Miért nem működnek a feladatlisták, és mit kell tenni ellene?

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Íme néhány tipp, hogyan változtathatja „testét” egy egyszerű notebookból a döntéshozatal, a tervezés és a kiosztott feladatok előrehaladásának elemzése hatékony eszközévé.

A teendőlisták kezelése nem is lehetne egyszerűbb. Egy rovatba írtam az ügyeimet, aztán te csak fogod és áthúzod, ahogy csinálod. Mi másra gondolhat?

Ha azonban megnézzük, hány különféle asztali, mobil és webes alkalmazás valósítja meg ezt a koncepciót, akkor világossá válik, hogy egyáltalán nem minden olyan egyszerű. Az eszközök és funkciók sokfélesége ellenére a feladatlisták továbbra sem működnek! Lehet, hogy egyszerűen nem tudod, hogyan kell használni őket?

Minden ember abban a pillanatban kezdi használni a feladatkezelőt, amikor úgy érzi, hogy napi rutinja káoszba fordul. Kezdenek megfeledkezni a fontos dolgokról, összezavarják a feladatok és megbízások sorrendjét, cserbenhagyják kollégáikat és elkésnek a randevúról. Ebben a pillanatban az ember kiválaszt egy "tudushkát" ízlése szerint, és megpróbálja szervezetet vinni az életébe. És általában eleinte sikerül. De eltelik egy kis idő, és a feladatlisták nem működnek, és az eredeti rendetlenség újra életre kel.

Miért történik ez?

A lényeg az, hogy a feladatkezelők csak egy eszköz. Amit megfelelően be kell állítani, hogy jól működjön. És itt van néhány tipp, hogyan kell csinálni.

1. Megosztás

Semmi esetre sem szabad egyetlen nagy és kis dolgaidat egyetlen nagy, hosszú listába tenni. Nincs lehangolóbb, mint a teendők listáján töprengeni több tucat bejegyzéssel. Ebben az esetben annak a valószínűsége, hogy valaha is a lista végére kerülünk, nulla. A különböző termelékenységi tanulmányok általában azt sugallják, hogy egy lapon a feladatok száma nem haladhatja meg a 7-8 darabot. Ezért különítse el a feladatlistákat kategória, projekt, téma, sürgősségi és egyéb szempontok szerint.

2. Adjon hozzá határidőket

A Parkinson-törvény szerint a munka mindig annyi időt vesz igénybe, amennyit szánunk rá. Ezért a feladatok listájának csak akkor van értelme, ha az egyes tételek mellé írjuk a hozzávetőleges végrehajtási időt. Igen, a valóságban lehetnek eltérések; igen, néhány napon a dolgok rosszul mennek, de ez a megközelítés legtöbbször működik. Miután leírta egy adott feladat elvégzésének hozzávetőleges idejét, tudat alatt arra törekszik, hogy megfeleljen annak, és ez gyökeresen megváltoztatja a játékszabályokat. Próbálja ki, és meg fog lepődni, milyen erős lehet a teendőlistája.

3. A prioritások meghatározása

Ez a pont egyszerű és egyértelmű. Elsősorban fontos ügyeket intézünk, kicsiket és nem sürgőseket - ha van időnk. Már csak az van hátra, hogy rangsorolja a listát, és tegye azt helyesen. Végül is vannak nagyon sürgős ügyek, amelyek azonban teljesen lényegtelenek az Ön számára. És ez fordítva történik. Ezért a következő prioritásokat ajánljuk Önnek:

• fontos és sürgős ügyek;
• fontos, de nem sürgős;
• sürgős, de nem túl fontos;
• nem sürgős és lényegtelen.

4. Értékeld

És az utolsó szabály ezen a listán, de nem utolsósorban az, hogy elemezni és értékelni kell a lista teljesítését. Ne törekedjen azonnal elrejteni és örökre elfelejteni a befejezett feladatot. Próbálj meg minden hét végén néhány órát, a hónap végén pedig akár egy egész napot is szánni a mérlegre. Vegye ki az áthúzott elemeket az archívumból, és értékelje, hogy mi adta a megvalósítást.

• Milyen jól és gyorsan végezte a munkáját?
• Lehetett volna jobbat csinálni, vagy talán egyáltalán nem kellett volna?
• Meddig haladtál a célod felé?
• Mit kell tenni, hogy egy lépéssel tovább léphessünk?

Miután megválaszolta ezeket és hasonló kérdéseket, a listája teljesen más jelentést kap az Ön számára. Egy egyszerű jegyzetfüzetből, „hogy ne felejtsünk el valamit”, hatékony eszközzé válik a döntéshozatalhoz, a tervezéshez és az eredmények elemzéséhez.