Az üzleti kommunikáció 7 szabálya a hírnökökben

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Hogyan viselkedjünk a chaten, hogy ne veszítsük el arcukat az ügyfél előtt, és ne zárjuk be a kollégákat.

1. Ne használja a messengert egyetlen kommunikációs csatornaként

A chat a hatékonyságot szolgálja. Kényelmes gyorsan tisztázni azokat a munkapontokat, amelyek nem tudnak várni. Nem szabad azonban minden munkahelyi levelezést lefordítani a messengerbe: a legfontosabb üzenetek elvesznek benne (és néha törlődnek), és gyakran olyan embereket vonnak be a kérdés megvitatásába, akik nem felelősek a döntések meghozataláért. Ez csak bonyolítja a kommunikációt.

2. Ne hozz komoly döntéseket a levelezésben

Annak ellenére, hogy az azonnali üzenetküldőket széles körben alkalmazzák mind a kis-, mind a nemzetközi cégeknél, az üzleti etikett még nem minősíti ezt a csatornát hivatalosnak. Tehát egy vitatható helyzet esetén az lesz az igazság, aki e-mailben biztosította a megállapodást.

Munkahelyi e-mail-címével rögzítheti a WhatsAppban vagy a Telegramban kötött megállapodásokat, és koordinálhatja a további lépéseket.

Egy másik érv az ajánlás mellett, hogy a dokumentumokat megbízhatóbban tárolják a levélben, ha szükséges, gyorsan megtalálja a szükséges információkat. Ezzel szemben előfordulhat, hogy kizárják a csevegésből, és holnap maga a messenger is blokkolva lesz.

3. Írj röviden és lényegre törően

A Messenger felhasználók nem szeretik a hosszú üzeneteket, amelyeket végtelenül görgetni kell.

Fogalmazza meg gondolatait világosan és egyértelműen, és tartsa be az „egy gondolat, egy üzenet” szabályt. Legyen lakonikus, ne fejezze ki magát képletesen, és kerülje a parazita szavakat. Ez eltömíti a levelezést. Ahelyett, hogy sokáig írna valamit, küldjön példát - linket vagy képet. Így beszélgetőpartnere azonnal megérti, miről szól a beszéd.

4. Kövesd bejegyzéseid stílusát

A messengerben folytatott munkahelyi levelezés nem jelent olyan informális kommunikációt, amelyet megengedhet magának a legjobb barátjával vagy anyukájával. Csevegés vagy párbeszéd létrehozása után ne küldjön egy csomó hangulatjelet, és ne használjon olyan szavakat, amelyeket esetleg nem ismernek beszélgetőpartnerei (például ASAP vagy "tovább").

A személyes kommunikációról a munkahelyi kommunikációra való átállás megkönnyítése érdekében osszuk szét a levelezést a hírnökök között. Tehát a Telegram használható munkahelyi kommunikációra, a WhatsApp pedig személyes használatra.

5. Legyen óvatos a hangulatjelekkel

Az üzleti levelezés hangulatjelei régóta heves vita tárgyát képezik. De ha általános szabályokról beszélünk, itt minden nagyon egyszerű.

Ha most találkozott valakivel, és nem látta személyesen, ne küldjön neki hangulatjeleket: lehet, hogy nem értékeli, és a további kommunikációja nem fog a legjobb módon működni.

Amikor sms-t küld egy kollégával vagy ügyféllel, akit régóta ismer, és megérti, hogyan reagálnak az üzenetekre, a hangulatjelek megfelelőek lesznek. Itt azonban még mindig jobb a standard készlettel foglalkozni, és jobb, ha Jegor Letov-matricákat és híres politikusok karikatúráit hagyjuk a barátoknak.

6. Ne félj gyakran használni a kérdőjelet

A messengerben folytatott levelezés fő feladata, hogy gyorsan választ kapjon az aktuális kérdésekre. Ugyanakkor sokan elég gyakran részletesen leírják a probléma lényegét, de nem fejtik ki, mit szeretnének kapni a kollégáktól vagy az ügyféltől.

Tegyen fel kérdéseket, használjon kérdőjeleket. Ez felhívja a másik személy figyelmét az üzenetre, és arra ösztönzi, hogy a lehető leghamarabb válaszoljon neked.

7. Ellenőrizze a T9-et

Az automatikus javítás elkerüli a durva helyesírási hibákat, de néha ellened dolgozik. Ha a „productologist” szó helyett „proktológust” küld, a címzett nem fogja azonnal megérteni a jelentését. Aki pedig nem túl humoros, az egyáltalán megsértődik.

Amikor csak lehetséges, használja a messengerek asztali verzióit. Az üzenet elküldése előtt gyorsan ellenőrizheti a hibákat, és szükség esetén javíthatja azokat.