Hogyan lehet többet elvégezni és kevesebbet dolgozni

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

4, 5 óra alatt sokkal többet tehet, mint egy teljes nap alatt az irodában. Ma Elena Prokopets utazó író- és írónő hat érdekes tippjét közöljük kulturális leletekkel kapcsolatban.

Tegnap átléptem két határt, befejeztem három folyamatban lévő projektet az ügyfelekkel, nagy kilátásokkal kötöttem üzletet, este pedig otthon vacsoráztam a lelki társammal.

Heti 25 órát dolgozom, napi nyolc órát alszom, nincs időbeosztásom, és még mindig sokkal több dolgot tudok csinálni, mint amikor hetente több mint 60 órát az irodai asztalomhoz ragasztottam.

Messze vagyok attól, hogy emberfeletti legyek. A fent leírtak csak egy szemléltető példa.

Látod, mivel független voltam a helytől, és több mint egy évig magamnak dolgoztam, értékes leckéket kaptam a hatékonyság és a saját időmmel való gazdálkodás terén.

Az alábbiakban felsoroljuk azokat a life hackeket, amelyek nagyon egyszerűnek tűnhetnek. Ha azonban egyszer tényleg kipróbálja őket, észre fogja venni, hogy a feladatai egyre kevesebb időt vesznek igénybe.

1. Használja ki a Zeigarnik-effektust

Az agy egy tolakodó beépített funkcióval rendelkezik, amely folyamatosan emlékezteti Önt azokra a dolgokra, amelyeket befejezetlenül hagyott, és ezzel rábírja a feladat elvégzésére. Ez a Zeigarnik-effektus, amely segít a már megkezdett feladatok elvégzésében.

Nem számít, hogy tetszik-e a probléma megoldása vagy sem, tegyen legalább egy apró lépést felé.

Alkotói válsággal szembesül, és nem tud írni? Nyisson meg egy üres fájlt, és kezdjen el gépelni, amit szeretne. El kell kezdened az esküvőd tervezését? Kezdje azzal, hogy menyasszonyi csokrot keres. Holnapig marketing stratégiát kell kidolgoznia cége számára? Rögzítsen néhány ötletet videóra a kezdéshez.

Az esetek 99%-ában a végsőkig fogsz dolgozni egy feladaton.

2. Használjon eszközöket projektmenedzsmenthez (nem csak munkaesetekhez)

Agyunk nem szereti a kihívásokkal teli feladatokat. Amikor valamilyen elvont feladattal szembesül, mondjuk „találjon ki egy havi marketingkampányt”, azonnal elbátortalanodik, és inkább a könnyű dolgokat választja.

Ezért szükséges minden nagy vállalkozást néhány egyszerű, apró, megvalósítható lépésre felosztani.

Itt lépnek életbe a projektmenedzsment eszközök. Nem akarsz lemaradni egyetlen fontos lépésről sem, igaz?

Számtalan ingyenes és fizetős személyes projektmenedzsment alkalmazás létezik. A menedzsment vizuális megközelítését szeretem a legjobban.

Ami különösen nagyszerű ebben az alkalmazásban, az az, hogy az információkat úgy strukturálhatja, ahogy az eszébe jut – kapcsolatok formájában, nem pedig lineárisan. Ez azt jelenti, hogy a lineáris, lépésenkénti terv megrajzolása helyett részletes képet készíthet a projektről több, egyidejűleg vagy egymás után előforduló műveletsorral. (A gondolattérképezésről és az ehhez szükséges eszközökről itt olvashat bővebben.)

Más szóval, rajzolsz egy vizuális térképet, amely lehetővé teszi, hogy bepillantást nyerj a teljes projektbe, és segít megtenni a célodhoz vezető apró lépéseket.

Íme egy példa egy ilyen projektre:

Miért működik jól ez a vizuális megközelítés számomra (és talán neked is):

1. Mindig tudod, hogy mi legyen a következő lépés, így esélyt sem hagysz magadnak a halogatásra.
2. Egy pillantással nagy, világos képet kap a céljairól.
3. A teljes projekt megtervezése olyan egyszerű, mint papírra rajzolni (amit korábban is tettem), a terv használata pedig sokkal kényelmesebb.
4. Ha csapatban dolgozol, mindig világos lesz, hogy mi történt már és mi történik most. Ez azt jelenti, hogy kevesebb lesz a hiba és a határidők elmulasztása.

Más népszerű eszközök, amelyeket szívesen használok, a következők: Trello és.

3. Változtass a szokásaidon

Ma már könnyű információkat találni arról, hogyan lehet lépést tartani vállalkozásával, de hányan alkalmazzák ezeket a tippeket a gyakorlatban? Én is ebben a csónakban voltam.

Mindannyiunknak vannak szokásaink, és nagymértékben változtatunk rajtuk. Egy okos megoldást azonban találhatunk erre a problémára Charles Duhigg A szokás hatalma című művében. A szerző ezt a megszokás körforgásának nevezi. Röviden, a szokásnak három összetevője van: egy inger (a megszokást megelőző kiváltó ok), a megszokott viselkedés (valójában egy cselekvés megismétlése) és egy jutalom (a szokásos cselekvés végrehajtásáért kapott külső és belső jutalom).

A rossz hír az, hogy az ingereket semmiképpen nem tudod befolyásolni. A jó hír az, hogy megváltoztathatja a viselkedését.

Sok terméketlen dolog van, amit csináltam és teszek, de mindig is bűntudatom volt amiatt, hogy reggel az első dolog, hogy elkezdek posztolni a közösségi hálózatokon és a médiában. Az a bosszúság, amiért új bejegyzéseket osztasz meg a blogodon, rendben van. De tudom, hogy gyorsan belekapaszkodhatok néhány órán át tartó esztelen böngészésbe, és ez összezavarja a napomat.

A megoldás az, hogy előző este ütemezzük be, hogy mit kell tenni a hálózatokon és a médián. Állítsa be magának a pontos időpontot, amikor ezt meg kell tennie, és tegye ezt minden nap.

Ez a megközelítés minden olyan ingerre alkalmazható, amely negatív viselkedéshez vezet.

Minden alkalommal, amikor új szokásos cselekvést hajt végre, győződjön meg róla, hogy jutalmazza magát érte. Hozz létre magadnak egy rituálét, amely segít előre látni negatív viselkedéseidet, például meggondolatlan böngészést az interneten, pénzt költeni vagy édességet enni, és minden alkalommal jutalmazd meg magad valami kedvességgel, amikor ezt elkerülheted.

Ismételje meg 21 napig, amíg az új szokás meg nem ragad.

4. Használja a 90 perces szabályt

Körülbelül 50 évvel ezelőtt Nathaniel Kleitman idegtudós felfedezte, hogy testünk a nap folyamán 90 percenként csúcstól csúcsig halad. Ezt a jelenséget ultradián ritmusnak is nevezik. Egyszerűen fogalmazva, csak 90 percig lehetünk eredményesek.

Mi történik 90 perc után? Elkezdünk további üzemanyagot keresni koffein, cukorkák vagy saját stresszhormonjaink formájában: adrenalin, noradrenalin és kortizol. Ebben a pillanatban elveszítjük a fókuszt, nem gondolkodunk tisztán, és nem látjuk a teljes képet.

A tegnapi napom a következőképpen zajlott: kiértem a reptérre, és beszállás előtt 90 perccel egy kávézóban dolgoztam (nem volt Wi-Fi), repülés közben filmet néztem, és visszatértem dolgozni a Svájcból Franciaországba tartó vonaton. Hazaérve gyorsan megnéztem a postafiókomat, megvacsoráztam, és még 90 percig dolgoztam.

Ennek eredményeként mindössze 4,5 óra alatt elvégeztem a munka nagy részét, amivel korábban egy 8 órás napot töltöttem volna.

5. Állítsa be az utolsó prioritást

A Pentagon egyik vezetője zseniálisan összefoglalta ennek a tanácsnak a lényegét:

Először is készítek egy listát a prioritásokról: első, második, harmadik és így tovább. És akkor áthúzok mindent a harmadik alatt.

Ez minden napi teendőlista aranyszabálya. A harmadik utáni összes feladatot helyezze át a következő napra.

Nem tudja meghatározni, hogy melyik feladat a fontosabb?

1. Gondolja át, van-e függőség a feladatok között. Meg lehet tenni az A lépést a B lépés megtétele nélkül? Ha nem, akkor a B feladat fontosabb. Válassza ki azokat a feladatokat, amelyek befolyásolják jövőbeni sikereit.
2. Használjon döntési mátrixot.

A jobb felső sarokban mindent meg kell jelölni a "Csináld most" címkével. A nagy hatású problémákat, amelyeket nehéz megvalósítani, másokkal kell keverni, kevésbé nehéz. A kis hatású, könnyen elvégezhető feladatokat érdemes átruházni.

6. Szervezzen meg egy "repülőtéri napot"

Számomra egy szuperproduktív munkahely a repülőterek és a repülőgépek. Valójában gyakrabban részesítem előnyben a csatlakozó járatokat, mint a közvetlen járatokat (többek között legalább 100 dollárral olcsóbbak), és igyekszem minél több feladatot elvégezni azokon a napokon, amikor úton vagyok, és nem amikor otthon dolgozom.

Most hadd magyarázzam el.

Szigorúan korlátozott ideig (indulás előtt vagy beszállás előtt) és korlátozott ingyenes Wi-Fi-vel rendelkezik. Ez azt jelenti, hogy 90 percet sprintelhet, hogy eredményes maradjon.

A repülőn nincs mitől elvonni a figyelmét: a telefon ki van kapcsolva, és csak a tiszta, hatékony munka van, amit korlátozott időn belül kell elvégezni. Gyakran próbálok otthon is hasonló hangulatot teremteni: kikapcsolom az internetet, és 90 percig végzem a munkámat anélkül, hogy bármi más elterelné a figyelmemet.

Foglaljuk össze. Íme egy terv, hogy többet végezzen és kevesebbet dolgozzon:

1. Tedd meg az első lépést vállalkozásodban, és hagyd, hogy a Zeigarnik-effektus segítsen befejezni azt.
2. Használjon projektmenedzsment eszközöket, hogy tisztában legyen azzal, hogy mit kell tennie, és összpontosítson.
3. Kövesse nyomon az irritáló tényezőket, és alakítsa át pozitív szokásokká.
4. Használja a 90 perces szabályt.
5. Felsorolja a fontosabb feladatokat, és dolgozzon azokon.
6. Távolítson el mindent, ami elvonja a figyelmét. Például adjon magának egy „repülőtéri napot”.