6 lista, amely produktívabbá teszi

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Az agyad nem raktár, hanem a gondolkodás eszköze. „Ha sok feladattal dolgozik, a listák segíthetnek elérni a célt” – mondja Paula Rizzo, a List Thinking szerzője. Hogyan használd a listákat, hogy produktívabbak, sikeresebbek és kevésbé stresszesek legyél. Íme hat lista, amely szerinte produktívabbá tesz majd.

1. Konkrét feladatlista a mai napra

Nem igazán gondolunk az aznapi tennivalók listájára, de Rizzo szerint ennek konkrétnak kell lennie. Ebben csak olyan eseteket írjon be, amelyekre van ideje és erőforrása. A nagy projekteket konkrét feladatokra kell lebontani.

E listák elkészítésének első lépése a tervezés. Mielőtt elhagyná a munkát, írjon egy listát a holnapi tennivalókról. Határozza meg a főbb feladatokat, készítsen tervet a levelezésre, telefonálásra. Amikor reggel megérkezik a munkahelyére, készen áll egy útiterv.

Paula azt tanácsolja, hogy a feladatokat a termelékenység különböző szintjeire bontsa le. Például a legfontosabb feladatokat akkor lehet a legjobban elvégezni, amikor a termelékenység a legjobb, például reggel. Az egyszerűbb feladatokat pedig, mint például az e-mailezés vagy az ügyfelek felhívása, a legjobb délutánra hagyni.

Ha a nap végén néhány feladat teljesítetlen marad, kérdezze meg magát, hogy volt-e elég ideje és erőforrása ezek elvégzésére. Vagy jobb, ha valaki másra ruházza át őket? „Ne verje magát kudarcért” – tanácsolja Rizzo. Ha meg tudja oldani a hátralévő feladatokat, csak ütemezze át holnapra. Ha nincs rájuk ideje vagy erőforrása, delegálja őket.

2. Átruházott feladatok listája

A sikeres emberek mindig. „Csak azért, mert meg tudod csinálni, nem jelenti azt, hogy meg kell tenned” – jegyzi meg Rizzo. A piszkos munkával töltött idő nem mindig hatékony.

Paula Rizzo azt tanácsolja, hogy nézze meg a teendők listáját, és kérdezze meg önmagától: "Én vagyok az egyetlen, aki képes erre?" Minden átruházott feladatot külön listán kell tartani.

3. Hosszú távú célok listája

A hosszú távú célok listája segít többet elérni. „Még ha biztos abban is, hogy ez az álom nem valóra vált, akkor is írja le” – mondja Paula Rizzo. A kutatások azt mutatják, hogy 33%-kal nagyobb az esély a fix feladatok elvégzésére. Készíts egy ilyen listát magadnak és a cégnek, ahol dolgozol.

4. Az előnyök és hátrányok listája

Ha fontos döntést kell meghoznia, készítsen egy listát az előnyökről és hátrányokról. Ezt a listát alaposan át kell gondolni. A túlerő azonban nem jelenti azt, hogy pozitív döntést kell hoznia. Ha kétségei vannak, hagyja el a listát, és holnap térjen vissza hozzá: a friss megjelenés segít a helyes választásban.

Egy ilyen lista nagy előnye, hogy megoszthatja és megismerheti mások véleményét. Elküldheti barátainak vagy kollégáinak. Ahogy a mondás tartja, egy fej jó és két jobb, ezért ne félj megkérdezni olyan emberek véleményét, akikben megbízol.

5. Projektlista

Ha valakivel egy csapatban dolgozunk, érdemes külön projektlistát készíteni, amely részletezi az egyes csapattagok szerepét és felelősségét. Rizzo szerint ez segít elkerülni a kisebb-nagyobb vitákat a felelősségi területekről, és szükségtelenné teszi, hogy minden egyes felelősségét megmagyarázza.

6. Beszélgetési témák listája

Ha hamarosan megbeszélésre vagy telefonhívásra kerül sor, érdemes előre elkészíteni egy listát, amely tükrözi a közelgő beszélgetés témáit. „Ezek a listák hatékonyabbá teszik a tárgyalásokat, mert mindig kéznél vannak a vitatémák” – mondja Paula.

Listák készítéséhez jó. A benne lévő listák mappákba kombinálhatók, ami nagyon kényelmes.