Miért nem szabad negatív e-maileket küldeni?

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Hányszor bántad meg, hogy gondolkodás nélkül leírtál valamit? Az érzelmek gyakran akadályoznak bennünket abban, hogy racionálisan gondolkodjunk, és hülyeségeket csinálunk: elrontjuk a kapcsolatokat a kollégákkal, barátokkal, családdal, barátokkal.

David Spinks csodálatos ember. A Feast projekt, amelynek társalapítója, elkötelezett abban, hogy segítsen az elfoglalt embereknek elsajátítani és kialakítani azt a szokást és képességet, hogy egészséges házi készítésű ételeket főzzenek maguknak és szeretteiknek. Ma azonban nem egy kezdő szakács tanfolyamairól beszélünk.

Az e-mail még mindig a legnépszerűbb kommunikációs forma, és ma David gondolatait mutatjuk be arról, hogy miért értelmetlen hülyeség minden negatív e-mail, amit küld.

Rengeteg olyan dolgot tanultam, ami hozzájárul a jó üzleti kommunikációhoz. Tudok olyan dolgokat is, amelyek haragot váltanak ki, drámát okoznak és kudarchoz vezetnek.

Minden ilyen helyzetre egyetlen filozófia alkalmazható, és ez a filozófia számomra személy szerint teljes mértékben bevált - több munkakörben, több éven át, teljesen más emberekkel való kommunikáció során.

Az e-mailekben megjelenő negatív érzelmek olyan dolgok, amelyek mindig rosszul sülnek el az Ön számára. Soha ne próbálj negativitást beágyazni a szövegedbe. Ilyen helyzetekre hangkommunikáció és személyes kommunikáció van. Sokszor elkövettem ezt a hibát (és teszem most is), és láttam, hogy mások is ezt teszik.

Minden alkalommal, amikor negatív e-mailt küldtem, megbántam, amit tettem. Minden negatív e-mail, amit kaptam, stresszes volt számomra.

Ennek nem az az oka, hogy ezek a levelek érzelmesek. Számomra teljesen normális, ha másokkal szorosan együttműködve érzelmeket osztasz meg, legyen az negatív és pozitív. De ebben az esetben az e-mail nem megfelelő.

Ebben az esetben világosan különbséget kell tennie az építő kritika és a személyes negativitás között. Ha negatív visszajelzést küldesz, érzelmek nélkül, pusztán egy felhívással, hogy fejlődj, fejlődj, akkor minden rendben van. De amint érzelmek kezdenek beszivárogni egy ilyen szövegbe, távolítsa el őket a levélből.

Ez a cikk kizárólag az én személyes tapasztalatomon alapul, és lehet, hogy valakinek ezek a gondolatok tévesnek tűnnek, de ha hozzám hasonlóan nézi a problémát, akkor ezeket a gondolatokat mindenképpen érdemes közzétenni.

Tehát miért rossz ötlet a negatív érzelmi konnotációt tartalmazó e-mail?

1. Tónus, testbeszéd, szemkontaktus

Ezeket a szavakat szarkazmussal, haraggal vagy szomorúsággal írták? Fogalmam sincs. De én vagyok az, aki a legrosszabbat feltételezi. Az ilyen szöveg számomra tele van dühvel, haraggal és undorral.

Nem számít, mennyire néz ki teljesnek a szövege, hány hangulatjel van benne és mik azok – a címzett érzelmeit nem tudja befolyásolni. Fogalmad sincs arról, hogy a szövegbe foglalt érzelmek hogyan értelmeződnek, és könnyen félreérthető.

2. Háború győztesek nélkül

Levelezéssel bokszolni mindig kegyetlen:) Az ellenfél bármely szavát megfoghatod. Húzza ki a kifejezéseket és kifejezéseket a szövegkörnyezetéből, gondolkodjon rajtuk sokáig, és elküldése előtt olvassa el 17-szer újra a választ.

Ez nem beszélgetés, ez egy csata. Csak próbáltok vitatkozni egymással és bizonyítani az álláspontotokat ahelyett, hogy a kölcsönös megértés és továbblépés felé mennétek.

Mások nevében nem beszélhetek, de amikor érzelmes e-maileket kaptam, elgondolkodtam rajtuk és az ilyen e-mailekre adott válaszomon, és igyekeztem lefedni a feladó minden szavát.

Eredmény: mindenki vesztesnek bizonyult, a probléma nem oldódott meg, a kapcsolat tönkrement.

3. Készen, figyelem, várakozás

Az e-mailek sajátossága, hogy a válaszok közötti idő nagyon hosszú lehet. Ellentétben a beszélgetéssel, amikor személyesen, egymás előtt állva megbeszélnek egy problémát, egy e-mail üzenet egyszerűen az e-mail fiókodban hever, és csendben elrohad.

Amikor érzelmes e-mailt kapok, várok. Előfordul, hogy a várakozás több napot is késik, mielőtt személyesen beszélhetek valakivel. Egész idő alatt ott ül a fejemben a kapott szöveg, időnként gondolok rá, próbálom megérteni annak a gondolatait, indítékait, aki ezt írta, és egyáltalán mit csináljak a negatívjával. Ez tényleg lehangoló.

Ez a passzív kommunikációs forma kiválóan alkalmas az információk koordinálására és megosztására, de nem az érzelmekre – tartsa őket személyes beszélgetéshez.

4. kiakadt

A legérzelmesebb leveleket érzelmekkel írják. Ebben az állapotban képesek vagyunk azt mondani és megtenni, amit nagyon megbánunk.

Nyugodj meg, és hagyj magadnak gondolkodási időt, mielőtt elsöprő érzelmek nyomán hirtelen választ adsz.

Hogyan lehet helyettesíteni az érzelmi e-maileket

Tehát szó szerint tele van benned a vágy, hogy érzelmekkel válaszolj az érzelmekre, és a valószínű szövegdrámát le kell cserélned valamivel. Mit kell tenni?

1. Ajánlja fel a beszélgetést

Ha érzelmes e-mailt szeretnék küldeni, megírom és piszkozatba mentem. De nem küldöm. Ehelyett írok egy levelet a következő stílusban: "Van egy ötletem, hívhatnánk?" Aztán megállapodok a beszélgetés dátumában és időpontjában.

Ha valaki érzelmes e-mailt küld nekem, csak annyit írok vissza, hogy "beszéljük meg a Skype-on."

Ezek az egyszerű lépések észnél tartanak. Sikeresen ápolok jó kapcsolatot másokkal.

2. Mindent a megfelelő időben

Jó gyakorlatunk van az érzelmek kifejezésére szolgáló speciális foglalkozások szervezésében. Minden héten szánunk időt arra, hogy beszélgessünk egymással. Gondolatokat, érzéseket, félelmeket, aggodalmakat, elégedetlenséget cserélünk. Kimegyünk a természetbe, egy parkba, távol a számítógépektől, teázunk és csak beszélgetünk. Így megszabadultunk azoktól az okoktól, amelyek miatt ezek a negatív e-mailek elküldhetők.

Az ilyen érzelmes találkozások során ráadásul kívülről is jól rálátsz magadra, látod a cég kilátásait. A lakomával kapcsolatos meghatározó döntések többsége ezeken a beszélgetéseken született.

3. Írj, de ne küldj

Egy barátom mindig ezt csinálja, ha mérges. Levelet ír, de nem küldi el. A negatív érzelmek szövegbe történő átvitele során könnyebbé válik számára. Útközben elkezd gondolkodni a helyzeten, és mindig megérkezik a tudatos megértése, hogy miért kell ezt a levelet törölni.

Pontosan ugyanezt tettem. Néha leveleket írtam az embereknek a személyes naplómba, és sokkal jobban éreztem magam.

Ha azonban nincs más választása, mint e-mailt küldeni, akkor küldje el. Még mindig jobb, mint magadban tartani az érzéseidet. De ha van egy távoli lehetőség is, hogy személyesen beszélgessünk a problémáról, akkor várja meg a megfelelő pillanatot, és konstruktívan oldja meg a problémát.