Hogyan automatizálható a levelezéssel végzett munka, és ne szenvedjen több száz bejövő üzenettől

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Ezekkel az eszközökkel a lehető legkényelmesebben testreszabhatja e-mail kliensét.

Túl sok a levél

Statisztikailag egy átlagos irodai dolgozó körülbelül 47 000 e-mail órát tölt el karrierje során. Ez csak bosszantó időpocsékolásnak tűnhet, de a valóságban sokkal többről van szó.

Az emberek nagyon stresszesek, amikor látszólag nyomasztó feladatokkal kell szembenézniük. Ilyen például egy zsúfolt postafiók.

Az e-mailek túlterheltsége miatt gyakran úgy érzi, hogy feladat előtt áll, de nincs elég idő vagy erőforrás a kezdéshez. Ha csak az újonnan érkezők tömegét nézzük, az magas vérnyomást, pulzusszámot és kortizol (stresszhormon) szintet okozhat.

Mit kell tenni ellene

Ha az Outlook, a Yahoo, a Thunderbird vagy más szolgáltatásban használ e-mailt, számos erőforrás áll rendelkezésre az e-mailek áramlásának automatizálására. Az InboxZero, a Mailstrom és a Unified Inbox a legtöbb e-mail klienssel működik.

InboxZero

Ez egy ingyenes program Android, iOS, macOS és Windows számára. Mobilkliensek csak számos európai országban érhetők el, de a PC-s verziót mindenki letöltheti. Az InboxZero segít kezelni a fontos e-maileket, és megszabadulni azoktól, amelyek nem sokat számítanak. Ennek a platformnak az egyik legcsodálatosabb funkciója a "Pihenési mód", amely lehetővé teszi, hogy automatikusan e-mailt küldjön a névjegyeknek, jelezve, hogy mikor nem elérhető, és mikor léphetnek kapcsolatba Önnel legközelebb.

Mailstrom

Ez a szolgáltatás lehetővé teszi postafiókja tartalmának elemzését és az üzenetek tetszőleges szempont szerinti rendezését. Hasonlóképpen azonnal válaszolhat egy közös tárgy, feladó, idő vagy más paraméter által egyesített levélcsoportra. A felhasználók szeretik ezt a platformot, mert egyszerre több tucat vagy akár több száz e-maillel is dolgozhat.

Mailbird

Sokan naponta több e-mail fiókot használnak. Ez lehet munkahelyi és személyes e-mail, vagy akár két vagy három munkahelyi fiók is. Több postafiók egyidejű kezelésére a legjobb eszköz a Windows Mailbird szolgáltatása. Lehetővé teszi, hogy egy helyen tekintse meg az összes beérkezett e-mailt.

Bővítmények és szűrők a Gmailhez

Speciális bővítményeket és szűrőket használhat, amelyek javíthatják a bejövő e-mailek áramlásának szabályozását. A legjobbak közül néhány a SaneBox, az Unroll. Me és a BatchedInbox.

SaneBox

A SaneBox célja, hogy az e-maileket fontossági sorrendbe állítsa. A bővítmény a kívánt üzeneteket a fő beérkező levelek mappájában hagyja, és az összes másodlagos postafiókot külön mappába rendezi. E lépések után e-mailt fog kapni, amely elmagyarázza, hogy pontosan mit irányítottak át.

Unroll. Me

A felhasználói adatok kiszivárogtatási botránya ellenére az Unroll. Me továbbra is meglehetősen népszerű postafiók-kezelő rendszer. Fő jellemzője az összes előfizetés napi kivonatba foglalása. Ez a csoportosítás időt takarít meg, ugyanakkor semmit sem veszít szem elől. Ha szükséges, egy kattintással leiratkozhat a felesleges levelekről.

Beérkező levelek szüneteltetése

Ez a bővítmény lehetővé teszi annak eldöntését, hogy mikor kapjon üzenetet, és mikor nem. Ha a szüneteltetés engedélyezve van, beállíthatja a kommunikációt az üzenetrögzítővel, hogy minden kapcsolattartója tudatában legyen a levélfogadás ütemezésének aktiválásának. Ha szükséges, beállíthatja a betűk megjelenítését ütemezetten.

Szűrők

Ne felejtse el a Google spamszűrőit, amelyek lehetővé teszik a parancsikonok hozzárendelésének automatizálását, a levelek archiválását, törlését, továbbítását és egyéb műveleteket. a Gmail keresősávjának legördülő menüjében. A lefelé mutató nyílra kattintás után meg kell adni a kritériumokat, kereséssel ellenőrizni kell azok pontosságát, majd rá kell kattintani a szűrő létrehozására szolgáló hivatkozásra, amely ugyanezen legördülő menü jobb alsó sarkában jelenik meg.

Ezen megoldások mindegyike a többi eszköztől függetlenül működik, lehetővé téve a bejövő levelek intelligens összegyűjtését, elemzését és rendezését. A maximális hatékonyság csak több szolgáltatás kombinálásával érhető el.