Hogyan írjunk számokról és tényekről: részlet a "Tisztán, érthetően" című könyvből - Maxim Ilyakhov új könyvéből

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Az összehasonlítás, a forgatókönyvek és a kerekítés segít az információk egyszerű és világos bemutatásában.

Az Alpina Kiadó új könyvet ad ki Maxim Ilyakhovtól, az Írj, csökkents című bestseller szerkesztőjétől és társszerzőjétől. A Lifehacker egy részletet közöl a számok és tények bemutatásáról.

Az "Írj, vágj"-ban egyértelmű: próbálj tényeket megfogalmazni értékelések helyett. Ez egy jó alaptanács - ahelyett, hogy ráerőltené a véleményét az olvasóra, jobb, ha olyan környezetet teremt, amelyben az olvasó kialakíthatja a sajátját. Klasszikus példák:

De van egy probléma: a tiszta tények korlátozott számú esetben működnek. Ha egyszerűen mechanikusan lecseréljük a becsléseket tényekre, előfordulhat, hogy az olvasó nem ért meg minket.

Ahhoz, hogy a tényeket tartalmazó szöveg egyértelmű legyen, az olvasónak meg kell értenie, hogyan kell értelmezni a tényt, vagy összehasonlítani vele. Az olvasónak támaszponttal kell rendelkeznie ahhoz, hogy a tényt valahogy kapcsolatba tudja hozni a világról alkotott elképzelésével. Itt két trükk jöhet jól: az összehasonlítás és a szkript.

Összehasonlítás

Vannak tények és számok, amelyekkel nap mint nap találkozunk, így gond nélkül megértjük – van mihez viszonyítanunk. Például a nyolcvanas méter magas ember. Ezt mindenki tudja, mert életünkben erről beszéltünk: „Egy méter nyolcvan éves! Egészséges!"

És vannak tények, amelyek nem vonatkoznak a mindennapi életünkre vagy a munkánkra. Például, ha azt mondom, hogy egy fényképezőgép érzékenysége 128 000, akkor ez a legtöbb ember számára értelmetlen ezres. Ez tény, de nem teszi világosabbá.

Ha ilyen tényekről van szó, közvetlenül adhat az olvasónak valami összehasonlítást: "A 128 000-es maximális érzékenység 10-szer érzékenyebb, mint az előző generációs modell."

Néha sok időbe telik bevezetni az olvasót a helyzetbe, hogy megtanulja összehasonlítani a szükséges számokat. Íme egy példa a vállalati életből. Képzelje el, hogy egy nagy cég képzési osztályán dolgozik - mondjuk egy háztartási vegyi anyagokat gyártó cégnél. A képzési részleg felelős azért, hogy az alkalmazottak tudják, hogyan kell dolgozni: ismerik a termékeket, helyesen kommunikálnak az ügyfelekkel, és ne sértsék meg a biztonsági gyakorlatokat.

Éves teljesítményjelentése van az egész vállalatra vonatkozóan. Te beszélsz:

Az elmúlt évben 20 új tanfolyamot indítottunk.

Hatásos? Nem? De ez nem világos, mert nem tudjuk, hogy mennyi - 20 tanfolyam. Ha más szakokon dolgozó kollégái nem követték a képzés sorsát, akkor ez a 20 tanfolyam sem mond nekik semmit. Sok vagy kevés? Jó vagy rossz?

Ténynek tűnik, de nem ténynek…

Hogy világosabb legyen, támpontot kell adni az olvasónak: mihez képest ez a 20 tanfolyam?

Egy évvel ezelőtt még csak három területen tudták képezni munkatársainkat. Az egyik tanfolyam a termékeinkről szólt. A másik kettő a munkahelyi biztonság és egészségvédelem. Ez azt jelenti, hogy ha valamit meg kellett tanulnod a munkahelyeden, akkor saját magadnak kellett tanulnod kollégák megkérdezésével vagy a weboldalon való böngészéssel.

Az év során az összes régi képzést felülvizsgáltuk és 20 újat indítottunk. Mostantól bármilyen készséget elsajátíthat a munkához, az alapoktól kezdve

kémiát idegen nyelvekre. Ez több minden iparágunknál. Munkatársaink számára pedig ingyenes.

Az összehasonlítás különösen fontos a médiában, amikor a szerzők nagy számokról írnak. Amint több száz millióról, milliárdról és billió rubelről van szó, az olvasó számára nehéz lesz megérteni ezeket az értékeket. Neki az a 10 milliárd, az a 10 billió – csak absztrakt hatalmas pénz. Ezeket az értékeket össze kell hasonlítani valamivel. Íme egy példa a Tinkoff magazin nyugdíjról szóló cikkéből:

2017-ben Oroszország 5800 milliárd rubelt keresett olajból és gázból. Sok vagy kevés? Hogyan lehet látni…

Ezt az összeget összehasonlíthatja az Oroszországi Nyugdíjalapból származó nyugdíjak, ellátások és egyéb szociális ügyek kifizetésének összegével. Az oroszországi nyugdíjalap 8200 milliárd rubelt fizetett abban az évben – 1,4-szer többet, mint amennyit az olajból kerestünk.

De a nyugdíjat az alapból fizetjük, amibe mi magunk fizetünk be. 2017-ben 4500 milliárd rubelt gyűjtöttünk az alapban, vagyis csaknem a felét annak, ami a nyugdíjak kifizetéséhez ténylegesen szükséges. A fennmaradó 3700 milliárdot az „olajköltségvetésből” vesszük le.

Összehasonlításképpen: 2017 szerint a világ legdrágább jachtja 0,3 billió rubelbe kerül. És egy rendkívül drága óra 36 millióért 0 000 036 billió rubel. Hány órát és jachtot kell kivonni és felosztani, hogy mindenkinek legyen elég nyugdíjra?

Szkriptek

A reklámban maguk a tények nem olyan fontosak. Sokkal fontosabb, hogy a vevő mit tud kezdeni ezekkel a tényekkel. Másképp, mi hasznuk. Ez a forgatókönyv: a válasz a "Hogyan fogja ezt használni az olvasó?"

Emlékezzen a fényképezőgépünkre: mi van akkor, ha 128 000-es az érzékenysége? Tehát mi van, ha ez 10-szer több, mint a korábbi modelleknél? Mi van ezzel az ügyféllel?

ISO 128 000 mellett a kamera éles, részletgazdag képeket készít még éjszaka, utcai lámpák és gyertyafény mellett is. Ebben az üzemmódban kényelmesen fényképezhet éjszakai tájakat, tűz melletti összejöveteleket és családi ünnepeket gyertyafénynél. Alkalmas klubkoncertek és tűzijátékok felvételére.

A forgatókönyvek könnyen beírhatók az ügyfelek, mint szereplők segítségével: mit tehetnek ügyfeleink az erősségeinkkel? Hogyan viselkednek? Hogyan és mikor lépnek kapcsolatba velünk? Példák a különböző területek forgatókönyveire:

• A szálloda étterme éjjel-nappal nyitva tart, hogy vendégeink egy fárasztó repülőút után az éjszaka közepén is finom meleg ételeket rendelhessenek.
• Vegytisztítás 08:00-23:00 óra között: ügyfeleink reggel munka előtt hozzák a dolgokat, másnap munka után átveszik.
• A felszerelések kiszállítása Moszkvában két órán belül: ha a forgatás során további lencsékre vagy lámpákra van szüksége, hívjon minket, és azonnal kiküldjük a futárt.
• 6K felbontású monitor: ezen kényelmesen lehet fotó- és videófeldolgozással, szerkesztéssel vagy tervezéssel foglalkozni.
• Két független mikrofonsor segít akár 45 dB-es háttérzaj elnyomásában: kényelmesen aludhat a repülőn, vagy hallgathat zenét a vonaton anélkül, hogy a háttérzaj elterelné a figyelmét.
• A bimetál korona fém, csempe, gipszkarton, fa és beton vágására alkalmas.

Tényleg szükséges minden tényt így megrágni? Természetesen nem. Ezt két feltétellel kell megtenni: azt akarjuk, hogy ezek a tények „világítsanak” képeket az olvasó fejében; önmagukban ezek a tények nem "gyújtanak fel" semmit.

Képzelje el, hogy egy olyan cégnél dolgozunk, amely Krasznodarban köti össze az embereket az internettel (az ilyen cégeket internetszolgáltatóknak hívják). Új berendezéseket telepítettünk, és most már nem 400 megabitet, hanem két és félszer többet - 1 gigabitet - tudunk adni az internet sebességének. Számunkra ez egy technológiai áttörés, ilyen sebességgel az elsők vagyunk a városban.

Hirdetést készíthetünk az alábbi szöveggel:

A leggyorsabb internet Krasznodarban: őszinte gigabit egyenesen az Ön lakásába.

Ez a hirdetés az emberek két kategóriájában fog rezonálni: informatikusok és olyanok, akik a legdrágábbat próbálják kiválasztani maguknak. Hirdetéseket helyezünk el a "Luxus Krasnodar" magazinban és a krasznodari informatikusok fórumain. Így a megfelelő emberek fejében a megfelelő képek lesznek.

A többi emberben ez a hirdetés megdöbbenést okoz: „Miért van szükségem még gyorsabban? Nekem már minden elég gyors. Számukra ki kell találnia egy forgatókönyvet, amikor valóban szükségük van a gigabitekre. Valami ilyesmi:

Anya 4K-ban nézi a sorozatot. A gyerek 4K-ban streameli. Apa 4K-ban nézi a sportokat. A macska Skype 4K-ban. Semmi sem lassít. Így működik a K-Telecom őszinte gigabitje.

Ezt ki lehet fejezni szövegben, filmes videóban, rajzolni egy diagramot. A legfontosabb dolog az, hogy az emberekkel közöljük a forgatókönyvet, amikor egy ilyen kapcsolati sebesség hasznos lesz számukra.

Kerekítés az egyértelműség kedvéért

Néha olyan számokkal kell dolgoznia, mint a 32, 5%, 26, 9%, 14 perc, 28 perc, 248 010 rubel és hasonlók. A probléma az, hogy az ilyen számokat nehéz megfejteni. Az olvasónak látnia kell a számot, számjegyekre kell bontania, elolvasnia, össze kell hasonlítania valamivel - és talán csak akkor fogja megérteni.

Ha ez nem pénzügyi kimutatás, hanem csak egy cikk a helyzet megértéséhez, hasznos az ilyen számokat a legközelebbi egyértelmű jelölésre kerekíteni:

32, 5%; 34%	harmadik, minden harmadik, minden harmadik
24, 9%; 26, 1%	negyedévben, minden negyedikben, minden negyedikben
18%; 22%	ötödik rész, minden ötödik
14 perc; 17 perc	negyedóra
28 perc; 32 perc	fél óra
56 perc	óra
248 420	negyedmillió
510 801	félmillió
1 495 430	másfél millió
985 784 090	milliárd, ezermillió

Itt a számot a legközelebbi szóbeli megjelölésre kerekítjük: minden ötödik, negyed, harmadik, fél, háromnegyed és hasonlók. Feláldozzuk a matematikai pontosságot, de nyerünk az egyértelműségben: a „milliárdot” sokkal könnyebb megjegyezni, mint a „985-valami milliót”.

Hogy mennyit szabad kerekíteni, az vitatható kérdés, és az olvasó feladatától függ. Például egy népszerű pénzügyi magazinban így kerekíthetem:

Ez volt. A cég részvényét ezen a napon 109,79 dollárért adták el, és a teljes kapitalizáció rekordot ért el, 10 019 818 681 dollárt.

Azzá vált. A társaság részvényeit aznap közel 110 dollárért adták el, és a teljes kapitalizáció elérte a 10 billió rekordot. Ez több, mint az iparág összes többi vállalatának részesedése együttvéve.

De ha a magazin a szakembereknek szól, ahol az emberek ellenőrzik az idézeteket és elemzéseket olvasnak, akkor már nem szórnék a számokat.

Vagy írok egy történetet egy milánói utazásról egy fontos ügyben. Történt, hogy az utazás összes eseményét percre pontossággal rögzítettem, így a következő sorok vannak a jegyzeteimben:

Vonat a repülőtérről a központi pályaudvarra: 1 óra 09 perc. Taxi sorban állás: 11 perc. Az út az ilyen-olyan térre: 8 perc.

A szövegben ezekkel a tényekkel nem bombázom az olvasót. Sokkal egyszerűbben írom le:

Vonattal egy óra alatt eljuthat a repülőtérről a milánói vasútállomásra. Több megállással megy, nem a legtisztábbak az autók, és más a kontingens, úgyhogy figyeljetek a dolgokra.

Amikor megérkezik az állomásra, menjen ki a térre, és kövesse a táblákat a taxihoz - ott tíz percet kell sorban állnia, de hivatalos, tiszta és biztonságos autóba száll be. Másfél órába telt, míg a reptérről eljutottam az ilyen-olyan térre.

Nem a legérdekesebb történet, de a kerekítésnek köszönhetően érthető. Egy óra, fél óra, tíz perc, másfél óra – ezekkel az értékekkel könnyű dolgozni.

Könnyítse meg az olvasó számára.

A könyvet a kommunikációnak szentelték – a gondolatok és ötletek közvetítésének művészetét a közönség felé. Maxim Ilyakhov elmondja, hogyan lehet ráhangolni az olvasót az információ érzékelésére, és hogyan lehet egy unalmas szöveget izgalmassá tenni, hogyan kell példákat, analógiákat és metaforákat, valamint diagramokat és illusztrációkat használni. Az „egyértelmű, érthető” nagyon hasznos lesz mindenkinek, aki leveleket ír, prezentációkat készít, értékesít és oktat.