Miért kötelező az ellenőrző lista a munkahelyeden?

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Az ellenőrzőlista nagyon régimódi módszernek tűnik a munkafolyamat megszervezésére, mivel nagyon sok modern technika létezik. De készek vagyunk meggyőzni Önt egy tudományos kísérlettel, egy Ph. D. véleményével és a Van Halen csoport énekesének tapasztalataival érvként.

A modern világban soha nem látott hozzáférést biztosítunk az információkhoz. Sokat tanulhatunk, ha egyszerűen rákérdezünk a megfelelő keresőkifejezésre, vagy ha online enciklopédiákat nyitunk meg. Mindazonáltal ezzel az információhullámmal mi is sok nehézségbe ütközünk.

Most többet tudunk, mint valaha, de probléma van az elmélet gyakorlatba ültetésével, értékkel és hasznossággal.

Az információs korszak sok tekintetben sokkal kevésbé gyakorlatiassá és bölcsebbé tett bennünket. Sokat tudjunk meg, de könnyen elveszítjük a koncentrációt, eltereljük a figyelmünket a lényegről, hagyjuk, hogy a figyelem eloszlassa. Ráadásul könnyen szem elől tévesztjük az alapokat, a lényeges háttérinformációkat, és saját kompetenciánk tudatával hibázunk.

Atul Gawande, M. D. sebész és közegészségügyi kutató szerint az embereknek a legtöbbet kell kihozniuk tudásukból.

Atul Gawande amerikai sebész, újságíró, író

A tudatlanságból fakadó kudarcokat meg tudjuk bocsátani. Ha valaki nem tudta, mit tegyen egy adott helyzetben, örülünk, hogy mindent megtett a probléma megoldása érdekében. De ha tudta, hogyan kell eljárni, de nem megfelelően alkalmazta ezt az információt, nehéz nem haragudni.

Azok a hibák, amelyeket abból a szilárd meggyőződésből követnek el, hogy „én tudom a legjobban, mit kell tenni”, gyakran a legfájdalmasabbak. Nem próbáltad meg a legjobbat és kudarcot vallott, hanem szándékosan követte a túlzott önbizalom útját, és kudarcot vallott. Atul Gawande úgy véli, hogy ez hasonló ahhoz, ahogy egy tapasztalt sebész által elkövetett egyszerű hiba a beteg halálához vezet.

Hogyan kezeljük az információ óceánját? Hogyan lehet a legjobban hasznosítani a tudást és hagyni teret a csodáknak? Dr. Gawande szerint egy ellenőrzőlista használatával érezheti saját erejét és kompetenciáját.

Dr. Gawande gondosan tanulmányozta az ellenőrző listák hatását a sebészekre, vagy inkább a betegek műtét közbeni fertőzéseinek számára. Annak ellenére, hogy a kísérletben köztiszteletben álló és hozzáértő sebészek vettek részt, mindegyiküknél fennállt annak veszélye, hogy valamilyen módon hibáznak a műtét során.

A sebészeknek bemutatott ellenőrző lista rövid és egyszerű volt. Ez állt rajta:

• Mosson kezet szappannal és vízzel.
• Törölje le a beteg bőrét antiszeptikummal.
• Helyezzen steril kötszert a páciens testére.
• Vegyen fel sapkát, maszkot, steril köpenyt és kesztyűt.

Az orvostanhallgatók fejből tanulják ezeket a lépéseket, nyilvánvalóak, egyszerűek és szükségesek. De az ember nem gép, és megfeledkezhet az egyik cselekvésről. Egy-egy lépés kihagyása fertőzéshez vezethet, ami többletkezelést, anyagi költségeket és legrosszabb esetben a beteg halálát is jelenti.

Meglepő módon, amint ez az ellenőrző lista megjelent az orvosok szeme előtt, egyre kevesebb hibát követtek el. A fertőzések száma 66%-kal csökkent. Sok pénzt megtakarított, de ami még fontosabb, több mint ezer életet mentett meg.

Természetesen egy ellenőrző lista a gondolatok szerkezetének, a cselekvések egyszerűsítésének és a szükséges információk emlékezésének módjaként nemcsak az orvosok, hanem mindannyiunk számára is hasznos.

Sértőnek találhatja, ha ellenőrző listát ír, hogy ne felejtsen el semmit. Végül is elég okos vagy, és támaszkodhatsz a saját memóriádra. De az ellenőrző lista fő célja a fegyelem, amely segít követni a tervezett utat és elkerülni a hibákat.

Miért kell ellenőrző listát készíteni

1. Az ellenőrzőlista segít abban, hogy ne felejtse el az alapvető és egyszerű információkat. Dr. Gawande úgy véli, hogy az ellenőrző lista egyfajta "kognitív hálózatot" hoz létre, amely megvéd minket saját hiányosságainktól - a memória és a figyelem határaitól. Az ellenőrzőlista biztosítja, hogy ne feledkezz meg a közös igazságokról abban a pillanatban, amikor a fáradtság vagy a lustaság közeledik.
2. Az ellenőrzőlista felszabadítja az elmét, lehetőséget adva igazán nehéz feladatok elvégzésére. Miután felhagy az egyszerű és triviális dolgokkal való aggodalommal, lehetősége nyílik a nehéz döntésekre összpontosítani. Ez különösen jól működik azokban az esetekben, amikor folyamatosan adódnak váratlan vagy nem tervezett helyzetek, és meglehetősen nehéz uralkodni magán.
3. Az ellenőrző lista segít fegyelmezettnek lenni. Ez fontos, ha rutinfeladatokról van szó. Amikor megszokjuk, hogy napról napra csinálunk valamit, könnyen elveszítjük a lelkesedést és a figyelmet, hibázunk és tévedünk. Ha túl jól érzi magát a munkahelyén, ellazul, és figyelme elterelődik, az ellenőrzőlista segít abban, hogy minden percben éber maradjon.
4. Az ellenőrzőlista időt takarít meg. Nem kell többé minden lépésén gondolkodnia: már mindent leírt egy papírlapon. Ha most kell döntést hozni, az idő a legértékesebb erőforrás. Az ellenőrző lista segít értékes másodperceket nyerni.

Igen, az ellenőrzőlista nem a legeredetibb módja a munkafolyamat szabályozásának. Ugyanakkor ez az egyszerű eszköz hihetetlenül értékesnek bizonyul azok számára, akik szeretnék csökkenteni a hibákat és javítani munkájuk minőségén.

Hogyan készítsünk hatékony ellenőrző listát

Vannak jó ellenőrző listák és rossz ellenőrző listák. Hogyan készítsünk tehát egy ellenőrző listát, amely segít az indulásban?

1. Csak az egyszerű dolgokra koncentráljon. A jó ellenőrző lista célja a szükséges információk továbbítása. Nincsenek részletek. Az ellenőrzőlista nem útmutató, nem ismerteti a munkafolyamatot. Ez egy diagram, amely segít emlékezni a legfontosabb dolgokra. Egy jó ellenőrző listának öt-tíz pontból kell állnia.
2. Az ellenőrzőlista legyen egyszerű és praktikus. Használjon világos szavakat, amelyek pontosan leírják a feladatot. Ha több időre van szüksége ahhoz, hogy pontosan emlékezzen az egyes tételek jelentésére, az ellenőrzőlista rossz.
3. Döntse el, mikor kell szünetet tartania. Mikor fogja használni az ellenőrzőlistát? Mikor lép át a következő tételre? Hogyan ellenőrizheti, hogy az elem elkészült-e? Válasszon egy időpontot, amikor átnézi az ellenőrzőlistát, és győződjön meg arról, hogy minden elkészült, és továbbléphet a következő feladatra.
4. Határozza meg az ellenőrzőlista típusát. Például, ha ez egy recept, akkor minden lépést el kell olvasnia, és követnie kell az utasításokat. Ez egy olvasnivaló típus. Ha pedig az ellenőrzőlistád a mai munkafeladatokat tartalmazza, és egyszerűen kihúzod belőle az elvégzett feladatokat, akkor ez a "készült - megerősített" típus. Ez a lépés segít leegyszerűsíteni a munkáját az ellenőrzőlistával, és jobban tudja irányítani magát.
5. Készüljön fel az ellenőrzőlista felülvizsgálatára és frissítésére. Nyugodtan felülvizsgálja, és végezzen új feladatokat vagy szerkesztéseket. Kísérleteznie kell, hogy az ellenőrzőlista valóban hatékony legyen.

Az utolsó lépés különösen fontos. Az Ön ellenőrző listája nincs kőbe vésve, fogékony a változó körülményekre.

Nincs barna M&M

David Lee Rothnak, a Van Halen énekesének van egy furcsa szokása. A rocker rider megfelelőnek tűnik: felsorolja a felszerelés műszaki követelményeit. Ám az egyik pont rendszeresen sokkolja a koncerttermek, stadionok, zenei klubok dolgozóit: valahol a lista közepén van egy M&M's tál, amiben egy barna cukorka se legyen.

Ezek a versenyzők ellenőrző listákként működnek: az alkalmazottak pontról pontra mozognak, teljesítve a zenész igényeit. Amikor David Lee Roth állást vállal, elsősorban egy tál édesség érdekli. Kitalálod miért?

Bár az összes barna M&M eltávolítását kéri, őrülten hangzik, David Lee Roth el tudja magyarázni. Ha a stadion személyzete barna cukorkát hagy a tálban, az azt jelenti, hogy nem figyelnek a versenyzőre. Amikor David egy ilyen drazsével találkozik, minden mást ellenőrizni megy: jól vannak-e csatlakoztatva a műszerek, megfelelően vannak-e beállítva a berendezések, figyelembe veszik-e a helyiségekkel és felszerelésekkel kapcsolatos követelményeit. És ha nincs barna cukorka, és a helyszíni dolgozók még egy ilyen furcsa kívánságot is tiszteletben tartottak, a zenész biztos lehet benne: minden más is megtörtént.