Hogyan akadályozhatod meg, hogy a levelek túlterheljenek

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Az embereknek két kategóriája van. Némelyikben mindenben teljes a rend: a betűk rendezve, az asztalon lévő ikonok elrendezve. Mások nem tudják félelem nélkül kinyitni a postaládájukat, mert az olvasatlan levelek egész hulláma van, amiből napról napra több és több. Azonban könnyen kezelhetők.

A betűk egyszerű elemzése nem javítja a helyzetet, ha a postaláda úgy néz ki, mint egy túlcsorduló szekrény, amelynek az ajtaját csukott szemmel nyitja ki, hogy semmi se essen ki. Meg kell változtatnia a levelezéssel kapcsolatos megközelítését. Ekkor hatékonyabban töltheti el azt az időt, amit általában az új üzenetek végtelen folyamára töltenek – fontosabb feladatokra.

A talajra lépéshez először tegyél fel magadnak két kérdést:

1. Miért kapsz sok e-mailt?
2. Mi akadályozza meg abban, hogy gyorsan szétszerelje őket?

Válaszai alapján térjen rá a probléma megoldására, és az út során használjon néhány hasznos tippet.

Döntéseket hozni

A postafiók eltömődése döntéshozatali problémát jelezhet. Sokan egyszerűen nem hajlandók felelősséget vállalni. A választ igénylő kérdéseket későbbre halasztják, hogy lazább légkörben oldjanak meg mindent. Vagy más kifogásokat találnak maguknak, csak most ne küldjenek válaszlevelet.

Nehogy minden e-mailt bocsánatkéréssel kezdje, amiért elkésett a válasszal, hogy a levél a többi között elveszett, vagy spambe került (és valójában néma szemrehányás maradt a postaládában, türelmesen várva a pillanatot, amikor kinyitod újra), dolgozz magadon: hozz döntéseket.

Legyen szabály, hogy felnyit egy levelet, azonnal tegye meg, amit megkövetel, és azonnal írjon választ. És ne kattintson a keresztre, amíg el nem küldik a levelet.

Szabadulj meg a feleslegtől

Könnyen megkímélheti magát attól, hogy néhány levelet kapjon:

1. Iratkozzon le a felesleges levelekről, amelyekre már régóta nem figyel. Ez néhány másodperc és néhány kattintás kérdése: az olvasatlan levelek reklámanyagokkal a továbbiakban nem halmozódnak fel a postaládában.
2. Tiltsa le a közösségi hálózatokról és a különféle webszolgáltatásokról érkező értesítéseket.
3. Az ügyfelek személyes e-mailjére kapott leveleket átirányíthatja egy másik postafiókba, feltüntetve a címet a cég honlapján. Egy másik megoldás egy külön visszajelzési űrlap létrehozása.

Egyszóval, tegyen meg mindent annak érdekében, hogy a levél ne legyen fekete lyuk, amely válogatás nélkül mindent beszippant: szükséges és felesleges is.

A szűrők testreszabása

Ha hírlevelekre van szüksége, hogy tájékozódjon kedvenc médiájának legjobb anyagairól vagy az online áruházak kedvezményeiről, elhagyhatja azokat. De távolítsa el az élő postafiók mappájából szűrők segítségével. A levelező szolgáltatás ezeket felhasználva magától elküldi a leveleket a szükséges mappákba.

A szűrés alapja lehet a feladó címe, vagy például az üzenet törzsében szereplő kulcsszavak. Minden attól függ, hogy milyen leveleket szeretne eltávolítani a fő levélmappából.

Keressen másik feladatkezelőt

A postafiók nem helyettesítheti a klasszikus notebook-teendőlistát vagy az ütemező alkalmazást. Amint kap egy levelet, és vele együtt egy új ügyet, helyezze át a levelekből a teendők listájára.

Diktálja a válaszokat

Ha a válaszok azért nehezek számodra, mert nem szereted a levélírás folyamatát, válassz a másik irányba. Próbálja ki a diktálás funkciót: a technika magától rögzíti a mondanivalót. A névjegyzékedben szereplő legkevésbé konzervatív embereknek pedig akár a levélhez mellékelt videók segítségével is válaszolhatsz.

Nyissa meg a leveleket ütemezetten

A tanács nem mindenkire vonatkozik, mert gyakran 24/7 kapcsolatban kell lenni. Néhányuknak azonban még mindig hasznos lehet.

Határozzon meg határidőket a napközbeni postázásra. Ezután válaszoljon egyszerre minden levélre, amely távollétében érkezett.

Ne alakítsa a leveleket jegyzetfüzetté

Telefonszámok, jelszavak, címek - mindezt ne a postafiók mélyén tároljuk, hanem legyen kéznél: jegyzetfüzetben, okostelefonon a névjegyzékben, munkahelyen ragasztott matricákon. Vigye át a szükséges információkat a levélből oda, ahol könnyebben megtalálhatja: még mindig nem túl kényelmes a betűk szerinti keresés használata.

Továbbá ne küldj magadnak jegyzetlevelet. Sokan úgy teszik ezt, hogy olyan információkat írnak le a levélben, amelyeket meg kell jegyezni. Adjon hozzá képeket a menteni kívánt mellékletekhez. Leveleket halmoznak fel az e-mailben olyan cikkekre mutató hivatkozásokkal, amelyeket később, ha eljön az ideje, el kíván olvasni.

Ennek eredményeként annyi ilyen betű van, hogy elvesztik értelmüket. Soha nem térnek vissza hozzájuk, mert lejjebb kerülnek a listán – és hamar elfelejtik.

A Tumblr vagy a Pinterest segítségével gyönyörű fényképeket tárolhat, és jegyzeteket írhat speciális alkalmazásokban.

Ezeket a szabályokat betartva képes lesz rendet tartani a postaládájában, és optimalizálni tudja a levelekkel való munkával töltött időt.