3 módja annak, hogy időt szabadítson fel magánéletére, ha sok munkája van

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

A delegálás finomságairól a Beeline Business bloggal beszélgetünk.

Egy hétköznapi ember 9-től 18-ig dolgozik két szabadnappal, és nem ismeri a gyászt. De egy vállalkozó számára az élet sokkal nehezebb: a munkába merülés - a család boldogtalan, visszatér a személyes élet - az üzlet mínuszba kerül. De ez más módon is megtörténik. Például a Virgin Corporation vezetője, Richard Branson napi 5-6 órát, a Google felső vezetője pedig legkorábban reggel kilencnél munkába áll, és legkésőbb fél hatkor távozik. Ahhoz, hogy ugyanezt meg tudja tenni, megfelelően meg kell szerveznie üzleti folyamatait.

Feladatok delegálása

Határozza meg, mit delegálhat

Írja le, hogy mik a feladatai. Ez lehet jogi és pénzügyi kérdések megoldása, beszerzések szervezése és ellenőrzése, személyi menedzsment, operatív irányítás, stratégiai tervezés, ügyfél- és partnerkeresés. Minél pontosabb és részletesebb, annál jobb. A listából egyértelműen kiderül, kire ruházhatja át az egyes feladatokat. Bár lesznek olyan pontok, amiket nem akarsz odaadni senkinek. Például stratégiai tervezés és partnerkeresés.

Jelölje meg, hogy kit delegál

Határozza meg, hogy az egyes feladatokhoz konkrétan kiket lehet hozzárendelni. Ez lehet az Ön alkalmazottja vagy harmadik fél szakembere - ügyvéd, könyvelő, tervező stb. Fontolja meg, hogy munkatársai megfelelő szinten vannak-e az új feladataihoz, és van-e elegendő idejük az embereknek. Esetleg több szakembert is fel kell vennie egyszeri vagy részmunkaidőben, vagy ki kell szerveznie bizonyos feladatokat?

Korlátozza a felelősségi területeket

A feladatok átruházásakor világossá kell tenni, hogy az illető pontosan miért is felelős. Magyarázza el, milyen eredményeket vár el tőle, milyen folyamatokat kell támogatnia, kivel kell kapcsolatba lépnie és miért. Ezenkívül minden alkalmazottnak meg kell értenie, hogy milyen döntéseket hozhat ő maga, és melyeket csak Ön hozhat. Feltétlenül adja meg, hogy mikor és hova hívhat vagy írhat aktuális kérdésekkel kapcsolatban, hogy választ kapjon.

Ne ismételje meg mások hibáit

• Ne ruházzon át feladatokat valakire, akit ismer. A jó ember nem szakma. Szakemberekre van szükség.
• Ne spóroljon az alkalmazottakon. Ha rossz szakembereket alkalmaz, nem lesz elégedett az eredménnyel.
• Ne dolgozz másokért, és ne oszd meg a felelősséget. Ellenkező esetben nincs értelme a delegálásnak.
• Ne felejtse el figyelemmel kísérni alkalmazottait, hogy biztosak legyünk az eredményekben, és népszerűsítsék a leghűségesebbeket és legsikeresebbeket.
• Ne féljen kirúgni azokat, akik nem képesek rá, és nem törekednek jobbra.
• Ne delegáljon véletlenül. Vegye figyelembe a feladatok összetettségét, a munkavállalók foglalkoztatását, rögzítse a határidőket és a prémiumokat.
• Ne késleltesse a felelősségek átadását. Időbe telik a munka megértéséhez és hatékony elvégzéséhez.
• Ne delegáljon stratégiai feladatokat. Egyedül Ön határozza meg, merre tartson vállalkozása.

egy online magazin kis- és középvállalkozások számára. Itt érthetően írnak az orosz törvényekről, marketingről és üzleti gyakorlatról, valamint az irodai kávéfőzőkről és az intelligens hűtőszekrények elleni védelemről.

Automatizálja a folyamatokat, és irányítson mindent távolról

A munkafolyamatok automatizálása érdekében már elérhető és érthető eszközöket fejlesztettek ki:

• A „Mobile Enterprise Lite” alkalmazás nem hagyja ki az ügyfelek hívásait, figyeli az alkalmazottakat, oldja meg a konfliktushelyzeteket, elemzi a hirdetési költségeket. Nagyszerű lehetőség kisvállalkozások irányításához okostelefonról a világ bármely pontjáról.
• A CRM egy értékesítési menedzsment rendszer. Hatékonyabb, mint az Excel-táblázatok, mert lehetővé teszi, hogy mindent egyszerre nyomon követhessen: az eladásokat, a készletek egyenlegét, a kiadásokat, a marketinget és a reklámozást, az ügyfelek áramlását stb. A népszerű CRM-ek a Salesforce, a Bitrix24, a Megaplan, az AmoCRM.
• Internetes könyvelési és fizetési elfogadó rendszer. Lehetővé teszik a pénz mozgásának távolról történő megtekintését, számlák kiállítását, fizetések elfogadását, jelentések készítését és a Szövetségi Adószolgálatnál történő ellenőrzést. Példák – „Vállalkozásom”, „Elba”, „Ég”, „Finguru”. Van még egy sor az "1C" termékei közül és szolgáltatások bérlésére, ha drága megvenni.
• Üzleti telefonálás, e-mail megoldások és közösségi média rendszerek.

Ha nem áll készen a drasztikus intézkedésekre

Csökkentse az üzleti életben való közvetlen részvételét, és próbáljon az irodán kívül dolgozni. És engedje meg ugyanezt az alkalmazottainak – ugyanakkor megtakaríthatja a bérleti díjakat.

• Gondolja át, hogyan lesz kényelmes a dokumentumok és egyéb erőforrások tárolása, hogy mindenki hozzáférjen hozzájuk, akinek szüksége van rá.
• Válasszon olyan projektmenedzsment eszközt, mint a Trello, Asana vagy Planner Todoist.
• Jegyezze fel a szerződésben a távmunkás munkaidejét vagy válaszidejét.
• A feladatok kitűzésekor egyértelmű határidőket tűzzünk ki azok elvégzésére.
• Rögzítse a dolgozók munkájának eredményét a CRM rendszerben.
• Gyors kommunikáció a hírnökökben.
• Online konferenciák szervezése.
• Ne feledkezzünk meg az alkalmazottak képzéséről sem.
• Jutalmazd a legjobbakat.

Vegye figyelembe, hogy sok tévhit kering a weben végzett távoli munkáról. Például úgy gondolják, hogy a távirányítókat nehéz irányítani, nem hatékonyak, és általában titkos adatokat is ellophatnak. Mindez azonban megoldható. Ne kövesd az alkalmazottakat, hanem követelj eredményt tőlük. Az eredménytelen embereket le lehet cserélni. Tárolja adatait biztonságos vállalati felhőkben – olyan biztonságosak, mint egy irodai LAN.