"0 bejövő" - egyértelmű rendszer a nulla bejövő üzenetek megőrzésére

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

A cikk elolvasásával te leszel az e-mailek királya. Őszintén.

Sokak számára az e-mail még mindig vitathatatlan munkaeszköz és napi szenvedés. Valakinek hét bejövő levele van, és most gyorsan kiválogatja őket. Valakinek van 46 bejövő, de azt is egy nap alatt gereblyézi, mert megszokta. Minden személy számára van egy bizonyos küszöb a bejövő e-mailek napi számára vonatkozóan, amellyel megbirkózik anélkül, hogy késlelteti a másnapi feldolgozást, és ennek megfelelően anélkül, hogy elakadásokat hozna létre az e-mail fiókban. Ezt a küszöböt nevezheti "természetesnek".

Ha több e-mail van, mint amennyit egy személy feldolgozni tud, akkor módosítania kell az e-mailek kezelésével kapcsolatos megközelítést. Ez a küszöböt az adott esetben szükséges értékre emeli. Napi 100 e-mailt kell kezelnie? Ez azt jelenti, hogy 100-at is megtehet, csak használja a megfelelő módszert a levelezéshez. Melyik? Most elmondjuk.

Az egyetlen mutató, hogy egy személy képes kezelni a leveleket, a nulla bejövő levél a munkanap végén. A bejövő üzenetek kompetens feldolgozásának alapelve az, hogy megértsük, milyen levél van Ön előtt. Először meg kell tanulnia, hogyan kell egyértelműen osztályozni a betűket, és tudnia kell, mit kell tennie az egyes típusokkal.

Minden bejövő e-mail hét kategóriába sorolható:

1. Nem kell válaszolni, nem kell olvasni. Az ilyen leveleknek két módja van: archiválás vagy törlés. Ha újabb hírlevelet kap, amelyet soha nem olvas, akkor tegyen magának egy szívességet - iratkozzon le. Egy akció cserébe azért, hogy a jövőben több tucat ilyen e-mailtől megszabaduljon. Szeretnénk megtanulni, hogyan lehet megbirkózni a levelek áramlásával egy nap alatt? A kisebb áramlás könnyebben kezelhető. Ne félj lemaradni valami fontosról. Az igazán szükséges információk más módon jutnak el hozzád, és legalább egyszer felbukkannak előtted.
2. Csatolt fájlokkal. Ezek lehetnek értesítések arról, hogy fizetni kell valamiért, vagy információk a jelenlegi vagy jövőbeni munkához. Hasznos külön mappákat létrehozni az ilyen levelekhez, de fanatizmus nélkül. Túl sok mappa? Egyszerűsítsd. Ahhoz, hogy később megtalálja azt, amire szüksége van, nem ezer mappára van szüksége, hanem a levelező kereső funkcióinak használatára.
3. Válaszoljon tetszés szerint. A válasz nem kötelező, de néha az udvariasság hasznos. Itt kizárólag a helyzetnek megfelelően járjon el.
4. Ismerkedési idővel. Érdekes olvasni, de nem szükséges. Próbálja meg a lehető legtöbb e-mailt ebbe és az előző kategóriába sorolni. Ez a hatékony levélkezelés kulcsa.
5. Ma válaszolnom kell. Itt minden egyszerű: vegye fel és válaszoljon vagy most, ha valami nagyon sürgős, vagy a munkanap végén.
6. Válaszolnom kell, de nem ma. Az e-mail szépsége abban rejlik, hogy nem chat vagy telefon. Senki nem vár és nem is várhat azonnali választ e-mailben, ha ez nem szerepel a levél fejlécében. Ha egy adott nap van megjelölve a válaszadás határidejeként, vagy Ön maga tudja és érti, hogy mennyi ideig kell válaszolnia, akkor helyezze el az ilyen leveleket a megfelelő mappába. Például: „Válasz hétfőn”, „Válasz kedden” és így tovább. Most készítsen magának egy ellenőrzőlistát, amely tartalmazza a „Reggel, a mai napra halasztott levelek feldolgozása” elemet. Vannak speciális automatizálási eszközök is ilyen célokra: Gmailhez, ill.
7. Érthetetlen levél. Vannak betűk, amelyeket nehéz kategorizálni. Ne gyötörje magát elmélkedésekkel, és egyezzen meg önmagával, hogy az ilyen leveleket a fent felsorolt kategóriák valamelyikébe sorolja.

Ezen besorolás alapján szükségünk van mappákra a 2., 3., 4. és 6. kategóriához.

A hatékony e-mail-feldolgozás szabályai

• Szánjon rá 30 percet a munkanapja végén, hogy a beérkező levelek száma nullára csökkenjen. Ez hatékonyabb, mintha minden e-mailre azonnal válaszolna. Az emberek nem végeznek több feladatot. Kevesebb zavaró tényező és váltás, nagyobb hatékonyság.
• Mi a teendő a sürgős e-mailekkel? Állítson be egy időközt, amelyen belül a nap folyamán ellenőrizze a beérkező leveleket. Például óránként egyszer. Nézze meg a beérkező levelek mappájában a sürgős fontos e-maileket, és ha nincsenek, menjen vissza dolgozni. Emlékezzen a levél előnyére: nem az azonnali kommunikáció eszköze. Előfordulhat, hogy az egyik nem sürgős e-mailben említett probléma az Ön részvétele nélkül is megoldódik a nap végére, vagy a nap végére több információt kap, amely lehetővé teszi a probléma gyorsabb megoldását és hatékonyabban.
• Ha nem ellenőrzi a leveleit, tartsa zárva a levelezőt. Értesítések kikapcsolása. Kímélje meg magát a bejövő levelek számának zavaró elmélkedésétől. Most van egy másik munkája, és még nem jött el a postázás ideje. Ha kétségei vannak ennek a megközelítésnek a helyességét illetően, ne feledje: Ön nem atomerőműben tartózkodik, de még ha ott is tartózkodott, akkor sem értesült volna e-mailben a reaktor túlmelegedéséről.
• Használja a késztetést, hogy időben fejezze be a munkanapját, hogy felgyorsítsa a levelek feldolgozását. Éppen ezért ajánlatos a beérkező leveleket a nap végén nullára szétszedni. 30 perced van, és gyorsan túl szeretnél lenni rajta. Alapvetően egyfajta játéknak bizonyul, de az e-mailek feldolgozását is céltudatosan elgamfikálhatja.
• Legyen rövid és lényegre törő.
• Légy pozitív és barátságos. Az e-mailek kapcsolatokat építhetnek és rombolhatnak. Az igazán fontos kérdések megoldása helyett olykor belesimulnak abba a kísérletbe, hogy az ellenfelet a lehető legkényesebben és burkoltan idiótának nevezzék, és erre épül az egész szöveg. Nincs abban semmi különös, ha a levél szövegében egy kis kellemes mondattal fejezi ki pozitív hozzáállását a címzetthez. Vissza fog térni hozzád a barátságod, sokkal tartalmasabb és hatékonyabb lesz a levelezésed.
• A betűket fordított sorrendben kell gereblyézni. És csak úgy. Logikusabbnak tűnik a régebbi levelekkel kezdeni, de célunk a nulla postafiók, ami azt jelenti, hogy a munkanap végére még a legelső beérkezett levélig is eljutunk. Ha elkényezteti magát, és a ma kapott utolsó leveleit holnapra hagyja, akkor az egész technika leáll. Miért akarsz egyáltalán megtanulni jó levelezést, ha nem tartasz be egy alapvető szabályt? Dolgozz tovább, mint korábban, és szenvedj.
• Csak a szükséges leveleket nyissa meg, a többit elküldi az archívumba vagy törlésre. Túlhasználjuk az előfizetéseket a felesleges dolgokra (a Lifehacker előfizetés éppen ellenkezőleg, nagyon szükséges), és ennek eredményeként több információhoz jutunk, mint amennyit el tudunk olvasni. Hogyan lehet megkülönböztetni a kívánt betűket? Van egy egyszerű, de nagyon hatékony szabály: csak azokat a leveleket nyissa meg, amelyek egy adott személynek szólnak személyesen. A többi - a helyzetnek megfelelően a cikk elején leírt kategóriák egyikében.
• Hozzon létre sablonokat. Gyakran az e-mailekre adott válaszok meglehetősen szabványosak, vagyis ugyanazt írod. Észrevetted, hogy gyakran írod ezt a kifejezést? Készítsen sablont a gyors másolás-beillesztéshez, vagy hozza létre magában a levelezőszolgáltatásban.
• Ha a levelet feldolgozták, és még van idő, akkor racionálisan kell használni. A 3-as, 4-es és 6-os betűk kategóriájába megyünk, és ott rendet rakunk.

Ez az oktatóanyag, amely a helyes rendezésen alapul, amint láthatja, nagyszerűen kiegészíti Jeff Weiner, a LinkedIn vezérigazgatójának általánosabb e-mail-tippjeit. Ne hagyja ki Leo Babauta 10 e-mail-tippjét sem. Valójában számos további módja van annak, hogy a legtöbbet hozza ki e-mailjéből. Próbálja ki az Önre vonatkozó technikákat, elemezze az eredményeket, és ne felejtse el meghagyni a megjegyzésekben saját tippjeit az e-mailezés hatékonyságának javításához.