Hogyan legyünk produktívak nyílt térben

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Egy life hacker kitalálta, hogyan állíthatja meg az irodai csatákat, amikor egyesek fülledt, míg mások fújnak, minimalizálják a zajt, és a nyílt teret kellemes hellyé varázsolják, ahol hatékonyan dolgozhatnak.

Miért rossz a nyílt tér?

A nyitott terű irodák Henry Ford mérnökeinek kora óta ismertek, és máig az egyik legnépszerűbb tervezési forma. Számos tanulmány bizonyítja, hogy ez a formátum túlélte a hasznát: alacsonyabb a munka hatékonysága, mint a kabinet típusú irodákban, az alkalmazottak gyorsabban elfáradnak és rosszabbul teljesítenek.

A nyitott tér fő problémái:

1. Az emberek és a gépek által keltett zaj.
2. A fertőzés terjedésének veszélye, ha valamelyik „felelős” kolléga betegen érkezik az irodába.
3. A munkafolyamat állapotának elmulasztása a gyakori megszakítások és értekezletek miatt.

Ha Ön reggel vagy este dolgozik a legjobban, amikor a legtöbb kollégája nincs munkahelyén, és két óra múlva megcsinálja azt, amit a másik hatban nem, nézze meg ajánlásainkat alaposabban.

Az iroda elhagyása

Rugalmas munkaidő

Ha a munka formátuma megengedi, alkalmazzon rugalmas időbeosztást. Vannak, akiknek jobb és kényelmesebb reggel dolgozni, amikor a kollégáik nagy része még nincs a munkahelyén, míg mások késő délután ébrednek.

Kövesse bioritmusát.

Nehéz lehet egy ilyen ütemtervben megegyezni a feletteseivel, de érdemes legalább egy próbát tenni. Ha a feladat elkészült, milyen időközönként van különbség?

Annak a kiadónak a gyakorlata, ahol dolgoztam, megmutatta ennek a megközelítésnek a hatékonyságát. Csak az ügyfélszolgálathoz és az értékesítőkhöz kötődő alkalmazottaknak volt egyértelmű a munkanap kezdete és vége. A szerkesztőségi, promóciós és egyéb osztályok hivatalosan 10:00-kor kezdtek el dolgozni, de még az egyik osztályon belül is voltak különbségek a baglyok és a pacsirták között.

Áttérés részleges távirányítóra

A 37Signals, a szinte teljes egészében távoli alkalmazottakból álló cég tapasztalata bebizonyította, hogy az emberek hatékony munkavégzése fontos, hogy napi több mint négy órát töltsenek online. A többi négy órában az emberek saját beosztásuk szerint dolgoztak.

Ez lehetővé tette az egyesült államokbeli székhelyű vállalat számára, hogy Hongkongból, Oroszországból, Dániából, Svédországból és az Egyesült Államok különböző városaiból származó programozókat vonjon össze csapatában. Erről bővebben a „Távirányító. Az iroda nem kötelező” – írták a cég tulajdonosai, Jason Fried és David Hensson.

Nem javasoljuk, hogy hagyja el az irodát, és váltson át teljesen távmunkára, mivel egy ilyen ütemezést nagyon nehéz lesz egyeztetni a főnökével.

De például egy projekt átadása vagy valamilyen felelősségteljes határidő előtt meg lehet állapodni néhány napos otthoni munkában, hogy maximálisan összpontosíthassunk az adott feladatra.

Ha továbbra is szükséges az irodában való jelenlét

Tárgyalunk a kollégákkal

Az egyik legbosszantóbb dolog a nem üzleti beszélgetések, amelyeket minden közelben lévő kolléga meghallgat. Vigye be a megbeszéléseket egy konferenciaterembe vagy konyhába.

Találkozók egyeztetése és egyéb munkanapok megbeszélése, amelyekről csak az emberek egy részét érinti az információ, továbbítás e-mailre, Skype-ra, táviratra vagy bármely más, a legtöbb alkalmazott számára kényelmes üzenetküldőre.

A rugalmas munkarenddel rendelkező irodákban továbbra is előírható a munkanap kezdete. Fogadja el, hogy a hivatalos reggel 9 óra után az utána belépők ne köszönjenek az egész teremnek, és ne vonják el a már dolgozó kollégák figyelmét.

Legyen szabály, hogy telefonját néma üzemmódba kapcsolja, és hívás esetén elhagyja a szobát.

Ne jöjjön betegen dolgozni, és ezzel ne tegye ki kollégáit veszélynek.

Dán tudósok 2403, különböző típusú irodákban dolgozó alkalmazott vizsgálatát végezték el, és arra a következtetésre jutottak, hogy a nyílt térről érkezők 62%-kal gyakrabban betegszenek meg, mint a személyes fiókkal rendelkezők.

Állíts be ütemezést a sugárzásra, akkor elkerülheted az elégedetlenséget, ami újra rátör valakire. Ha kisétál a folyosóra és 10 percig nyújtózkodsz, az jót tesz a szemednek és a termelékenységednek is.

Ha ezek a szabályok szerepelnek a vállalati szabályzatokban és a munkaköri leírásokban, senki sem sértődik meg, ha tapintatosan emlékezteti őket.

Zajszűrős fejhallgató vásárlása

Szabaduljon meg a tolakodó zümmögéstől a zajszűrős fejhallgatóval. Két típusa van: aktív és passzív.

A passzív zajszűrés a külső hangok sűrű fülpárnákkal vagy dugókkal való blokkolásával érhető el. És itt egyetlen recept kiválasztásakor nincs. Sok párat meg kell mérni, hogy kiválaszthasd, melyik lesz kifejezetten az Ön számára kényelmes és tetszeni fog a hangzása.

Az aktív zajszűrővel ellátott fejhallgatók hatékonyabban csillapítják az idegen hangokat, de jóval drágábbak is. Működési elvük azon alapul, hogy a fejhallgatóra egy kiegészítő mikrofon került, amely felveszi a külső zajokat és antifázisban reprodukálja azokat.

A számítógépek, a szellőzés és a nyomtatók ritmikus zümmögése teljesen megszűnik, amint felveszi a fejhallgatót. A hallás és a beszélgetések leállításához elegendő bekapcsolni a megfelelő zenét.

Egyes embereknél az aktív zajszűrős fejhallgató viselése szédülést vagy fejfájást okozhat. És itt nem a fejhallgató teljesítményének minőségén van a lényeg, hanem egy adott személy anatómiai jellemzőiben és vesztibuláris berendezésében.

Annak érdekében, hogy ne pazarolja a pénzt, kérje meg ismerőseit, akiknek van ilyen fejhallgatója, hogy kölcsönözzék pár napra, vagy vásárlás előtt kérdezze meg az üzletet a visszaküldési lehetőségekről, ha a fejhallgató nem működik Önnek.

A fogyasztóvédelmi törvény és a Polgári Törvénykönyv 502. §-a értelmében a jó minőségű terméket a vásárlástól számított 14 napon belül visszaküldheti az üzletbe. Az üzlet azonban ragaszkodik ahhoz, hogy ezek a fejhallgatók technikailag összetett termékek, amelyeket nem lehet visszaküldeni vagy kicserélni.

Felújítással foglalkozunk

Tekintse meg kritikusan annak a helynek az elrendezését, ahol dolgozik. Van külön hely a konyhának, és mi az: külön szoba, kerítés vagy asztal a szoba közepén vízforralóval és kávéfőzővel?

A kávéfőzőt és az egyéb zajos háztartási készülékeket a lehető legnagyobb mértékben el kell szigetelni a fő helyiségtől. Ha van külön kerítés, akkor próbálja meg megbeszélni, hogyan lehet a mennyezetre vinni, és ajtóval elválasztani a konyhát a közös helyiségtől.

A nyomtatókat és a hűtőket a lehető legtávolabb kell elhelyezni a munkahelyektől.

Az irodát zajos és csendes területekre kell osztani. A marketingesek és a programozók összehozása rossz ötlet mindkét részleg számára.

Szervezze meg munkahelyét úgy, hogy kellemes legyen ott lenni, hiszen a nap nagy részét a munkahelyünkön töltjük. A kényelmes munkahely egyensúlyt teremt a nyitottság és a személyes tér között. Virágokkal, válaszfallal vagy szekrényekkel kerítheti el magát kollégái elől anélkül, hogy elhagyná a közös teret.

Időt takarítunk meg

A nyílt tér veszélye, hogy minden alkalmazott szinte karnyújtásnyira van. Tehát egy ilyen elrendezés előnye átokká válik, mert állandóan elterelődik. Ugyanakkor, ami sürgős és fontos feladat lehet a kollégája számára, kiderül, hogy az Ön számára nem sürgős és lényegtelen.

Az időpont egyeztetésnél tartsa be a kötelező és választható résztvevők kiemelésének szabályát, a tervezési értekezlet végén mindenkinek küldjön jegyzőkönyvet a végső döntésekkel és a feladatok elvégzésének határidejével.

Szánj rá időt, ami csak a tiéd lesz a feladatai elvégzésére, amikor egyik kollégája sem fogja elterelni a figyelmét kérdéseivel. Előre értesítse kollégáit, hogy az egész csapat számára fontos határidőre készül, ezért kérje meg őket, hogy egy adott napon vagy órán ne zavarjanak.

A nyílt térben végzett munka kompromisszumok sorozata. Kezdje el a változtatásokat saját magával és közvetlen környezetével, majd fokozatosan a többi kollégája is felzárkózik az új normákhoz. Még ha nem is vezető, hanem hétköznapi alkalmazott, jobbá teheti irodája életét. Elég aktív pozíciót felvenni és ötleteit hirdetni.