Hogyan készítsünk teendőlistákat, és ne tereljük el a figyelmünket a hülyeségektől

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Nem könnyű produktívnak lenni. De ha ügyesen összeállítja a teendők listáját, segít, hogy ne zavarja el magát, és a megfelelő gondolkodásmódba kerüljön, akkor a tervezett feladatok nagy részét elvégezheti.

Íme hét egyszerű trükk, amit üzleti és időgazdálkodási szakértők tanácsolnak.

1. Este készíts egy listát a másnapi tennivalókról

Ha reggel a munkahelyeden fogalmad sincs, mit kell tenned ma, nagy valószínűséggel azzal fogod tölteni a napot, hogy apró, jelentéktelen dolgokra fröcsögöd magad. Este próbálj meg egy teendőlistát készíteni, akkor másnap reggel pontosan tudni fogod, mit kell tenned.

Tervezze meg az egyes feladatok becsült idejét, hogy könnyebben tartsa be az ütemtervet (és ne felejtsen el beiktatni néhány szünetet). A legfontosabb dolgokat csillaggal jelölheti, vagy valamilyen módon kiemelheti.

2. Ne kezdje a napot e-maillel

Reggel ne terelje el a figyelmét az e-mail, jobb, ha azonnal kezdi a listán szereplő első dolgot. És szánjon fél órát a levelek elemzésére, például 11:00 és 15:00 órakor. Sokkal többet tehetsz így.

Ha pedig nem tud azonnal válaszolni minden hívásra és e-mailre, egyszerűen állítsa telefonját néma üzemmódba, és kapcsolja ki az értesítéseket.

3. Azonnal kezelje a nehéz helyzetet

Sokszor apró feladatokkal kezdjük a napot, a legfontosabbat későbbre halasztjuk, de így csak kinyújtjuk a kellemetlen várakozást és fokozzuk a stresszt. Jobb, ha azonnal vállalja azokat a dolgokat, amelyekhez nincs kedve, és élvezze a büszkeséget, ha végzett. Az üzlet többi része most úgy fog menni, mint a karikacsapás.

4. Takarítson meg időt a megbeszéléseken

Ha van rá lehetőséged, szánj éppen annyi időt a találkozókra, hogy legyen időd mindent megbeszélni. Csak azokat hívd meg, akiknek valóban szükségük van rá.

Ne vesztegesse az idejét szóbeli magyarázatokkal. Jobb, ha írásban adjuk meg az információkat. Ha mindenki előre kiírta volna az alapvető tudnivalókat, akkor maguk az értekezletek is csak a döntéshozatalra teltek volna, és nem vettek volna el olyan sok időt.

5. Vidd fel magad

Amikor kételkedünk magunkban, elkezdjük kerülni a nehézségeket. Próbáld tehát felvidítani magad, és bízni abban, hogy mindent meg tudsz kezelni. Gondoljon vissza az utolsó alkalomra, amikor sikeresen befejezett egy összetett projektet. Ez megkönnyíti az indulást, és többé nem akar majd halogatni.

6. Tartson szüneteket

Természetesen mindannyian szeretnénk, hogy a munkanapunk a lehető legtermékenyebb legyen, és néha még szégyellünk is szüneteket tartani. Rövid szünetekre azonban szükség van. Segítenek újraindítani az agyat és erőt gyűjteni, valamint többet tenni, amikor újra munkába áll.

Hogy ne felejtsd el a szüneteket, próbáld ki a jól ismert Pomodoro módszert (25 percig dolgozunk, 5 percig pihenünk). Vagy bármilyen más módszerrel. A lényeg az, hogy mindig ragaszkodj hozzá. A bizonyos webhelyekhez, például a Facebookhoz és a VKontakte-hoz való hozzáférést blokkoló bővítmények szintén segítenek.

7. A nap végén dobd ki a tennivalók listáját

Ha még nem tettél meg mindent, amit aznap elterveztél, ne hagyd holnapra ezt a befejezetlen listát. Ez csak rontja a morálját. Dobj ki egy ilyen listát, és készíts egy újat, amelybe beleírod a mai befejezetlen ügyeket és az új elemeket.