Hogyan kell megfelelően delegálni a munkafeladatokat

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

A kategorikus parancsok, az alkalmazottak érdekeinek figyelmen kívül hagyása és a hála hiánya nem a leghatékonyabb megközelítés a feladatok elosztásában a csapatban.

Nem az a jó vezető, aki mindent a saját vállára helyez, hanem az, aki képes egy erős, hatékony csapatot összeállítani és hozzáértően elosztani a felelősséget, beleértve a nem tervezetteket is.

A delegáció, vagyis a feladatok egyik alkalmazottról a másikra delegálása segíti a csapat elkötelezettségének növelését, és az ebben sikeres vezetők átlagosan 33%-kal több bevételt hoznak cégüknek, mint mások.

De csak azt mondani, hogy „tedd ezt” helytelen. Rendelő hang, rosszul ütemezett feladat, magyarázat hiánya - mindez elutasítást okozhat, és ennek eredményeként nem a legjobb eredményt érheti el.

Lauren Landry, a Harvard Business School szakértője azokról a szabályokról beszélt, amelyek segítenek a hatékony delegálásban és a teljesítmény javításában.

1. Mérje fel az alkalmazottak képességeit

Vannak olyan feladatok, amelyeket nem lehet átruházni. Például ezek szerves részét képezik a kötelezettségeinek. Vagy egy másik alkalmazott nem rendelkezik az ilyen feladatok ellátásához szükséges tudással és képzettséggel. Vagy éppen ellenkezőleg, sokkal egyszerűbbek, mint azok, amelyeket általában csinál. Például enyhén szólva helytelen lenne megkérni egy értékesítési vezetőt vagy könyvvizsgálót, hogy keressen mestert egy irodai kávéfőző megjavítására.

Általában, mielőtt rábízol valamit valakire, tedd fel magadnak a kérdést:

• Megbirkózik-e valaki ezzel a feladattal? Van-e elég ideje, vagy ez zavarja a többi kötelezettségét?
• Rendelkezik-e a munkavállaló elegendő tudással és készségekkel? Vagy olyan sokáig kell naprakészen hozni, hogy könnyebb legyen megcsinálni vagy másik szakembert keresni? Tegyük fel, hogy jelentést kell készítenie a csapat munkájáról egy projekten, de az a kolléga, akire ezt szeretné bízni, még soha nem csinálta, ami azt jelenti, hogy lassan, csikorogva fog haladni az üzlet, és előfordulhat, hogy mindent újra kell csinálni.
• Segíti-e ez a feladat a munkavállalót bizonyos készségek fejlesztésében, tapasztalatszerzésben? Ez nem kötelező, de jó lenne.
• Van olyan alkalmazott, aki jobban tudja kezelni?

2. Igyekezzen mindenki érdeklődésének és igényeinek megfelelni

Például meg kell szervezni a csapatépítést az egész csapat számára, de erre nincs külön alkalmazott. De van olyan ember, aki erős a kommunikációban és szeretne tapasztalatot szerezni rendezvényszervezésben, képzésben, személyzeti menedzsmentben. Felajánlhatja neki ezt a feladatot.

Vagy a cég átmenetileg SMM-specialista nélkül marad, de van, aki jól ismeri a közösségi hálózatok algoritmusait, és nem bánná, ha kipróbálná magát a marketingben.

Természetesen ez nem mindig lehetséges. Vannak unalmas feladatok, amelyeket senki sem szeret. Ennek ellenére nem lesz felesleges kritikusan értékelni a csapatot, és átgondolni, hogy kinek lehet haszna az új megbízásból.

3. Állítsa be helyesen a feladatot

Munkavállaló megszólítása során magyarázza el, miért szeretné rábízni a feladatot, hogyan lehet hasznos a cég és személy szerint. Feltétlenül dicsérje meg és sorolja fel az erősségeit, amelyek befolyásolták a választását. Legyen udvarias.

Meséljen részletesen a feladatról. Legyen világos célja és idővonala. Adja meg az összes szükséges dokumentumot és egyéb információt. Nagyon jó lesz, ha minden szükséges anyag áttekinthető és strukturált, így a dolgozónak nem kell sok órát töltenie azzal, hogy mi is az.

4. Biztosítson normális kommunikációt és kényelmes légkört

Tudasd az illetővel, hogy mindig ott állsz, hogy segíts, javasolj, válaszolj a kérdésekre. Figyelmeztessen, ha valamilyen oknál fogva nem birkózik meg, vagy elmulasztja a határidőt, akkor tud veled beszélni, és közösen kitalál valamit.

Kérdezd meg, mire van szüksége a feladat elvégzéséhez. Előfordulhat, hogy további információkkal kell ellátnia, vagy például fel kell szabadítania az aktuális ügyek alól.

Fontos, hogy barátságos maradjon, hogy a munkavállaló ne habozzon kapcsolatba lépni Önnel, ha valami baj van.

5. Legyen a biztos oldalon

Ha saját maga végez el egy feladatot, teljes mértékben uralja a helyzetet. Ha valaki más vállalja a munkát, milliónyi probléma adódhat, ami gyenge eredményeket vagy határidők elmulasztását eredményezheti.

Előre gondolja meg, mit fog tenni az események kedvezőtlen alakulása esetén. Készüljön fel arra, hogy saját maga vállalja a feladatot, vagy gyorsan kiszervezi valaki másnak.

Próbálja meg ezeket a helyzeteket ne kudarcként kezelni, hanem tapasztalatként, amely segít jobban megérteni csapatát, képességeit és szervezettségi szintjét.

6. Légy türelmes

Igen, vannak dolgok, amiket gyorsabban elvégezni egyedül, mint megbízni valakit, majd időt szánni a kérdések megválaszolására és az eredmény figyelésére.

Fontos észben tartani, hogy Ön nem egy emberi zenekar, és a hatékony munkához fejlesztenie kell csapatát, lehetőséget kell adnia az alkalmazottaknak arra, hogy valami újat csináljanak, kompetensebbé váljanak, tanuljanak, beleértve a hibáiból is.

Ez azt jelenti, hogy türelmesnek kell lennie, ha valaki túl sok kérdést tesz fel, vagy lassabban birkózik meg egy feladattal, mint azt várta.

7. Adj és kérj visszajelzést

A feladat elvégzése után feltétlenül mondja el az alkalmazottnak, hogyan értékeli a munkáját: mi tetszett, és mi az, amiért hajlandó megdicsérni, milyen pontokon lehetne javítani, mit kell tenni ennek érdekében, és mire kell figyelni a jövő.

Legyen helyes. Ne káromkodjon, ne emelje fel a hangját, ne értékelje le és ne kritizáljon ok nélkül. Mindenképpen dicsérettel kezdje, majd finoman beszéljen arról, hogy min kell dolgozni.

Ha a feladat új és nehéz volt az adott személy számára, kérdezze meg tőle, hogyan dolgozott rajta. Mi volt könnyű és mi nem, mi volt érdekes és mi az, ami egyáltalán nem tetszett, hogyan értékeli ő maga az eredményt, miben szeretne fejlődni és hogyan tervezi ezt.

8. Ne felejts el megköszönni

És nem csak egytől egyig, hanem nyilvánosan is, főleg ha nem volt könnyű a feladat. Dicsérje meg az embert az egész csapat előtt, adjon neki egy plusz szabadnapot, jelölje meg a legjobb alkalmazottként, ha a cég ezt gyakorolja.

Ezenkívül nem szabad kisajátítania valaki más munkájának gyümölcsét. Ahelyett, hogy „én szerveztem a csapatépítést” vagy „én készítettem a beszámolót”, érdemes inkább hangsúlyozni, hogy mindent közösen készítettetek elő, és a kollégája sokat segített. Az emberek nagyra értékelik, ha elismerik érdemeiket, ezáltal jobban bevonják őket és lojálisabbak a céghez.