2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59
– Olyan vagy, mint Julius Caesar – három dolgot csinálsz egyszerre! - megszoktuk, hogy csodáljuk azokat az embereket, akik mindent egyszerre csinálnak. Igaz, a többfeladatos munka jobban fáj nekünk, mint amennyi segít. Hogyan akadályozza meg a késztetés, hogy egyszerre dolgozzunk minden projekten, és hogyan lehet elintézni a dolgokat, amikor nincs elég idő mindenre – mondja Ben Slater, a HR tudományos megközelítését népszerűsítő Seed marketing- és értékesítési igazgatója.
Hány böngészőlapod van? Épp most? Több mint tíz, azt hiszem. Talán húsz. Némelyik kutatási célt szolgál, van, amelyik segít a kollégákkal és ügyfelekkel való kapcsolattartásban, mások pedig szórakozásra nyitottak, miközben senki sem látja. Nem számít, miért van szüksége ezekre a lapokra – továbbra sem segítenek. Többé nem ülhetünk le és csinálhatunk egy dolgot. Bevallom, én magam, miközben ezt a bejegyzést írtam, megnéztem a leveleimet és válaszoltam a tweetekre.
Ezer feladat között váltogatva úgy érezzük, nincs egy pillanat a pihenésre. Aztán arra gondolunk, hogy ma egy újabb rossz nap volt: borzasztóan elfoglaltak voltunk, és nem volt időnk semmire. Az este azonban nem jobb. A tévé képernyőjét nézegetve eszünk, könyvet olvasunk, rádiót hallgatunk. Ki akadályoz meg abban, hogy leülj és egyetlen dologra koncentrálj?
Folyamatosan elvonjuk a figyelmünket a fő céltól, ami önmagában rossz. De most több bizonyíték van arra, hogy a többfeladatos munka káros az agyunkra. Félelmetesen hangzik. Úgy tűnik, itt az ideje, hogy megpróbáljon más üzemmódban dolgozni.
Miért csinálunk mindent egyszerre
Mi a válasz? Mert nincs más út.
A technológiákat azért találták ki, hogy az életet egyszerűvé és gyorssá tegyék. Az okostelefonok, akárcsak a svájci kések, minden területen mindent megtesznek, a hétvégi tervektől a gitárhangolásig. Ha minden lépéshez kitalálnak egy alkalmazást, nehéz nem minden másodpercben használni őket. Elmentél a szupermarketbe? Miért ne készíthetne bevásárlólistát egy népszerű podcast meghallgatásával? A barátaiddal mész ebédelni? Tedd közzé a Facebookon, hogy más is felhúzza!
Amit a tudomány mond
A tudomány tudja, miért szeretünk egyszerre több feladatot elvégezni.
Miért szép
A saját agyunk becsap minket! Mert szereti, ha állítólag torokig elfoglaltak vagyunk. Kutatások szerint a multitasking dopamin, a boldogsághormon felszabadulásához vezet. A kemény munkáért jutalmat kell kapnunk!
Minket, mint a szarkalakat, könnyen elvonja a figyelmünk mindentől, ami új, fényes és fényes. És ettől leginkább az agynak a koncentrációért felelős része szenved.
Az örömközpontok akkor aktiválódnak, amikor a feladatok között váltunk. Csak rá kell nézni egy új levélre a postaládában, egy figyelmeztetésre a közösségi hálón – egy kis adag örömhormon azonnal bekerül a véráramba. Persze ilyen körülmények között könnyen el lehet terelni a figyelmet.
Miért rossz
Mert stresszt vált ki. Kimutatták, hogy a multitasking egy másik anyag, a kortizol, egy stresszhormon fokozott termelését idézi elő, amely a mentális teljesítménytől az izomsűrűségig mindenre hatással van. Ha gyakran elzavarodik, búcsút inthet a nehezen megszerzett sajtókockáknak. Nem tetszik a perspektíva? Nem tud válaszolni ezekre az üzenetekre, ez minden?
Nem, ez nem elég. A tudósok azt mondják, hogy a többfeladatos munkavégzés képessége megzavarja a dolgokat, és körülbelül 10 ponttal csökkenti az IQ-t. Tudja, hogy vannak olvasatlan e-mailjei, ami azt jelenti, hogy a termelékenysége már csökkent.
A következmények nagyságának megértéséhez vegyünk csak egy példát. A növényi gyógyszerekről ismert, hogy csökkentik a gondolkodási képességet. Nos, a multitasking negatív hatása az agy kognitív funkcióira még erősebb.
Caesar tehette, hát én is tudom
Ha folyamatosan dolgozol, egyik tevékenységről a másikra váltva, kialakulhat benned szokásod, és szakértővé válhatsz a multitaskingban. És megtanulja, hogyan kell azonnal szűrni az összes információt, hogy termelékenységi zsenivé váljon. A két állítás közül melyik igaz?
Egyik sem. A kutatók szerint a "többoldalas felhasználók" sokkal kevésbé orientálódnak az információáramlásban, és nem tudják gyorsan elkülöníteni a fontos információkat a szeméttől. Van néhány elszigetelt példa olyan emberekre, akik mindent egyszerre tudnak csinálni, de ezek kivételek, nem szabály.
Ami a legjobban elvonja a figyelmünket
Mi késztet leggyakrabban a munkától való elszakadásra?
Számomra a legnagyobb rossz az új levelek végtelen áradata. Szerintem sokan szembesülnek ezzel. A barátok és a kollégák is panaszkodnak a bejövő üzenetekre. Hiszünk abban, hogy minden levélre válaszolni kell, de ha ezt megtesszük, akkor nem marad idő másra.
Az üzenetek olyan szilárdan be vannak ágyazva a munkafolyamatba, hogy sokan azon vannak, hogy ne legyenek olvasatlan üzenetek a beérkező leveleikben. És amikor a számláló nullát mutat, olyan érzésünk van, mintha megtaláltuk volna a digitális világ Szent Grálját.
Akárhány új üzenet van a postaládában, zavarnak bennünket. És ezért:
1. Azonnali választ várnak tőlünk
A válasz megírása és elküldése időbe telik. Erre a másodikra nem kell válaszolnia, könnyen elhalaszthatja a levelet addig a pillanatig, amikor készen áll arra, hogy foglalkozzon vele.
Mindig elérhető közelségben vagyunk. Irodán kívül? Nos, megtekintheti leveleit okostelefonja vagy táblagépe segítségével. Mi állhat az útba?
A lakosság elvárásai határozzák meg, mit kell válaszolnunk. Nem akarjuk feldúlni a feladót. Egy levelezési beépülő modult használok, amely lehetővé teszi számomra, hogy megnézzem, mikor nyitják meg a címzettek az üzeneteimet. És bár ellenzem az azonnali e-mail-választ, nehéz megszabadulni attól a bosszúságtól, amikor valaki elolvas egy e-mailt, de nem siet válaszolni.
2. Bárki írhat
Nem valószínű, hogy hagyományos levélben küldjön levelet olyan személynek, akit nem ismer.
De az e-mailekhez való hozzáállásunk más. Habozás nélkül megtudjuk valakinek az e-mail címét. Ha megkapjuk, a vadászati szezont már nyitottnak tekinthetjük. Az e-mail üzenetek annyira személytelenek, hogy e-mailek százait küldhetjük el teljesen idegeneknek.
A dobozok tele vannak hideg üzenetekkel. Értékes perceket vesztegetünk azzal, hogy kiszűrjük őket az archívumba és a kukába küldve. A legjobban az frusztrál, hogy az ilyen hírleveleket kiküldők szinte semmilyen választ nem kapnak rájuk. Nincs értelme egy csipetnyi személyre szabott levelet küldeni, az emberek olvasás nélkül is törlik őket.
3. A levelek azonnali döntésekre kényszerítenek
Amíg a levelek között gázolunk, sok döntést kell meghoznunk, és ez a folyamat nagyon megterhelő az agy számára. Minden erőnket a figyelem tárgyainak állandó változásába fektetve energiát és üzemanyagot fordítunk az agy eszeveszett munkájára, majd fáradtnak és kimerültnek érezzük magunkat.
Még a népszerű e-mail-kezelő alkalmazások sem vesztegetik az időt a levelek elemzésével, és nem teszik szükségessé, hogy állandóan döntsön: azonnal válaszoljon vagy holnapra halassza?
Hogyan hagyjuk abba az időpazarlást és legyünk produktívabbak
Ha olyan univerzális tanácsot vár tőlem, amely azonnal megold minden problémát, akkor csalódnom kell. Nincs kész megoldás, de vannak taktikák, amelyeket követni kell, hogy elkerüljük a többfeladatos munkát, és hatékonyabbak legyünk.
1. Tervezd meg a dolgokat este
Nem nyitottam meg neked Amerikát, de ez a módszer működik. Ha este tíz percet tölt a másnapi legfontosabb feladatok listájának megírásával, segít a munkára összpontosítani.
Sorolja fel azokat a dolgokat, amelyeket holnap el kell végeznie, és csak azután kezdje el ellenőrizni a leveleit és üzeneteit, hogy a listán szereplő összes elemet kitöltötte.
2. Használja a "paradicsom" időgazdálkodási technikát
Én magam használom, nagyon meg vagyok vele elégedve. Ez az olasz Francesco Cirillo időgazdálkodási technikája az 1980-as évek végén.
Oszd fel a munkanapodat több 25 perces intenzív, megerőltető munkaidőszakra, köztük öt perc pihenővel. A módszer azon a hipotézisen alapul, hogy a gyakori szünetek serkentik a szellemi tevékenységet.
25 perces részeket használok az estére ütemezett főbb feladatok elvégzésére. A szünetekben pedig átváltok a levelek elemzésére és az értesítések ellenőrzésére.
Nagyon ajánlom, hogy adjanak zöld utat ennek a technikának. Akár egy vicces paradicsom alakú időzítőt is vásárolhat, amellyel mérheti az aktivitási és pihenési időszakokat.
3. Az ütemezésben jelöljön ki egy különleges időpontot a postára
Én magam más módszereket is használok, de sok szakértő azt tanácsolja, hogy az ütemtervben külön időpontot vegyen fel a levelezés rendezésére.
Jelöljön ki egy sort a naplójában, hogy a nap egy részét e-mailek olvasására, tweetekre és üzenetekre való válaszadásra fordítsa, és ez idő alatt csak a leveleket nyissa meg. Kapcsolja ki az értesítéseket az okostelefonon és a böngészőben, hogy betartsa ezt a szabályt, még akkor is, ha attól tart, hogy véletlenül lemarad egy sürgős e-mail.
Eredmények
Senkit sem hibáztathatunk azért, hogy annyi mindent kell egyszerre csinálnunk. Nem könnyű rákényszeríteni magát, hogy figyelmen kívül hagyja a bejövő üzeneteket, és abbahagyja az egyik feladatról a másikra való ugrást.
Minden küldött üzenetünk segít abban, hogy egy kanállal elfogyaszd a boldogsághormonokat, és elégedettség érzésével tölt el, amikor úgy tűnik, hogy ennyire szervezettek és felelősségteljesek vagyunk. Az igazság más: egyszerűen eltereljük a figyelmünket a fontos dologról.
Nagyon nehéz megállítani. De szeretek csak a munkára koncentrálni. Próbálja ki az általam javasolt módszerek egyikét, és hasonlítsa össze a termelékenységét előtte és utána.
P. S. Zenét hallgathatsz
Ne aggódjon, nem kell bezárnia az iTunes-t! Az agy egyes részei felelősek a zenehallgatásért, tevékenységük nem esik keresztbe az Ön munkájával, ami azt jelenti, hogy nem csökkenti a termelékenységet.
Mit csinálsz, hogy ne vonják el a figyelmedet az apróságok?
Ajánlott:
Hogyan kerüljük el az irritációt borotválkozás után
Borotválkozás után irritáció jelentkezhet, ha nincs speciális gél, fénytelen a gép, vagy nem gőzölte be a bőrt. Mindezt könnyű kezelni
Útmutató a paranoiásnak: hogyan kerüljük el a megfigyelést és az adatlopást
Személyes adatainak védelme érdekében gondoskodnia kell a biztonságról. Ezeket a lépéseket érdemes megtenni, hogy csak Ön használhassa adatait
A legtöbben akarnak vagy akarnak? Hogyan kerüljük el, hogy egyszer s mindenkorra tévedjünk a predikátumban
Figyelembe kell venni a beszédrészt, a szó jelentését és a helyzetet, hogy kiválasszuk a helyes lehetőséget az állítmány és az alany megegyezésére
Melyik a legjobb a termelékenység szempontjából: kaizen versus kreatív rendetlenség
Kaizen rendszer vagy kreatív káosz? Elmondjuk, hogyan szervezheti meg jobban a munkahelyét a munka termelékenységének növelése érdekében
A termelékenység akadályai: Multitasking
A multitasking mítosza. A mítosz cáfolata Sok ember számára a termelékenység fő akadálya az, hogy hisznek abban, hogy többfeladatos munkavégzés révén növelik termelékenységüket. E mítosz igazságának tesztelésére azt javaslom, hogy végezzen egy egyszerű kísérletet.