Egy nem nyilvánvaló, de működő módszer a postázási idő csökkentésére

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

A levelezéssel töltött idő optimalizálása érdekében ne próbálja meg tökéletes sorrendbe állítani az e-maileket. Minden sokkal egyszerűbb – mondja a MailChimp egyik alkalmazottja. Néhány egyszerű lépés – és már csak napi másfél órára lesz szüksége az összes levél kezeléséhez.

Jon Smith, a MailChimp támogatási csapata próba-hiba módszerrel kitalálta a tökéletes e-mail formulát. Először sok mappát hozott létre, majd mindegyiket törölte, de ezek a módszerek egyike sem működött. Aztán egy teljesen más rendszerhez jutott.

Annak ellenére, hogy a levélre adott válaszok szinte központi szerepet töltenek be a munkájában, napi másfél órára tudta lecsökkenteni a különféle postai műveletekre fordított időt. Azt tapasztalta, hogy még akkor is, ha a postafiók tele van levelekkel, néhány egyszerű művelet megfordíthatja a dolgokat.

Amire nem szabad az időt pazarolni

Ahogy John mondja, eleinte megpróbálta osztályozni a leveleket, és mindenféle mappát készített: a főnök üzeneteinek, különféle projektekkel kapcsolatos információknak, olyan üzeneteknek, amelyekkel kapcsolatban valamilyen intézkedést kellett tenni, stb. Úgy vélte, hogy ezzel időt takaríthat meg. Valójában azonban kezdett több időt tölteni azzal, hogy memorizálja az osztályozási rendszerét, és kevesebb időt magára a munkára.

Például üzenetet kaptam a főnökömtől egy projektről, amin dolgozom, és ez az üzenet is megkívánt bizonyos lépéseket. Melyik mappába kell tenni? És mekkora volt annak a valószínűsége, hogy később emlékszem, hol keressem ezt a levelet?

John Smith

Ezért John úgy döntött, hogy megszabadul az összes mappától, és teljes káosz uralkodott a postáján. A rendszer hiánya nem volt jobb, mint egy túl bonyolult rendszer. Aztán John úgy döntött, hogy újra átgondolja a levelezéssel kapcsolatos megközelítését. Úgy döntött, hogy nem tárgy szerint rendezi a leveleket, hanem a szükséges műveletek típusa szerint. Íme, hogyan kell csinálni.

Ne bonyolítsd túl

Csak azokat az üzeneteket hagyja a Beérkezett üzenetek mappában, amelyekre válaszolnia kell. A legfontosabbakat, ha nem tudod azonnal kitalálni, jelöld meg olvasatlanként.

Talán ez logikátlannak tűnik számodra, mert a legégetőbb dolgokat a lehető leggyorsabban meg kell tenni. Így van, és néha valóban azonnal reagálni kell az ilyen üzenetekre. De a fontos üzenetek olvasatlanként való megjelölésével biztosan nem veszíted el őket az általános tömegben. Ráadásul így nem kell áthelyeznie ezeket az e-maileket: a Beérkezett üzenetek mappában maradnak, és addig kapják a figyelmet, amíg el nem éri őket.

Igyekszem ügyelni arra, hogy egyszerre ne gyűljön össze 60-70-nél több üzenet a postafiókomban. Pont ennyi betűt tudok könnyedén kezelni egy ülésben.

John Smith

Hozzon létre egy rendszeres levelezési ütemtervet magának

John minden reggel szán egy órát a postafiók kitakarítására. Mint már említettük, gyakran „olvasatlanul” hagyja a sürgős üzeneteket. John gyorsan átfutja a hírleveleket és a vállalat belső kommunikációját, és annyi nem sürgős üzenetre válaszol, amennyit csak tud ezen az órán belül.

Amikor lejár a postázás órája, John Smith nem zárja be a postafiókot, de sokkal kevesebb figyelmet fordít rá. Amikor új üzenetek érkeznek, gyorsan átvizsgálja azok tartalmát és a feladók nevét, hogy rangsorolja őket. Ha egy üzenetre meg lehet válaszolni anélkül, hogy más tevékenységeket hosszabb időre megszakítana, akkor John megteszi. De nem kezd el újra postázni.

A munkanap vége felé John további 30 percet szán arra, hogy kizárólag a levelezéssel foglalkozzon. Ebben az időben olyan levelekkel foglalkozik, amelyek megkövetelik tőle, hogy tegyen bármilyen intézkedést: adjon jóváhagyást, írjon részletes választ vagy hozzon bármilyen döntést. Ekkor figyel azokra az üzenetekre, amelyeket olvasatlannak jelölt meg.

Sokkal több időt tölthetnék a levelezéssel, de az ilyen időkorlátok segítenek jobban koncentrálni és termelékenyebb lenni.

John Smith

Osztályozza az e-maileket a válasz típusa szerint

Néhány üzenethez John továbbra is külön mappákat hozott létre. Bizonyos leveleket, amelyeket nem jelöl meg olvasatlannak, csak két irányba terjeszt. Azokat az üzeneteket, amelyek bármilyen intézkedést vagy választ igényelnek egy kollégától (nem feltétlenül sürgős), John a „To Do” mappába helyezi. Olyan e-mailekre való, amelyeket másnap vagy a hét későbbi részében lehet kezelni.

Még kevésbé sürgős leveleket János áthelyezi az „Olvasás” mappába. Ezenkívül speciális szűrőket használ, amelyek automatikusan ebbe a mappába helyezik a hírlevelet. A szűrők beszerelése mindössze néhány percet vesz igénybe, de ez az egyszerű lépés sok időt és erőfeszítést takarít meg a későbbiekben.

Ha ezt a módszert használja, három aktív mappát kap, amelyek az üzenetekre való válaszadás sürgőssége tekintetében különböznek: Beérkezett üzenetek olvasatlan üzenetekkel, Teendő és Olvasás.

Üzenetek archiválása

Minden máshoz John Smith az üzenetarchiválási funkciót használja. Ez segít neki, hogy megtisztítsa a postafiókját és a fejét a felesleges feladatoktól.

Amint elolvasom az üzenetet és megteszem a szükséges lépéseket, legyen szó céges hírről vagy hírlevélről, amelyre feliratkoztam, archiválom.

John Smith

Ha egy üzenet olyan fontos információkat tartalmaz, amelyeket John szeretne megőrizni későbbi hivatkozás céljából, az archivált üzenetet csillaggal jelöli, hogy gyorsabban megtalálhassa.

Legyen különösen óvatos, amikor úgy dönt, hogy töröl egy bejegyzést

John ritkán használja az üzenettörlés funkciót. Ezt a leckét a valódi gyakorlatból tanulta. Egy nap John törölt egy üzenetet egy kollégájától, amely olyan információkat tartalmazott, amelyeket akkor nem tartott fontosnak. Miután ez az alkalmazott elhagyta a céget, Johnnak információra volt szüksége a levélből. Aztán rájött, hogy bajban van.

Ezt követően csak azokat a leveleket kezdtem törölni, amelyek a jövőben biztosan nem lesznek hasznosak. Ne sértődjetek meg kedves kollégák, akik cicás gifeket küldenek nekem, de ezek az üzenetek a "Kukába" kerülnek.

John Smith

A rendszer eléréséhez John Smith számos különféle megközelítést kipróbált, amelyek nem voltak elég hatékonyak számára. Kipróbálta a mások által használt módszereket, de nagyon hamar rájött, hogy valami mást kell kipróbálnia. John arra a következtetésre jutott, hogy minden rendszer csak akkor működik, ha jól illeszkedik az adott munkakörülményekhez.

Próbálja ki ezt a módszert, vagy keressen valamit. Lehet, hogy megtalálja a módját, hogy még kevesebb időt töltsön a levelezéssel.