13 dolog az üzleti levelezésben, ami csak felbosszant

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Ha nem akarod feldühíteni a másikat, ne tedd ezt.

1. Az üdvözlés hiánya

Ön nem örömből ír üzleti levelet, szüksége van valamire a címzetttől. Ezért helyes egy udvariassággal kezdeni – egy üdvözlettel. Enélkül olyan, mintha a lábával nyitná ki valaki más irodájának ajtaját.

Hogyan ne

Jobb így

2. A "Jó napot" kifejezés

Ha nem közvetlenül a 2000-es évekből ír üzleti levelet, akkor válasszon modernebb megfogalmazást. Nem számít, hogy nem tudod pontosan megjósolni, hogy a másik személy mikor olvassa el az üzenetet. A "jó napot" opció a legsemlegesebb, de használhatod azt az időszakot is, amikor elküldöd a levelet. A "jó napszakot" pedig hagyd a múlt félig kihalt fórumaira.

Hogyan ne

Jobb így

3. Kezelési hibák

Elképesztő, mennyi hibát lehet elkövetni egy ilyen rövid szövegrészben. Először is sokan szó szerint értelmezték a vesszővel elválasztott szabályt. Ebből olyan remekművek születnek, mint a "Kedves Anton Mikhailovich". A fellebbezés nemcsak név, hanem attól függő szavak is.

Másodszor, gondosan ellenőrizze a címzett nevét. Ne hívja Alekseev Alexandrast, Marin Mariast és fejtse meg a kezdőbetűket.

Hogyan ne

Jobb így

4. Rövidítések és egyszótagú válaszok

Az üzleti íráshoz teljes mondatokban kell kommunikálni. Ennek a megközelítésnek gyakorlati haszna is van: a beszélgetőpartnernek nem kell kitalálnia, mire gondol, mert felfed minden árnyalatot, és nem ad lehetőséget a szavak félreértelmezésére. És az "OK" bármit jelenthet. Ráadásul a vágások nem takarítanak meg sok időt.

Hogyan ne

Jobb így

5. Humor és metaforák

Az üzleti levél nem hagyhat teret az értelmezésnek. Minden szót a közvetlen jelentésükben használunk, és nem tartalmaznak eltérő értelmezést. Ellenkező esetben várjon egy további levelezési kört, amelyben megtudhatja, ki mire gondolt. És ez sok időt vehet igénybe.

Hogyan ne

Jobb így

6. Felkiáltójelek

A felkiáltójeleket nem gyakran használják irodalmi szövegekben, mert erős érzések kifejezésére szolgálnak. Az üzleti levél nem alkalmas kifejezési formára, még akkor sem, ha valóban szeretné kifejezni a beszélgetőpartnerével, hogy mit gondol róla.

Lehet, hogy nem jelent semmi különöset, de a beszélgetőpartner számára a felkiáltójel azt jelzi, hogy valószínűleg valamit rosszul csinál. Tehát tartsa ellenőrzés alatt mind az érzékeit, mind a Shift + 1 billentyűkombinációt. Felkiáltójel csak a forgalomban helyénvaló.

Hogyan ne

Jobb így

7. Rengeteg bürokrata

Az önmagunk formálisabb kifejezésének vágya gyakran olyan szörnyű konstrukciókat generál, amelyekben rendkívül nehéz felismerni a jelentését. Ne használjon túl bonyolult kifejezéseket, és írjon könnyebben.

Hogyan ne

Jobb így

8. Caps Lock

A sorokat nem érdemes nagybetűvel kiemelni. Az interneten még mindig a sikoltozást szimbolizálja. Senki sem szereti, ha kiabálnak vele. Ahhoz, hogy az üzenet egyértelmű legyen, csak tisztázza.

Hogyan ne

Jobb így

9. "Előre is köszönöm" kifejezés

Köszönetet persze nem lehet zsebre tenni, de a korai hála kellemetlen helyzetbe hozza a beszélgetőpartnert. Egy jól nevelt ember kötelessége teljesíteni a kérését, még akkor is, ha megérti, hogy ezt nem szabad megtennie. És emlékezni fognak rád, mert dobott problémákat.

Ha a beszélgetőpartnert továbbra is ösztönözni kell, jobb, ha leírja, hogyan előnyös számára, ha válaszol a kérésére.

Hogyan ne

Jobb így

10. Furcsa tárgysor vagy egyáltalán nincs tárgy

Nem biztonságos az érthetetlen levelek megnyitása, így a tárgy nélküli üzenetek fennáll a veszélye, hogy spambe kerül. Természetesen az ember nagyon dühös lesz, amikor rájön, hogy a „Zina, gumi” felirat alatt egy fontos dokumentumot rejtettek el az abroncsgyár vezetője, Zinaida elől.

Hogyan ne

Jobb így

11. Ismerkedés

Nem szabad eltérni üzleti stílusától, még akkor sem, ha a címzett a legjobb barátja. Először lehet, hogy levelet kell továbbítania a főnökének vagy a vállalkozóknak. Másodszor, a levél véletlenül harmadik kezekbe kerülhet, és veszélyeztetheti azt, és egyúttal Önt is.

Harmadszor, különbséget kell tenni a személyes és a munka között. A vállalati érdekek nem mindig esnek egybe a személyes érdekekkel. Érdemes mozgásteret hagyni magunknak a baráti kapcsolatok fenntartása érdekében anélkül, hogy a tárgyalások során engedményeket tennénk.

Hogyan ne

Jobb így

12. A levelezés történetének hiánya

Ha aktívan cseveg valakivel, a címzett tisztában van azzal, hogy miről szól a beszélgetés, és az egér görgőjének elforgatásával könnyen visszatérhet a párbeszéd elejére. De amikor időnként levelet vált e-mailben, a beszélgetőpartner elfelejtheti, hogy ki vagy, és mire van szüksége tőle.

Könnyítse meg a személy számára: Egy bekezdésben emlékeztesse a személyt arra, hogy miről beszél.

Hogyan ne

Jobb így

13. Az üzenetszálak nem megfelelő kezelése

A levelezési szolgáltatások és ügynökök lehetővé teszik az üzenetszálakkal való munkát. Igazán hasznos eszköz, ha helyesen kezelik. De nem mindenkinek sikerül.

Talán máris egy tömeges levélküldés áldozata lettél, melynek résztvevői nem közvetlenül a szerzőnek válaszolnak, hanem mindenkinek. Ennek eredményeként egy érdektelen beszélgetés tölti meg a postaládáját, és büntetésekkel áll elő azok számára, akik nem találják a megfelelő gombot. Ugyanakkor gyakran olyan információk kerülnek az általános információs mezőbe, amelyek nem a kíváncsi szemek számára készültek.

Az éremnek van egy árnyoldala is: amikor egy fontos beszélgetésen az egyik résztvevő nem mindenkinek válaszol, hanem egy embernek. A címzettnek pedig sok időt kell levelek küldésével töltenie, ahelyett, hogy a munkáját végezné.