12 egyszerű trükk a dolgok gyorsabb elvégzéséhez az Excelben

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2024-01-13 01:50

Hogyan vehet fel gyorsan adatokat, hozhat létre intelligens táblázatot vagy menthet el nem mentett fájlokat.

1. Gyorsan adjon hozzá új adatokat a diagramhoz

Ha az ábrázolt diagramhoz új adat jelenik meg a lapon, amelyet hozzá kell adni, akkor egyszerűen kiválaszthat egy tartományt új információkkal, másolhatja (Ctrl + C), majd közvetlenül beillesztheti a diagramba (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Tegyük fel, hogy van egy listája a teljes nevekről (Ivanov Ivan Ivanovich), amelyeket rövidített nevekké kell alakítania (Ivanov I. I.). Ehhez csak el kell kezdenie kézzel írni a kívánt szöveget a szomszédos oszlopba. A második vagy harmadik sorban az Excel megpróbálja előre jelezni a műveleteinket, és automatikusan végrehajtja a további feldolgozást. Csak annyit kell tennie, hogy nyomja meg az Enter billentyűt a megerősítéshez, és az összes név azonnal konvertálásra kerül. Hasonló módon kinyerhet neveket e-mailekből, neveket ragaszthat töredékekből stb.

3. Másolás a formátumok feltörése nélkül

Valószínűleg tisztában vagy a mágikus automatikus kiegészítés jelölőjével. Ez egy vékony fekete kereszt a cella jobb alsó sarkában, melynek meghúzásával egy cella vagy képlet tartalmát egyszerre több cellába másolhatjuk. Van azonban egy kellemetlen árnyalat: az ilyen másolás gyakran sérti a táblázat kialakítását, mivel nemcsak a képletet másolják, hanem a cellaformátumot is. Ez elkerülhető. Közvetlenül a fekete kereszt meghúzása után kattintson az intelligens címkére - egy speciális ikonra, amely a másolt terület jobb alsó sarkában jelenik meg.

Ha a Kitöltés formázás nélkül lehetőséget választja, az Excel formázás nélkül másolja a képletet, és nem rontja el az elrendezést.

4. Excel táblázat adatainak megjelenítése térképen

Az Excelben gyorsan megjelenítheti geoadatait egy interaktív térképen, például az értékesítéseket városonként. Ehhez lépjen az Office Store-ba a Beszúrás lapon, és telepítse onnan a Bing Maps beépülő modult. Ezt megteheti a webhelyről a Get It Now gombra kattintva.

A modul hozzáadása után kiválaszthatja azt a Beszúrás lap Saját alkalmazások legördülő listájából, és elhelyezheti a munkalapon. Marad az adatokkal rendelkező cellák kiválasztása, és a térképmodulban a Helyek megjelenítése gombra kattintva megtekintheti adatainkat. Ha szükséges, a bővítmény beállításaiban kiválaszthatja a diagram típusát és a megjelenítendő színeket.

5. Gyors ugrás a kívánt lapra

Ha a fájlban lévő munkalapok száma meghaladja a 10-et, akkor nehézkessé válik a navigálás. Kattintson a jobb gombbal a képernyő bal alsó sarkában lévő lapfülek valamelyik görgetőgombjára. Megjelenik a tartalomjegyzék, és azonnal bármelyik lapra ugorhat.

6. Alakítsa át a sorokat oszlopokká és fordítva

Ha valaha is kellett cellákat kézzel mozgatnia sorokból oszlopokba, akkor értékelni fogja a következő trükköt:

1. Jelölje ki a tartományt.
2. Másolja ki (Ctrl + C), vagy kattintson a jobb egérgombbal, válassza a "Másolás" (Másolás) lehetőséget.
3. Kattintson a jobb gombbal arra a cellára, ahová be szeretné illeszteni az adatokat, és válassza ki a helyi menüből a Speciális beillesztés opciók egyikét – az Áthelyezés ikont. Az Excel régebbi verzióiban nem található ez az ikon, de a problémát kijavíthatja a Speciális beillesztés (Ctrl + Alt + V) használatával és az Áthelyezés opció kiválasztásával.

7. Legördülő lista egy cellában

Ha bármelyik cellában szigorúan meghatározott értékeket kell beírni a megengedett halmazból (például csak "igen" és "nem" vagy csak a vállalati részlegek listájából stb.), akkor ez könnyen megszervezhető a legördülő listát.

1. Válasszon ki egy cellát (vagy cellatartományt), amelyre ilyen korlátozás vonatkozik.
2. Kattintson az "Érvényesítés" gombra az "Adatok" fülön (Adatok → Érvényesítés).
3. A "Típus" (Engedélyezés) legördülő listában válassza a "Lista" (Lista) lehetőséget.
4. A „Forrás” mezőben adja meg az elemek referenciaváltozatait tartalmazó tartományt, amely a gépelés során később kiesik.

8. Okos asztal

Ha kiválaszt egy tartományt adatokkal, és a "Kezdőlap" fülön a "Formázás táblázatként" gombra kattint (Főoldal → Formázás táblázatként), akkor listánk egy intelligens táblázattá alakul, amely sok hasznos dolgot tud elvégezni:

1. Automatikusan megnyúlik, ha új sorokat vagy oszlopokat adnak hozzá.
2. A beírt képletek automatikusan a teljes oszlopba másolódnak.
3. Egy ilyen táblázat fejléce görgetéskor automatikusan rögzítésre kerül, és szűrőgombokat tartalmaz a szűréshez és a rendezéshez.
4. Az ilyen táblázatban megjelenő "Tervezés" fülön felvehet egy sort az összesítésekből automatikus számítással.

9. Sparklines

A Sparkline-ok miniatűr diagramok, amelyek közvetlenül a cellákba vannak rajzolva, és megjelenítik adataink dinamikáját. Létrehozásához kattintson a Vonal vagy Oszlopok gombra a Beszúrás lap Sparklines csoportjában. A megnyíló ablakban adja meg az eredeti számadatokkal rendelkező tartományt és azokat a cellákat, ahol a sparkline-okat szeretné megjeleníteni.

Az "OK" gombra kattintás után a Microsoft Excel létrehozza azokat a megadott cellákban. A megjelenő "Dizájn" fülön tovább szabhatja a színüket, típusukat, engedélyezheti a minimum és maximum értékek megjelenítését stb.

10. Állítsa vissza a nem mentett fájlokat

Képzelje el: bezárja azt a jelentést, amellyel a nap utolsó felében babrált, és a megjelenő párbeszédpanelen a "Menti a változtatásokat a fájlba?" hirtelen valamilyen oknál fogva megnyomja a "Nem" gombot. Az iroda bejelenti szívet tépő sikolyodat, de már késő: az elmúlt néhány óra munka elszállt.

Valójában van esély a helyzet orvoslására. Ha Excel 2010-et használ, kattintson a "Fájl" → "Legutóbbi" (Fájl → Legutóbbi) elemre, és keresse meg a "Nem mentett munkafüzetek helyreállítása" gombot a képernyő jobb alsó sarkában.

Az Excel 2013-ban az elérési út kissé eltér: Fájl → Részletek → Verzióvezérlés → Fájl - Tulajdonságok - A nem mentett munkafüzetek helyreállítása.

Az Excel további verzióiban nyissa meg a Fájl → Információ → Munkafüzet-kezelés lehetőséget.

Megnyílik egy speciális mappa a Microsoft Office belsejéből, ahová ilyenkor az összes létrehozott vagy módosított, de nem mentett könyv ideiglenes másolata kerül mentésre.

11. A különbségek és egybeesések két tartományának összehasonlítása

Amikor Excelben dolgozik, néha össze kell hasonlítania két listát, és gyorsan meg kell találnia az azonos vagy eltérő elemeket. Íme a leggyorsabb és legintuitívabb módja ennek:

1. Jelölje ki mindkét összehasonlított oszlopot (tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt).
2. Válassza a Kezdőlap → Feltételes formázás → Cellaszabályok kiemelése → Értékmásolatok lehetőséget.
3. Válassza az Egyedi opciót a legördülő listából.

12. Számítási eredmények kiválasztása (beállítása) a szükséges értékekhez

Módosította már az Excel-számítás bemeneti értékeit, hogy a kívánt kimenetet kapja? Ilyenkor úgy érzi az ember, mint egy tapasztalt tüzér: csak pár tucat ismétlés az "alullövés - túlrepülés" - és itt a várva várt találat!

A Microsoft Excel gyorsabban és pontosabban meg tudja ezt tenni Ön helyett. Ehhez kattintson a "Mi lenne, ha" gombra az "Adatok" fülön, és válassza ki a "Paraméter kiválasztása" parancsot (Beszúrás → Mi lenne, ha elemzés → Célkeresés). A megjelenő ablakban adja meg azt a cellát, ahol ki szeretné választani a kívánt értéket, a kívánt eredményt és a módosítandó beviteli cellát. Az "OK" gombra kattintás után az Excel legfeljebb 100 "lövést" hajt végre, hogy megtalálja a szükséges összeget 0 001-es pontossággal.