Időgazdálkodás egyszerű szavakkal. 11 ok, amiért ki kell dobni a teendők listáját

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Nem értem azokat az embereket, akik a 21. században továbbra is papírtervezőket használnak! Nem kényelmes. Ez hanyag. Ez rontja a hatékonyságát. Vágás alatt - 11 bizonyíték erre.

Nem értem azokat az embereket, akik a 21. században továbbra is papírtervezőket használnak!

Nem kényelmes. Ez hanyag. Ez rontja a hatékonyságát.

Vágás alatt - 11 bizonyíték erre.

Mit kínálnak nekünk az elektronikus szervezők, ami nincs jegyzetfüzetben?

1. Kontextusok

A kontextusok képezik a GTD időgazdálkodási rendszer gerincét.

Mi a feladatkörnyezet?

A kontextus egy speciális feltétel, amely mellett egy művelet végrehajtható.

• Csak otthon etetheti a macskát. Mert ez a te macskád. És otthon van.
• Tejet csak a boltban lehet „vásárolni”. Bármilyen. De a boltban. Nem az egyetemen.
• Az "előadásokat venni Vasyától" egyszerre két kontextusa van. "Egyetem" és "Vasya".

Ez a lap például a háztartási munkáimat tartalmazza:

És itt vannak az irodai esetek:

Nálam is megvan a "vásárolok", "autó", "séta", "mindenhol", "anya" és egyebek összefüggései.

Egy feladatnak egy, két vagy több kontextusa lehet.

2. Feladatfa

Vannak olyan feladatok, mint az „öntözik meg a virágokat”. És vannak feladatok – a projekt része. Például az olajcsere projekt:

Ebben az esetben hasznos a feladatfa megtekintése. Így nem tévedsz el a teendők listáiban, de mindig megérted, hogy merre jársz.

Egy elektronikus tervezőben egy feladat több ilyen lapon is szerepelhet. Ha rákattintok a "Feladat befejezése" gombra, akkor mindenhonnan eltűnik.

3. Emlékeztetők

Igen, a papírnaplóban egy adott dátumhoz lehet feladatot csatolni. De csak egy elektronikus tervező képes EMLÉKEZTETNI a megfelelő idő eljövetelére. Ezenkívül a kívánt formátumban:

• hang (számítógépen és okostelefonon egyszerre);
• SMS-ben;
• emailben.

4. Mobilitás

Mikor váltak igazán hasznossá az elektronikus tervezők?

Csak akkor, amikor megtanulták, hogyan kell szinkronizálni a dolgokat a számítógép és az okostelefon között.

Azonnal megjelent egy egyszerű munkaséma:

• Összetett projektek, feladatok kontextussal, kezdési dátummal és prioritásokkal – SZÁMÍTÓGÉPEN ütemezzük.
• De mi futunk, vezetünk, teljesítjük a feladatokat – OKOSTELEFONON.

A tervezők most már mobilitást élveznek. Bárhová is megy, minden feladata és projektje, minden szükséges információ kéznél van. És három kattintással elérhető.

Dicsekedhet ezzel a notebookod?

5. Ciklikus feladatok

Mindannyiunknak vannak olyan eseményei, amelyek időről időre megismétlődnek. Például:

• A hónap minden ötödik napján fizet az internetért.
• Minden hónap első hétfőjén kaphat átutalást.
• Menjen az edzőterembe minden kedden és csütörtökön.
• A tárhely megújítása minden januárban.

És a legegyszerűbb az, hogy gratulálok a születésnapodhoz és az ünnepekhez. Mindenkinek megvannak!

A papírnaplóval rendelkező emberek ezeket az eseményeket manuálisan írják be az ütemtervükbe. Borzasztóan kényelmetlen!

Az elektronikus tervező mindent maga csinál:

Mint látható, bármilyen összetettségű ismétlést létrehozhat. Hasznos, hogy beállíthatja az ismétlések számát, amely után a feladat eltűnik. Például, ha 10 injekciót írtak fel Önnek.

6. Biztonsági mentés

A programban könnyű biztonsági másolatot készíteni. Ezen túlmenően a feladatfa másolata is tárolásra kerül:

• lemezen;
• a felhőben;
• okostelefonon;
• egy PC-n.

Sőt, az összes végrehajtott módosítás másolata is elérhető az Ön számára!

Más szóval, soha nem fogja elveszíteni a feladatait.

Mi lesz veled, ha elveszted a notebookodat? Üvölt, mint egy farkas a Holdon? Szükséged van rá?

7. Csapatmunka

Ezt szinte minden tervező megengedi.

• Feladatot osztasz ki egy beosztottnak.
• Feladatot kapsz.
• Egy csoportban (Wunderlist) beszéli meg a problémát.

8. Keresés feladatok szerint

Egy komoly üzletember zavartan turkál a naplójában: "Valahol azt írtam… valahol itt volt… egy pillanatra…" Furcsa kép.

Egy elektronikus tervezőben ez kizárt: sokkal egyszerűbb a keresés.

9. Hivatkozások és fájlok csatolása

Nagyon kényelmes, ha egyszerűen jelez egy hivatkozást vagy egy fájlt a megjegyzésekben egy feladathoz. Például a vezetési útvonalakat.

El sem tudom képzelni, hogyan csináljam papíron.

Ezenkívül a Todoist Scheduler például lehetővé teszi hangjegyzetek rögzítését egy feladathoz.

10. Színkódolás

Tudom, hogy sokan különböző színeket és betűtípusokat használnak a jegyzetfüzeteikben. Egyetértek, kényelmes.

De miért kell valamit kézzel rajzolni, ha mindezt szkriptekkel is meg lehet tenni:

Így színeztem ki a feladataimat. Hidd el, sokkal több lehetőség volt a színezésre.

És mindez az én részvételem nélkül történik. Csak egyszer kérdeztem, hogy néznének ki:

• projektek;
• mappák;
• aktuális feladatok;
• inaktív feladatok;
• fontos feladatok;
• gyors feladatok.

11. Egyéb

Az elektronika egyre okosabb, új technológiák jönnek. Nem meglepő módon mindez tükröződik az elektronikus tervezőkben. Már elérhető vagy hamarosan elérhetővé válik:

• GPS-emlékeztetők használata (az okostelefon emlékezteti, hogy vásároljon tejet, amikor elmegy a bolt mellett);
• intelligens hangbevitel és hangfeladatok vezérlése;
• gamification rendszerek (Todoist, HabitRPG).

Kemény?

Ó, ne már!

Nem nehezebb, mint a mikrohullámú sütő!

Csak le kell ülnie és egy órát szánnia az idejéből. És örökre megváltoztatja az életét. A jobbért!

Összegzés

Megértem azokat az embereket, akik nehezen hagyják el a régi, jól bevált papírdarabot – a papírtervezőjüket. De a konzervatív gondolkodás nem szólal meg benned? Ellenállsz az új technológiáknak? Áthelyezed magadra azt a rutint, amit az automatának meg kell tennie?

Nem értem azokat, akik a 21. században is papírtervezőket használnak.

Írd meg kommentben

Más a nézőpontod? Szuper, írj róla!