Miért nincs elég idő és energia a legfontosabb dolgokra, és mit tegyünk ellene

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

A sürgősségi csapda a hibás. Kitaláljuk, hogyan működik, és hogyan ne menjünk bele.

Hányszor vetted észre egy nehéz, mozgalmas nap végén, hogy úgy tűnt, sok órán keresztül pörögtél, mint egy mókus a kerékben, és sok problémát megoldottál, de nem szenteltél időt igazán fontos projektekre? Hányszor ígérted meg magadnak, hogy olyan személyes ügyekkel foglalkozol, amelyek fontosak számodra: sport, kreativitás, tanulás, de hónapokig el sem tudtad kezdeni? Ha ez megtörtént veled, akkor a legtöbb emberhez hasonlóan te is beleestél a sürgősség csapdájába.

Mi az a sürgősségi csapda

A Johns Hopkins University School of Business kutatása kimutatta, hogy gyakran felhagyunk az érdekes és fontos feladatokkal a sürgős feladatok helyett. És a szó szoros értelmében hajlamosak vagyunk jelentős projekteket későbbre halasztani, mindenekelőtt olyanokat vállalni, amelyeket, ahogy nekünk úgy tűnik, most kell elvégezni.

Ezt hívják sürgősségi csapdának. Stresszhez, érzelmi kimerültséghez és – furcsa módon – pénzvesztéshez vezet. A kutatók azt találták, hogy hajlamosak vagyunk elvállalni egy sürgősebbnek tűnő feladatot, még akkor is, ha kevesebbet fizetünk érte, mint egy puhább határidővel. Ez több okból is előfordul.

Miért esünk a sürgősségi csapdába

1. Szenvedünk, ha nem tudjuk teljesíteni a feladatot

Ezt még 1927-ben derítették ki, majd nem egyszer beigazolódott: az emberek kényelmetlenül érzik magukat, ha egy befejezetlen ügy lóg rájuk. A gondolkodásnak ezt a sajátosságát Zeigarnik-effektusnak nevezték. És mivel a sürgős feladatok általában elég kicsik és nem igényelnek sok időt, nem halaszthatjuk el őket, mert akkor a teendők listáján a következő tétel nem lesz áthúzva. Mi pedig ragaszkodunk ezekhez az apró feladatokhoz, egyenként oldjuk meg őket, és nem tudjuk abbahagyni. Mint egy csomag chipsnél: amíg meg nem eszel mindent, addig nem fogsz megnyugodni.

2. Egy alagútban ragadunk, és nem látunk semmit a környéken

Vagyis olyannyira elárasztanak bennünket a rövid távú ügyek, hogy szó szerint nem tudunk kilélegezni, kívülről nézni az időbeosztásunkat, és felmérni, mi az igazán fontos és mi nem. Ez a helyzet az alagútlátáshoz hasonlítható: nem a teljes képet látjuk, csak egy töredéket, amely jelenleg a figyelmünk középpontjában van.

3. Nem tudjuk megfelelően megszervezni a munkanapot

Ha a folyamatok hibakeresése nem az Ön hibájából vagy a menedzsment hibájából történik, a rutinfeladatok szó szerint időt és erőfeszítést igényelnek. Tegyük fel, hogy túl lusta ahhoz, hogy sablonokat készítsen dokumentumokhoz és levelekhez – és minden alkalommal, amikor sok értékes órát tölt a dokumentációval vagy a beérkező levelekkel. Vagy a projektmenedzsere nem állapodott meg az ügyféllel, hogy egyszerre hajtsa végre az összes szerkesztést, és számtalanszor el kell terelnie az új megjegyzésektől.

4. Úgy tűnik számunkra, hogy ha figyelmen kívül hagyunk egy sürgős feladatot, katasztrófa történik

Jön egy gonosz vezető vagy kliens és sokat káromkodik, megfosztanak tőled a pénzt, földre omlik az ég, mind meghalunk.

Mindezen értesítések az új üzenetekről, hívásokról, szerkesztésekről, további apró megrendelésekről azt az illúziót keltik, hogy nem halogathatók. Bár valójában nincs is olyan sok igazán égető feladat.

Hogyan kerüljük el, hogy csapdába essen a sürgősség

1. Kezdje a napot fontos és nem sürgős feladatokkal

A klasszikus időgazdálkodási könyvek szerint az első dolog, hogy "egye meg a békát". Vagyis egy apró és nem túl kellemes feladat elvégzése. Ebben a megközelítésben van logika: egy nehéz hívás kezdeményezése vagy unalmas levelek megválaszolása után nyerőnek érezzük magunkat, és egyre inkább más dolgokba kezdünk.

De fennáll a veszélye, hogy az első "békát" követi a második, majd a harmadik, a negyedik… És most este van, a "békákat" mérhetetlenül megették, de a kezek nem értek el az igazán fontoshoz feladatokat. Ezért megpróbálhatod az ellenkezőjét: kezdd a napot azzal, ami fontosabb, de nem sürgős, és csak ezután térj át erre a rengeteg apró feladatra.

2. Tanulj meg szünetet tartani

Ne rohanjon azonnal válaszolni az új üzenetekre, és ne hajtson végre bármilyen kisebb megbízást és kérést. Lélegezz be és ki, és értékeld, hogy ez valóban sürgős. Ha a feladat szenved, halassza el a nagyobb és értékesebb projekt előtérbe helyezésével.

3. Próbáljon blokkokban dolgozni

Tegyük fel, hogy fontos feladatokra 40 perc, sürgős feladatokra 15 perc. Állítson be egy időzítőt, hogy a kis rutin ne szívjon túl sokat, és amint sípol, térjen vissza a nagy dolgokhoz. Valószínűleg egy hívás vagy levél várni tud a következő 40 percig.

4. Kombináld a dolgokat

Sok apróságot el lehet végezni, miközben metrózol, sorban állsz a postán, vársz egy gyereket rajzóráról. Nem valószínű, hogy ilyen pillanatokban egy szakdolgozatba, egy könyvbe, egy jelentésbe vagy egy tervbe fogni lehet, de az üzenetekre gyorsan válaszolni, néhány űrlapot kitölteni, kisebb szerkesztéseket végrehajtani.

5. Ne feledje, hogy a sürgős feladatok soha nem érnek véget

Nagyon nagy tévedés azt gondolni, hogy most gyorsan letakarítod ezt a rutint: kérj időpontot orvoshoz, válaszolj a levelekre, rendelj gyermekednek új tornacipőt, tölts ki bejelentőlapot - majd könnyed szívvel fontos munkával és személyes projektekkel fog foglalkozni: frissítse portfólióját és önéletrajzát, olvasson könyvet idegen nyelven, keressen információkat a kutatáshoz. Jaj, ez nem így lesz. A kis dolgok továbbra is rád fognak esni, amíg át nem veszed az irányítást.