5 egyszerű lépés a postafiók tisztításához

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Ha belefáradt a levelek gyűjtögetébe, és nem tud borzalom nélkül nézni a beérkezett üzenetek mappájába, talán érdemes néhány alapvető, de rendszeres intézkedést kipróbálnia a növekvő levéláradat leküzdésére?

1. Bármilyen tisztázatlan helyzetben rendezze a leveleit

A szupermarket pénztáránál, benzinkútnál, orvoshoz való sorban állás, vagy a repülőtéri előtéren/repülőgépen vonatra várás jó hely és idő a beérkező levelek rendezésére, a felesleges levelek rendezésére és törlésére. Megszűnt valami iránt érdeklődni, bizonyos kérdések, témák már nem érdekelnek? Csak törölje az e-maileket és az irreleváns üzeneteket anélkül, hogy kinyitná őket! Ha valamilyen módon automatizálni szeretné ezt a folyamatot, továbbra is használhatja a régi leveleket és előfizetéseket.

2. Funkcionális terhelésű címkék

Hozzon létre egy címkegyűjteményt magától értetődő nevekkel – és küldje el az összes bejövő levelet egyszerre különböző mappákba ezekkel a címkékkel. Ugyanakkor a bejövő levelek folyamatosan nullára hajlanak. Mi értelme minden ügyet, feladatot, meghívót, projektet vagy meghívót oda menteni, amikor minden kategóriához, tárgyhoz lehet univerzális mappákat létrehozni megfelelő névvel.

Sőt: az ilyen mappákhoz és parancsikonokhoz a naptárban is lehet (és kell) emlékeztetőket rendelni - és akkor soha nem fog eltévedni a tervezett feladatokban és a fontos dátumokban / találkozókban / eseményekben.

3. Az archiválás gomb a legjobb barátod

Egy levél olvasottként való megjelölése nem ugyanaz, mint a tényleges elolvasása. Ugyanez vonatkozik az e-mailek mentésére is. Ha Ön nem tartozik azok közé, akik mindent, amit olvasott, a kukába küldenek, ne feledkezzünk meg a levelek archiválására és az archívumok elrejtésére. Ha megszokta, hogy olvasott, de nem rejtett betűkkel emlékeztesse magát a fontos dolgokra, találkozókra, talán érdemesebb feladatlisták készítésére szolgáló alkalmazásokkal próbálkoznia?

4. Felbontáskor ügyeljen arra, hogy ne veszítse el az időt

Egy egyszerű tipp: egy ismeretlen feladó vagy egy meg nem határozott tárgysor az első jele annak, hogy ez a levél nyugodtan figyelmen kívül hagyható vagy későbbre halasztható. Döntse el, hogy elolvassa-e az adott e-mailt, mielőtt megnyitja. Ezzel sok időt, ideget és felesleges kattintásokat takaríthat meg.

5. Hagyja, hogy a dedikált alkalmazások elvégezzenek minden munkát Ön helyett

Ha úgy érzi, hogy maga nem tudja fenntartani a rendet a Beérkezett üzenetek mappájában, mindig csökkentheti az információs zaj szintjét, és speciális alkalmazások segítségével kezelheti a levelezési rutint. Íme, néhány lehetőség közül választhat:

• : segít elrejteni a levelet és a megfelelő időben emlékeztetni rá, és nem tartja szem előtt az összes szükséges találkozót / választ / feladatot. És a bejövő üzenetek mindig üresek lesznek ugyanabban az időben.
• : segít megtudni, hogy ki ír gyakrabban üzleti ügyekben, és ki csak zajt kelt, mely leveleket érdemes elrejteni, melyik levelekről kell leiratkozni, és még sok más.
• : felhőalapú e-mail szolgáltatás, amely legfeljebb 5 levelet tárol a beérkező levelek között.