a teendők listájával egy hónapra. Ez egy lista arról, hogy mit szeretne ez idő alatt elvégezni. Ügyeket ad hozzá az egész hónapban. A feladatok felülvizsgálatát hetente egyszer kell elvégezni. A legfontosabb feladatai megtervezésekor ossza szét hétről hétre, hogy megértse a prioritásait. Elsősorban ezeket fogod előadni, különben minden időd apró és sürgős ügyekre fog menni.
3. Hozzon létre egy fájlt az év terveivel. Havonta egyszer felül kell vizsgálni. Az ebből a fájlból származó esetek átkerülnek a havi tervekbe.
4. Készítsen terveket az évre hosszú távú célok alapján 3-5 évre. Ezeket érdemesebb akár év végén, akár vakáció idején felírni, amikor a fej nincs terhelve napi feladatokkal.

Ezt a négy pontot David Allen természetes tervezési rendszernek nevezi. Ez a rendszer lehetővé teszi, hogy az Ön számára fontos célok felé haladjon, és ne veszítsen időt a rutinra.

Létezik egy mindenkire érvényes terv, amely bármilyen projekt megtervezésére használható?

Ó, persze. David Allen természetes tervezési modellnek nevezi. Több lépésből áll.

1. lépés: Cél és kép az ideális eredményről

Határozzon meg egy célt vagy ideális végeredményt, képzelje el, hogy elérte.

Írja le a siker minden kritériumával (pénz, emberek, elismerés). Minél részletesebben írja le a végeredményt, annál erősebb lesz a motiváció, különösen azokban a pillanatokban, amikor konkrét cselekvéseket kell végrehajtania, de erre nincs idő.

2. lépés. Alapelvek

Írja le azokat az elveket, amelyeket követni fog a cél elérése során. Például: "Teljes cselekvési szabadságot biztosítok az embereknek, ha… (a költségvetésen belül maradnak, a projektet meghatározott határidő előtt fejezik be)." Tedd fel magadnak a kérdést: „Milyen cselekedetek zavarhatják meg tevékenységeimet? Hogyan akadályozhatnám meg őket?"

Az alapelvek világosak és megbízható iránymutatást adnak a tevékenységek irányításához.

3. lépés: Ötletbörze

Ötletvihar, miközben feljegyzi a különféle ötleteket, amelyek eszébe jutnak.

A brainstorming alapelvei:

• ne ítélj;
• ne vitatkozz;
• ne értékelje;
• ne kritizálj;
• a mennyiségre gondolj, ne a minőségre;
• mellékvonal elemzés és szervezés.

4. lépés Projektterv lista formájában

Szervezd az ötletbörze eredményeit egy teendőlistába. Kezdje el a tervezést a végén, és lépjen vissza. Így könnyebben megtervezheti és meghatározhatja a célja felé vezető első lépést. Egy példa a tervezésre a végéről:

Cél (ideális eredmény): Tudok spanyolul és megértem az embereket.

Miért ez: Szeretnék fordítók részvétele nélkül kommunikálni a spanyol partnerekkel folytatott üzleti tárgyalások során, és szabadon kommunikálni másokkal, miközben Spanyolországban nyaralok.

Lépések a cél felé:

• Egy lépés a cél elérése előtt: Találtam egy spanyol anyanyelvűt, és hetente kétszer beszélek vele.
• Egy lépéssel előtte: letettem a B1 nyelvvizsgát.
• Egy lépéssel előtte: Sikerült az A1-es vizsgán.
• Egy lépéssel előtte: egy hónapon belül nyolcszor jártam spanyolórára, és elvégeztem az összes házi feladatomat.
• Egy lépéssel előtte: Feliratkoztam egy spanyol tanfolyamra, és fizettem egy hónapos tanulást.
• Egy lépéssel előtte: információkat gyűjtöttem a spanyol nyelvtanfolyamokról és készítettem egy összehasonlító táblázatot.
• Első lépés: beterveztem egy időpontot a naptárban, amikor információkat gyűjtök a spanyol nyelvtanfolyamokról.

Ha egy csapat egyetlen feladaton dolgozik, és a teljes tervet egy helyen kell megszerveznie, kényelmes a Gantt-diagram használata. Ebben az első oszlop a célhoz vezető út szakaszai, a második oszlop a felelősek. Továbbá lesznek olyan oszlopok, amelyekben időszak van. A cellák egy adott szakasz állapotát tartalmazzák, például "Tervezett", "Folyamatban", "Befejezve", "Elhalasztott".

A GTD és a természetes tervezési rendszer ijesztőnek tűnhet. De ha személyre szabja, és rendszeresen elkezdi használni, akkor azt fogja érezni, hogy minden sokkal könnyebb, mint amilyennek első pillantásra tűnt.