Hogyan ütemezzük be a találkozókat, hogy azok hatékonyak legyenek

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Ne pazarolja az idejét.

Lehet, hogy nem szereted a találkozókat, de akkor is meg kell tartani őket. Ez minden vállalat munkafolyamatának elengedhetetlen része. Az egyik módja annak, hogy a találkozókat hasznosabbá és gyorsabbá tegyük, ha gondosan ütemezzük őket. Olga Demyanova, a közgazdaságtudományok doktora könyve „Gyors és hatékony találkozók. Az előkészítéstől a kívánt eredmény eléréséig."

Az "Alpina PRO" kiadó engedélyével a Lifehacker egy részletet közöl a második fejezetből.

Maguk a találkozók nem jelentenek problémát. Ezek még szükségesek is, és a hatalom vezetői attribútumai. Meg kell szabadulnia a hosszan tartó haszontalan és eredménytelen összejövetelektől.

A találkozók leggyakoribb típusai:

• heti;
• stratégiai;
• munkavállalók;
• jelentés;
• tervezési értekezletek;
• ötletelés;
• üzleti beszélgetések és találkozók;
• tájékoztatók.

Mindezek a típusok négy fő csoportba sorolhatók:

1. időtartam szerint: gyors (legfeljebb 30 perc) és elhúzódó (több mint egy óra);
2. a résztvevők száma szerint: legfeljebb 10 fő vagy több;
3. cél szerint: munkavégzés, politikai és információs;
4. idő szerint: tervezett és nem tervezett.

Az értekezlet ütemezéséhez szükséges attribútumok

Mit kell tervezni:

• célok;
• napirend;
• a meghívottak listája;
• menetrend;
• Információs anyagok;
• felelős a jegyzőkönyv vezetéséért;
• a felszólalások határideje.

Mindenekelőtt a vezetőnek mérlegelnie kell a találkozó céljait. Ez a napirend és a résztvevők névsorának, időpontjának és szabályzatának kiindulópontja.

A találkozók fő céljai:

1. Új információ - a tájékoztató értekezlethez:

• fontos hírek és politikai változások;
• tervek és stratégiák megvitatása;
• rövid távú előrejelzés;
• új termékek és megközelítések bemutatása;
• a költségvetés megvitatása;
• személyi kérdések.

2. Események nyomon követése és operatív döntések meghozatala - rendszeres ülésekre:

• fő kockázatok és nehézségek;
• az előrehaladás értékelésének paraméterei;
• a kulcsfontosságú folyamatok és a szükséges változtatások értékelése;
• megbeszélés arról, hogy mi történik: mi megy jól, miben kell javítani;
• az intézkedések legfontosabb tanulságai és eredményei;
• az erőfeszítések összehangolása;
• kommunikáció.

3. Motiváció - kreatív találkozók, új megközelítések kialakítása és csapatépítés:

• cselekvési motiváció;
• kollektív döntéshozatal;
• az egyéni és kollektív siker tiszteletben tartása.

Így a cél befolyásolja a találkozó típusát és a szervezési modellt. Például az eligazítások különböznek a résztvevők számában és az időtartamban. A rendszeresek tervszerűek, időben gyorsabbak és korlátozott létszámmal. A kreatív találkozók különleges előkészületeket igényelnek: bútorok (általában külön asztalok), tea, kávé és kötetlen környezet rendezése; nem kötelező betartani az öltözködési kódot.

Eisenhower mátrix a találkozók rangsorolásához

Nem szabad elfelejteni, hogy a találkozó egy olyan platform, ahol fontos döntéseket hoznak, és a problémákat leküzdik. Az Eisenhower Mátrix az a terület, ahol minden probléma és kérdés összegyűjthető. Fontosságuk és sürgősségük szerint rangsorolják őket.

	Sürgősen	Ne siess
Fontos	A	B
Nem számít	C	D

A négyzet: fontos és sürgős ügyek

A fontos és sürgős ügyek négyzete legyen üres vagy kicsi. Ez azt jelzi, hogy betartja a határidőt. Ha sok ilyen eset van, az a szervezetlenség jele. Példák négyzetbe helyezhető esetekre:

• az Ön funkcionális feladataihoz közvetlenül kapcsolódó és teljesítményét befolyásoló esetek;
• esetek, amelyek meghiúsulása problémákat okozhat;
• a csapat egészségével és pszichológiai légkörével kapcsolatos ügyek;
• a csapat biztonságát érintő ügyek;
• ügyek, amelyek eredményeit egyeztetni kell, vagy be kell mutatni a vezetőségnek.

B négyzet: fontos, de nem sürgős ügyek

Ha a megbízásnak vagy ügynek nincs sürgőssége, és nincs konkrétum, hogy mikor kell elvégezni, akkor a végrehajtó maga határozza meg az időzítést. Ez a négyzet tartalmazza mindazokat a dolgokat, amelyek az Ön vállalati funkcionalitásához kapcsolódnak, azokat a dolgokat, amelyeket rendszeresen csinál, és ezek megvalósítása általában a vállalkozás általános ütemtervéhez van kötve (például a végleges jelentés). Az ilyen esetekhez köthetők bizonyos időigényes kutatási feladatok is, de a munkabér-költség mértéke a teljesítés pillanatáig tisztázatlan. Az első és a második tér feladatait folyamatosan figyelemmel kell kísérni, ezért célszerű ezeket az ülések napirendjére felvenni.

C négyzet: sürgős, de lényegtelen ügy

Ezek zavaró tényezők. Gyakran egyszerűen zavarják a fontos feladatokra való összpontosítást, és csökkentik a hatékonyságot. Mindig emlékezzen a céljaira, és tanuljon meg különbséget tenni a fontos és a másodlagos között.

Érdemes bemenni erre a térre:

• találkozók vagy tárgyalások, amelyeket valaki oldalról kényszerít ki;
• a beosztottak által megoldható kérdések megvitatása;
• nem üzleti kérdések megvitatása;
• absztrakt témák megvitatása.

D négyzet: nem sürgős és lényegtelen ügyek

Az ebbe a kategóriába tartozó esetek nem népszerűsítenek a projektekben, de elvonják a figyelmét a rajtuk való munkáról.

• egyáltalán nem hoz semmi hasznot;
• hasznos, ha egyáltalán nem foglalkozunk velük;
• Időfalók.

Minden célhoz a vezető a következő kérdéseket teszi fel:

• Ki rendelkezik a kérdéses témával kapcsolatos információkkal és ismeretekkel?
• Kinek az érdekeit érinti ez a kérdés?
• Kitől függ a döntés?
• Kinek kell tudnia a megvitatni kívánt információkat?
• Ki hajtja végre a meghozott döntéseket?

Használhatja a 99/50/1 módszertant a projekttalálkozók ütemezésekor.

A vezető a projekt három fontos pontján szervez találkozókat:

• az elején - minden résztvevőt elmeríteni a projekt ütemében és a csoport csapatépítésében;
• közbenső szakaszban - szükség esetén megbeszélni az elvégzett munka eredményeit és a további kiigazításokat;
• a célegyenesben, amikor a teljes mennyiség 1%-a van hátra – előzetes összesítésképpen.

Ez az időzítés segít jobban kihasználni az értekezletek idejét.

Napirend

A napirend az ülésen megoldandó feladatok terve. Egyértelműen meg kell határozni az egyes beszédek idejét, külön időt kell biztosítani a megbeszélésekre és az összes résztvevő visszajelzésére.

A találkozó időpontjának megtervezésekor fontos figyelembe venni a következőket:

• a napirendi pont fontossága;
• az egyes előadások időkorlátja;
• szükség esetén szünetet tart;
• Az esetek 20%-a további fontos információkért.

A napirendet az ülés valamennyi résztvevője megkapja.

Napirend az idő rögzítésével és a beszédek sajátosságaival

1. A szerződéskötési munka eredményei. I. Ivanov beszámolója (15 perc).
2. Problémák az áruszállításban. I. Petrov beszámolója (15 perc).
3. A projektmunka eredményei és tervei. T. Sidorov beszámolója (20 perc).

Kezdés: 11:00.

Vége 12:15-kor.

Képezned kell magad a gyors és hatékony megbeszélésekre!

Az Ön időre vonatkozó irányelvei:

Fontos és sürgős	12 perc
Fontos és nem sürgős	24-36 perc Sürgős és fontos: 12 perc - itt működik a Pareto-elv: az idő 20%-a hozza létre az eredmény 80%-át, átlagosan egy órás (60 perces) találkozásnál a legproduktívabb idő 12 perc (60 perc 20%-a). Fontos és nem sürgős: általában tervezett. Az ilyen megbeszélések hatékony ideje 24–36 perc. Itt működik a 60/40-es módszer, miszerint a napi terv elkészítésekor az idő 40%-át szabadon kell hagyni, 60%-ot a tervezett munkára kell fordítani, ebből 20%-ot a "kiszámíthatatlanra", ill. 20% azoknak, amelyek spontán módon keletkeznek vagy kísérővé válnak. Átlagosan egyórás (60 perces) találkozási idő mellett a tervezett fontos, de nem sürgős ügyekre 24-36 perc (a 60 perc 40-60%-a).
Lényegtelen és sürgős	Delegálás és ellenőrzés telefonon és egyéb kommunikációs eszközökön keresztül, legfeljebb három perc az ellenőrzésre.
Lényegtelen és nem sürgős	Delegálás és a vezetőség általi ellenőrzés, delegációnként legfeljebb egy perc.

A meghívottak listája

A gyors értekezletek optimális létszáma 5-7 fő. 8-12 fő elfogadható, ha a találkozó vezetője rendelkezik facilitátori képességekkel.

Ötletek generálására, célok kitűzésére és repülésre az ideális összetétel legfeljebb 15 fő.

A Google-nál van egy kimondatlan szabály – a résztvevők maximális száma legfeljebb 10 lehet.

Az Amazonnak van egy két pizzára vonatkozó szabálya: annyi ember legyen egy megbeszélésen, ahány pizzát megehet.

Van egy 8-18-1800 szabály:

• legfeljebb 8 fő - munkahelyi kérdések megoldása;
• legfeljebb 18 - ötletbörze, kollektív problémamegoldás;
• 1800 főig - információ és kommunikációs lehetőség.

A Bain and Company tanulmánya szerint a döntéshozó csoportokban több mint hét résztvevő hozzáadása körülbelül 10%-kal csökkenti a hatékonyságot.

Az üléseken a közvetlenül felelős személyek kötelesek részt venni.

Az Apple minden megbeszélési elem mellett felsorolja a felelős személy nevét. Így minden munkavállalónak egyértelmű felelősségi köre van a kijelölt megbízás keretein belül.

Ha gyakran szervez találkozókat, akkor ez a könyv biztosan jól jön: Olga Demyanova 16 módszert és négy tanulmányozási eszközt kínál, amelyek segítenek növelni az ilyen találkozókon résztvevők hatékonyságát.