9 tipp, amivel gyorsabban dolgozhat a Wordben

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Még ha régóta dolgozik az MS Word-ben, és szakértőnek tartja magát, mindig még termelékenyebbé válhat.

Lehet, hogy már ismer néhány technikát. De gyakran kiderül, hogy még az igazi szakemberek is messzire mennek, és nem ismernek sok hasznos trükköt.

1. Automatikus szöveg

Ezzel a funkcióval gyorsan beírhat gyakran használt szavakat és kifejezéseket, így sok időt takaríthat meg. Ezt a tanácsot megoszthatja kollégáival, és megkönnyítheti számukra az életét.

Csak meg kell írni a dokumentumokban gyakran használt szöveget (vagy grafikát készíteni), és szükség esetén formázni. Ezután jelölje ki a szöveget, és nyomja meg az Alt + F3 billentyűt. Adjon meg egy rövid nevet (például egy rövidítést), és mentse el. A jövőben a teljes kifejezés helyett írja be a kiválasztott nevet, és nyomja meg az F3 billentyűt. Az elmentett szöveg vagy kép automatikusan megjelenik a dokumentumban.

2. Automatikus javítás

Az automatikus szöveg lerövidíti az ismétlődő szöveg írására fordított időt, de nem oldja meg az elírások és hibák problémáját. Az automatikus javítás kijavít néhány gyakori hibát. A Word ezt gépelés közben magától megteszi. És még jobb, ha saját maga adja hozzá azokat a szavakat, amelyekben gyakran vannak elírási hibák.

Például tudja, hogy mindig hiányzik a „t” az „ügynökség” szóból. Nyissa meg a beállításokat (Fájl → Beállítások → Helyesírás → Automatikus javítási beállítások a 2010-es, 2013-as, 2016-os verziókban), és írja be, hogy mit szeretne lecserélni. A következő alkalommal, amikor „t” nélkül írja be az „ügynökség” kifejezést, a Word magát a hibát javítja ki. Ugyanitt hozzáadhatja vagy eltávolíthatja az idézőjelek-mancsok idézőjelekkel való helyettesítését-karácsonyfákat, kötőjelet em-kötőjellel stb.

3. Beillesztési lehetőségek

Amikor szöveget illeszt be az internetről vagy más fájlokból, formáznia kell azt a dokumentum stílusához. Természetesen minden alkalommal választhatja a "csak szöveg" opciót, de erről valószínűleg gyakran megfeledkezik. Ilyen esetben a formázatlan beillesztést alapértelmezett beállításként állíthatja be.

Lépjen a "Fájl" → "Opciók" → "Speciális" → "Másolás, kivágás és beillesztés" menüpontba, és válassza a "Csak szöveg mentése" lehetőséget a "Beillesztés más programokból" elemben. Mostantól minden olyan dokumentumban, amelyen dolgozik, a fájlok vagy weboldalak tartalmának másolása a szövegnek megfelelően formázza azt.

4. Stílus törlése

A szövegformázás eltávolításának másik módja a stíluskezelés. Válassza ki a kívánt tartalmat, és nyomja meg a Ctrl + Szóköz billentyűket, vagy válassza a Normál lehetőséget a Kezdőlap lapon a Stílusok csoportban.

5. Együttműködés valós időben

Az Office Online az Office 365 2013-ban jelent meg. A 2016-os verzió még több funkciót kínál, például valós idejű együttműködést. Valószínűleg a legtöbb felhasználó ismeri ezt az elvet a Google Dokumentumokból.

Mentse a dokumentumot a OneDrive-ba vagy a SharePoint Online-ba. Kattintson a Megosztás gombra, és válassza ki, hogy kivel szeretne dolgozni ezen a fájlon. Küldjön meghívót a társszerzőnek, hogy a kiválasztott személyek csatlakozhassanak Önhöz. Mindenki, aki hozzáfér a dokumentumhoz, látni fogja, hogy ki milyen változtatásokat hajt végre. Így a projekteken végzett munka sokkal hatékonyabb lesz: senkinek sem kell e-mailben várnia a szerkesztésekkel és új információkkal ellátott válaszokra.

6. Sablonok

Az interneten rengeteg sablont találhat és tölthet le. Kezdheti velük, és szükség szerint szerkesztheti – sokkal gyorsabban, mint a projekt újraépítése.

7. Függelék

Az Android és iOS mobilalkalmazásban dokumentumokat hozhat létre és szerkeszthet okostelefonjáról vagy táblagépéről, valamint fájlokat tekinthet meg a felhőtárhelyről. Jobb a Word alkalmazás használata, mint más mobil szerkesztők: így biztos lehet abban, hogy ugyanaz a formázás, és mindig hozzáférhet a dokumentum legújabb verziójához - asztali programban, a Word böngésző verziójában, okostelefonon vagy tabletta.

A munkához be kell jelentkeznie a fiókjába. Ha Ön vagy szervezete rendelkezik Office 365-előfizetéssel, nem kell fizetnie az alkalmazásban.

8. Egyedi táblázatformátum

Ha gyakran formázza a táblázatokat ízlése szerint, csökkentheti a munka mennyiségét. Hozzon létre egy stílust, és adja hozzá a Táblázatstílusok csoporthoz. Ezután ebben a csoportban kattintson a jobb gombbal a kívánt stílusra, és állítsa be az alapértelmezett formátumot.

9. Nyomtasson bárhol

Ez egyesek számára furcsának tűnhet, de a legtöbb Word-felhasználó a billentyűzet nyilait használja, amikor el kell mozgatnia a kurzort, és új helyre kell írnia a dokumentumban. De ez sokkal gyorsabban megtehető - dupla kattintással. Nyisson meg egy üres lapot, és kattintson duplán bárhova a gépelés megkezdéséhez.

Most már készen áll, hogy a lehető legproduktívabb legyen a Wordben!