OmniFocus 2: Tapasztalja meg a GTD erejét OS X rendszeren

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Hosszú önszerveződési gyakorlatom során a GTD lett a legjobb, bár nem ideális rendszer, és az OmniFocus 2 a legjobb GTD for Mac rendszerező. Erről fogunk beszélni.

A GTD ereje a gyűjtés, válogatás, megtekintés, ellenőrzés és döntéshozatal rendszerében rejlik. Egy GTD-alkalmazásnak legalább támogatnia kell ezeket a folyamatokat. Ideális esetben ezeknek a folyamatoknak az alkalmazásnak köszönhetően egyszerűnek és gyorsnak kell lenniük. Vessünk egy pillantást az OmniFocus 2 azon állításának érvényességére, hogy ő a legjobb GTD alkalmazás.

Gyűjtemény ("Beérkező levelek")

Az OmniFocus 2 mindent tartalmaz, amire szüksége van a feladatok gyors hozzáadásához a Beérkezett üzenetek mappához. Megjelenítheti a feladat létrehozására szolgáló ablakot egyéni gyorsbillentyűk használatával:

Mint látható, az ablakban megadhatjuk a feladattal kapcsolatos összes adatot (jegyzet, projekt, kontextus, kezdési időpont és esedékesség), vagy gyorsan beírhatjuk a nevet és a kukába küldhetjük a feladatot.

A Beérkezett üzenetek mappában létrehozhat egy feladatot, ha e-mailt küld egy speciális e-mail címre. A tárgysor lesz a feladat címe, a tartalom pedig a jegyzetekbe kerül. iOS-eszközeimen beírtam az OmniFocus e-mailt az alkalmazásba, és így két érintéssel létrehoztam a feladatokat.

És még egy mód - a "Szolgáltatások" helyi menün keresztül:

És hogy ne kelljen minden szövegkijelöléskor megnyitni a helyi menüt, menjen le a "Szolgáltatások" elemre, és ott keresse meg a lehetőséget, hogy a kijelölést az OmniFocusba küldje, állítson be egy billentyűparancsot. Ezt a billentyűzetbeállítások „Billentyűparancsok” lapján teheti meg:

Ezzel a beállítással a parancsikon használatával minden kiválasztott szöveg az OmniFocus 2 Beérkezett üzenetek mappájába kerül.

Rendezés ("Projektek")

A rendezés lehetőségei és kényelme érdekében mappákat és háromféle projektet hozhat létre: szekvenciális, párhuzamos és különálló tokkal. Szekvenciális feladatok esetén mindig csak egy feladat lesz aktív a projektben, ezután a következő válik aktívvá. Ezért, ha az Elérhető szűrőt választja, csak az egymást követő projektek első feladatai jelennek meg.

Hogy miért van szükség projektekre, azt gondolom, nem kell magyarázni, a mappákat pedig a felelősségi területekhez lehet igazítani: szakmai tevékenység, egészségügy, kapcsolatok, fejlődés, spiritualitás, pénzügy stb.

Megtekintés ("Check")

Az áttekintés a projektek és feladatok időszakos felülvizsgálata annak érdekében, hogy folyamatosan nyomon tudja tartani az ujját, és ne maradjon le semmiről. Minden projekthez beállítunk egy megtekintési gyakoriságot, és ezzel a gyakorisággal jelenik meg a Checkout fülön.

Így néz ki: megnyitjuk az "Ellenőrzés" lapot, és megnézzük az NNN projekt feladatait. Egy feladatot zászlóval jelöltek, egy másikra határidőt adtak, a harmadik elejét pedig elhalasztották. Az összes szükséges manipuláció után a projektet bejelöltként jelöljük meg, és elfelejtjük az „Ellenőrzés” lap következő lenyomásáig.

Ez segít, hogy ne maradjunk le semmi fontosról, és megkímél minket a projektek napi áttekintésétől, amelyeket hetente vagy akár havonta is elég ellenőrizni.

Vezérlés ("Előrejelzés")

Az "Előrejelzés" lapnak hasonló feladata van, de egész napra vagy egy adott napszakra ütemezett műveletekkel és találkozókkal. Szinkronizálódik a naptárával, és egy helyen gyűjti össze az OmniFocus ütemezett és a naptárában ütemezett határidőket.

Ez a lap segít abban, hogy ne maradjunk le időpontokról és eseményekről, illetve a feladatokhoz rendelt határidőkről.

Döntéshozatal ("Kontextusok" és "Perspektívák")

A görögöknek két szavuk volt az időre: chronos és kairos. A Chronos az idő fogalma, amely megmondja nekünk a dátumot vagy az esemény előtt hátralévő vagy attól eltelt idő hosszát. Kairos a megfelelő idő (Kairos a boldog pillanat ókori görög istene).

Azt mondják, hogy Puskin egy különleges vázába gyűjtötte művei válogatós kritikusainak nevét, és amikor a maró hangulat kairosai ragaszkodtak hozzá, találomra kivett egyet, és méregdrága epigrammát írt a szerencsétlen kritikusnak.

A GTD rendszerben a kairos fogalmát a "kontextus" szó közvetíti:

A kontextus hozzárendelhető lelki és fizikai állapot szerint (erőteljes, fejfájás, kimerültség…), tartózkodási hely szerint (iroda, hipermarket, otthon…), aszerint, hogy kikkel kell együtt dolgozni. megvitatni a kérdéseket (a vállalkozás tanácsa, Ivan Ivanovics …), a rendelkezésre álló eszközök szerint stb.

A GTD-szabályok csak egy kontextus hozzárendelését teszik lehetővé egy feladathoz, és az OmniFocus 2 szigorúan betartja ezt a szabályt. De ez nem mindig indokolt, és olyan kontextusokat kell létrehozni, mint az "Internet + Mac". Az alkalmazás azonban lehetővé teszi földrajzi koordináták beállítását a kontextusokhoz, így az emlékeztetők aktiválódnak, amikor közeledik egy adott helyhez.

A még gyorsabb döntéshozatal érdekében pedig lehetőség nyílik perspektívák kialakítására:

Amint a képernyőképen látható, ez a feladatok egyszerű szűrése projekt (mappa), állapot (megjelölve, a közeljövőben, esedékesség szerint…), elérhetőség (első elérhető, balra, minden, befejezett) szerint, egy szövegrészlet időtartama, kontextusa vagy tartalma a névben vagy a feladatjegyzetekben.

A perspektíva gyors eléréséhez beállíthatja azt billentyűparancsként, vagy hozzáadhatja a kedvencekhez, így a bal oldalsávba kerül. A képernyőképek négy felső lapja az általam létrehozott perspektívák.

Az Outlook mindkét irányban szinkronizálódik az iOS-verziókkal, így sokkal egyszerűbbé válik a következő feladattal kapcsolatos döntések meghozatala.

Az OmniFocus 2 hátrányai

Bármennyire is igyekszik a fejlesztő, egyszerűen lehetetlen, hogy a tökéletlen emberek egy tökéletlen világban ideális alkalmazást hozzanak létre hibák és hiányosságok nélkül. Az OmniFocus 2 sem kivétel.

Az első hátrány (relatív) az ár: az OS X és iOS alapverziója 40 dollárba kerül; Frissítés Pro-ra – 40 dollár OS X esetén és 20 dollár iOS esetén (ha az OmniFocus korábbi verzióját vásárolta, a Pro-ra való frissítés ingyenes).

A második hátrány a szinkronizálás. Lassú és hibákat ad, ha offline módban hozott létre vagy módosított egy feladatot anélkül, hogy korábban szinkronizálta volna az eszközt a kiszolgálón lévő tényleges adatokkal.

A harmadik hátrányt pedig nehéz szavakkal leírnom. Az OmniFocus 1-el és 2-vel való három évnyi "kapcsolat" alatt nem tudtunk vele jó barátságot kötni, és miért nem világos. Úgy tűnik, minden megvan, ami egy nagyszerű GTD alkalmazáshoz kell (eltűrtem a szinkronizálás hiányát), de folyamatosan nehézségekbe ütköztem a döntések meghozatalában, a projektek, feladatok teljes képének átlátásában.

Talán az a probléma, hogy azelőtt öt éve használtam az MLO-t, és soha nem tudtam visszaállni az OmniFocushoz. Ezért nemrég telepítettem a CrossOvert, és visszaváltottam a MyLifeOrganized-re. De ez egy másik történet…

Így. Ha az OS X szervezőit fontolgatja, és azt tervezi, hogy a GTD rendszer teljes erejét kihasználja, akkor az OmniFocus 2-t ma már nem találja jobbnak.