Útmutató kezdőknek a GTD-hez

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

A GTD időgazdálkodási technika segít megszervezni és nyomon követni a feladatokat, kiszedni az összes információt a fejéből, és elkezdeni cselekedni.

Mi az a GTD

Agyunk könnyen előáll új ötletekkel, de mindezt megjegyezni sokkal nehezebb számára. Például eszébe jut, hogy a jövő héten meg kell venned anyukád születésnapi ajándékát. Ahelyett, hogy erre emlékeztetné, amikor elmész a kedvenc boltja mellett, az agya egyszerűen azt fogja érezni, hogy vásárolnia kellett volna valamit.

A GTD (Getting Things Done) egy olyan technika, amely segít a homályos ötleteket, impulzusokat, meglátásokat és éjszakai reflexiókat tettekre váltani. Amikor megtanulsz támaszkodni erre a rendszerre, az agyad nem fogja tárolni az összes információt. Ez csökkenti a stresszt, és lesz erőd a termelékenyebb tevékenységekhez.

Hogyan működik ez a technika

A GTD egy listarendszeren alapul, amellyel rendszerezheti, ami eszébe jut. Ahhoz, hogy életében megvalósíthassa, rögzítenie és feldolgoznia kell a beérkező információkat. Ezenkívül létre kell hoznia ilyen listákat: "Bejövő", "Következő műveletek", "Várólista", "Projektek" és "Egy nap". Minden, ami figyelmet igényel, először a „Beérkezett üzenetek” mappába kerül, majd a többi lista egyikére.

1. Gyűjtemény

Gyűjts össze minden olyan információt, amelyre figyelmet kell fordítani, a megválaszolandó levelektől a zuhanyozás közben eszedbe jutó ötletes ötletekig. A gyűjtőpont lehet egy papírfüzet, egy melléklet vagy egy e-mail, amelyre leveleket küldesz magadnak.

Amikor először elkezdte használni a GTD technikát, próbálja meg felszabadítani a fejét az összes felhalmozott információtól. Írjon le mindent, amire szüksége van, vagy amit meg szeretne tenni, mindent, ami az elmúlt napokban vagy hetekben foglalkoztatta, megzavarta a koncentrációját, vagy a nem megfelelő pillanatban eszébe jutott.

2. Feldolgozás

Vegye figyelembe a felhalmozott információkat. Ez az egész rendszer fő szabálya. Tedd ezt rendszeresen, hogy ne gyűlj össze túl sok belőle. Az információ feldolgozásához tegyen fel magának egy sor kérdést.

• Megoldható? Azt kérdezi magában, hogy lehet-e tenni valamit az elem eltávolítása érdekében a listáról. Ha nem, törölje, vagy helyezze át a Valamikor listára. Mentse el külön helyre a hasznos információkat, amelyekkel nem kell semmit kezdenie, például egy receptet vagy egy érdekes cikket. Azokat a dolgokat, amelyeket a távoli jövőben szeretnél csinálni (japánul tanulni, könyvet írni), helyezd át őket a „Someday” listába, hogy ne kerüljenek a „Következő tevékenységek” közé.
• Lehetséges egy ügyet egy lépésben befejezni? A GTD-ben mindent, ami egynél több lépést igényel, projektnek nevezzük. Ha több kapcsolódó feladat is van a Beérkezett üzenetek mappában, hozzon létre egy külön projektet számukra. Adja hozzá a nevét a projektek listájához, és válasszon egy műveletet, amelyet hozzá szeretne adni a „Következőhöz”.
• Két percnél tovább tart? Ha nem, tegye meg azonnal. Gyorsabb, mintha felvenné a következő feladatlistájára, vagy delegálná valaki másra. Ha a feladat elvégzése több időt vesz igénybe, fontolja meg, hogy csak Ön tudja-e elvégezni, vagy delegálhatja valakire.
• Delegálhatom valakire? Ha igen, delegáljon. Ha nyomon kell követnie az előrehaladást, helyezze át az elemet a „Várakozó listára”. Ha nem tud delegálni egy feladatot, adja hozzá a naptárához vagy a „Következő” listához.
• Van konkrét határidő? Ha igen, add hozzá a naptáradhoz. Ne írj le mindent, amit egy nap alatt meg akarsz csinálni. Csak azt írja be, amit meg kell tennie: fogorvosi látogatás, találkozó, repülés. Ha nincs konkrét határidő, helyezze át az ügyet a következő lépésekre.

3. Szervezet

Rendezzen mindent a helyére: az öt lista egyikébe, a jövőre vonatkozó hasznos információkat tartalmazó mappába, a naptárba vagy a kukába.

Adja hozzá a "Várólistához" minden olyan esetet, amely valamilyen okból elakadt. Például, ha nem tud továbblépni addig, amíg választ nem kap e-mailjére, vagy ha kézbesítésre vár. Ne felejtse el feltüntetni a dátumot minden elem mellett.

A Következő lépéseknek olyan feladatokat kell tartalmazniuk, amelyeket a lehető leggyorsabban el kell végezni. Fogalmazd meg őket megvalósítható fizikai cselekvésekként, így könnyebb lesz az üzlethez kezdeni. Például jobb leírni, hogy „hívd fel Lénát, és beszéljük meg, hogy csütörtök este üljön le a gyerekkel”, mint „megbeszéljük, hogy valaki üljön a gyerekkel”, bár lényegében ugyanaz.

Ideális esetben a „Következő” minden eleméhez hozzá kell adni egy kontextuscímkét. Megmondja, hol kell lenned, kivel, mit kell magaddal vinned. Például rendelkezhet a „vásárlás”, „munkahelyen”, „gyerekekkel”, „telefon”, „számítógép” címkékkel. Azt is megadhatja, hogy mennyi ideje van erre az esetre, vagy milyen prioritást élvez. Ezután szükség esetén gyorsan rendezheti az összes esetet címkék szerint.

4. Áttekintés

Mindenképpen ellenőrizze az összes listát hetente egyszer. Minél tovább hagyja a dolgokat a Beérkezett üzenetek mappában, annál nehezebb lesz később kezelni őket.

• Minden projekthez meg kell határozni egy következő műveletet.
• A „Következő” minden elemének olyannak kell lennie, amelyet meg szeretne tenni a következő héten. Helyezzen át minden felesleges dolgot a „Someday” listába, vagy törölje teljesen.
• Időnként próbáljon meg valamit áthelyezni a „Someday” listából a „Következő lépések” közé.

5. Végrehajtás

Cselekszik! Ha megfelelően rendszerezte a rendszert, ez lesz a legegyszerűbb lépés. Az első négy lépés rendszeres megismétlésével teljesen biztos lehet benne, hogy a listán szereplő összes dolog szükséges ahhoz, hogy előrehaladjon és közelebb kerülhessen céljaihoz.