Hogyan szervezzük meg a munkaterületet és az irodai időt

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Minden munka az irodában a saját munkaterületükkel kezdődik, de az emberek gyakran nem fordítanak kellő figyelmet erre a pillanatra. A munkaterület nem csak bútor és számítógép, hanem tervezés, munkafolyamat, kiegészítő eszközök is. Ez a cikk egyszerű tippeket tartalmaz a munkahely megfelelő megszervezéséhez.

Minden a munkahelyen kezdődik.

D. Carnegie

A munka a munkahelyen és annak szervezetével kezdődik. Természetesen vannak kivételek a kreatív és egyedi személyiségek formájában, akiknek ez a kérdés nem annyira fontos. De még nekik is megvan a maguk kreatív zavarrendszere, még ha nem is ismerik el. A legtöbben hétköznapi irodahelyiségekben, hétköznapi asztaloknál dolgoznak, és a következő tippek nekik szólnak.

Asztali

A megfelelő munkakörnyezet a megfelelő ritmusra hangolja az elmét. Nem tartod rendetlenségben a házat, és pontosan tudod, hol és mi van. Így van ez a munkahelyen is: mindennek a helyén kell lennie, semmi felesleges, ami elvonhatná a figyelmet a fő feladatokról.

Hogyan kezdődik minden, amikor éppen dolgozni jössz? Az asztalról. A számítógépen pedig általában papírhalmok, szétszórt írószerek, bögrék, valami haszontalan szuvenír és por hever. És mi lesz a belső állapot egy ilyen munkahely mögött? Összeszereletlen. Természetesen nem fogod ezt gondolni, de a tudatalatti elme már mindent eldöntött. Bármilyen valóság is van körülötted, te is az vagy. És a tudat felvette ezt a gondolatot, és a hangulatod elment.

Mindig tartsa rendben az asztalát. Kezdje a napját portörléssel, állítsa be a világítást, írjon hasznos információkat a matricákra, mossa ki a kávéscsészét, töltse ki a naptárát - kezdje el magát. Ezek az egyszerű műveletek lendületet adnak a következő munkának.

Az ideális munkahely a munkához szükséges eszköz, kényelmes világítás, elengedhetetlen írószerek és egyszerű bútorok a dolgozó számára.

Hogyan kell dolgozni: állva vagy ülve? Te döntesz. Szerintem ülni jobb, de mindenképpen szüneteket kell tartani: sétálni, bemelegíteni, friss levegőt szívni, felmászni 2-3 emeletet a lépcsőn. Munkarendem: 45 perc - megszakítás nélküli feladat, 15 perc szünet, majd 1 óra folyamatos munka és 15 perc pihenő. Így épül fel a munkanap.

Ne feledkezzen meg saját szekrényéről vagy archívumáról, mivel minden alkalmazottnak mindig van saját személyes aktája vagy papírarchívuma. A szekrényben olyan személyes tárgyakat is tárolhat, amelyeket nem szeretne felmutatni. Minden polcnak és szekrénynek teljesítenie kell a funkcióját, és nem kell kereszteznie más elemekkel. Ez kényelmesebbé teszi a dokumentumokkal és a különféle tartozékokkal való munkát.

Elektronikus dokumentumkezelés

Készítsen biztonsági másolatot a munkahelyi számítógépén tárolt munkájáról, dokumentumairól, projektjeiről, szolgáltatási információiról, és küldje el azokat a cég szerverére vagy felhőtárhelyére.

Mennyi energiát és ideget költenek az emberek az elveszett információk miatt! A számítógép összeomlott, lefagyott, valaki véletlenül törölte a fontos adatokat. Ne ismételje meg a hibájukat, és készítsen biztonsági másolatot. Ne hagyd, hogy a körülmények irányítsanak téged és a munkádat.

Ne telepítsen felesleges alkalmazásokat, a legtöbb szükséges műveletet szabványos szoftvercsomagokban hajtják végre. Ha folyékonyan ismeri a munkavégzéshez szükséges eszközt, kérje meg a vezetőséget vagy az informatikai osztályt annak telepítésére, ezzel indokolva hatékony munkáját.

Egy másik egyszerű tipp: próbáljon ragaszkodni egy dologhoz az elektronikus térben. Ha szereti a Yandex szolgáltatásokat, válassza ki őket, ha a Google szolgáltatásait - működjön együtt velük. Ismerni fogja az eszközök összes erősségét és gyengeségét, és gyorsan új helyen is be tudja állítani a rendszerét. A versenyfutás a friss programokért nem mindig indokolt.

A munkaállomáson hozza létre személyes, egyszerű elektronikus hierarchiáját. Rövid időn belül meg kell találnia bármelyik régi dokumentumát. Ez különösen akkor fontos, ha valamit sürgősen meg kell oldania, és elfelejtette, hol tárolják ezeket az információkat.

Szkennelje be az összes legfontosabb dokumentumot. Sok munkakonfliktus alakult ki az osztályok között néhány fontos papír elvesztése miatt.

Tervezés

Észrevetted, hogy a munka néha zűrzavarba torkollik: egy rakás feladat, beszélgetés, értekezlet, papírok ellenőrzése. És ebben végtelenül forogsz. Úgy tűnik, dolgozol, de nehéz ezt munkának nevezni. Mindezek mögött nem látszik az általános kép a történésekről, ez pedig a modern produktivitás egyik problémája: vannak akciók, eredmények is vannak, de a rutinban nem nagyon szembetűnőek.

Ennek elkerülése érdekében napi, heti és akár egy hónapra szóló feladat- és tevékenységtervet kell készíteni.

A legtöbben jegyzetfüzetet vagy naplót használnak. Igen, ez jó, de a papír "random access memory", minden folyékonyságot elraktároz, és a fő információ elveszik a rengeteg oldalban. A füzet vagy napló már archaikus tervezési mód. A naplóban nem látja az események teljes képét, nem találja ki, mikor jobb egy dolgot csinálni, és mikor mást, és lemaradhat néhány fontos eseményről. Nincs mód a szükséges adatok lekérésére és átfogó elemzés elvégzésére. Képzelje el, hány oldalt kell átlapoznia a szükséges információk összegyűjtéséhez.

Ma már számos alkalmazás és online szolgáltatás áll rendelkezésre a munkaidő szervezésére. Hidd el, ezt meg kell tenni, ha szituációtól és hangulattól függetlenül produktívan akarsz dolgozni. A mai teendők listája a hatékony feladat- és időgazdálkodásról szól.

A környezettervező rendszert Gleb Arkhangelsky Outlook környezetében használom. Amit szeretek benne: az eszköz egyszerűsége és hatékonysága, jól ismert alkalmazás, naptár, feladatok és levelezés egy információs térben való kombinációja, integráció irodai alkalmazásokkal. Ebben a tervezési rendszerben bármely munkavállaló rövid időn belül betanítható.

Íme néhány tipp a munkaidő megszervezéséhez:

• Tervezz rugalmasan, kontextusban, ne mereven időben.
• Tanuld meg megérteni, mi a fontos és mi nem.
• Könnyen megbirkózik a jelentéktelen dolgokkal.
• Az eltöltött idő minőségét értékelje, ne magát az időt.
• Ha szükséges, mondj nemet magadnak és másoknak.
• Kezdje a napot kihívásokkal teli és kellemetlen feladatokkal.
• Munkahelyi feladatok és projektek tervezése során határozzon meg határidőket ezekre.

Hatékony pszichológiai trükk az, ha áthúzunk egy befejezett feladatot, vagy kipipáljuk azt. Ez extra belső energiát ad a nagyszerű eredmények eléréséhez. Látni fogod, hogy nem minden hiábavaló.

Munka levelekkel

Hogyan szervezzük meg a munkát a levéllel?

Először is be kell állítani vele a működési időt a megszakítások számának csökkentése érdekében. A legjobb ezt reggel megtenni, amikor a feladatok kezdenek formálódni, és délután, amikor ellenőrizni kell, hogy állnak a dolgok.

Másodszor, nem szabad azonnal válaszolni a kétértelmű levelekre. Mindent át kell gondolni: fellebbezést, válaszadást, további információkat. Próbáld a szubjektivitást a lehető legalacsonyabb szinten tartani. Felejtsd el a gyors válaszokat, ahogy azt a közösségi oldalakon mindenki szokta.

Harmadszor, ne terhelje túl a levél szövegét olyan információkkal, amelyek csak a feladó számára érthetők. Próbáljon röviden és tömören válaszolni, mérlegelve minden szót. Digitális korunkban ez nagyon fontos: senkit sem érdekel egyedi következtetések átgázolása.

És végül ne feledkezzünk meg a netikettről: a címzett megszólítása, írásmód, esetinformációk, elérhetőségek. Tanuld meg, hogyan kell levelet írni, elemezni, amit írtál, és hogyan kell jelentkezni.

Kiegészítő eszköz

Egy másik dolog, ami segít hatékonyabbá tenni munkáját, az a tábla. Nélkülözhetetlen eszköz, különösen akkor, ha az osztály agyal, vagy egy komoly probléma megoldását közbülső szakaszokkal végzi.

Szakmai pályafutásom során a tábla a munkakörnyezet nélkülözhetetlen tulajdonsága volt. Papírtakarékosság szempontjából is hasznos. Nem fogja elhinni, hogy mennyi lapot költenek ötletei és megoldásai magyarázatára.

A vizuális gondolkodásnak (mindenkinek megvan) köszönhetően az emberek együtt rajzolhatnak a táblára, elmagyarázhatják gondolataikat, és javaslatot tehetnek a legjobb megoldásokra egy problémára. Mindenki mindent láthat és érthet.

Hozzáteszem, hogy a zene segít a munkámban. Kedvezően hat a termelékenységemre, különösen akkor, ha ismétlődő feladatokkal kell dolgoznom számítógépen, vagy nagy dokumentumcsomagot kell elkészítenem. Általában jó pozitív zenével kezdeni a reggelt. De nem szabad mindenkinél bekapcsolni, ne feledje: nem egyedül dolgozik, valakit a zene csak zavar.