Hogyan készítsünk munkadiagramot a projektekről Excelben 10 lépésben

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

A legnépszerűbb MS Excel táblázatkezelő szokásos eszközeivel vizuális diagramot készíthet a projekteken végzett munkáról, amely segít nyomon követni, hogy az egyes feladatok hogyan haladnak, és mennyi van még hátra.

Ha projekteket menedzsel, fontos, hogy mindig tudja, hány feladata van, és mikor kell azokat befejezni. És ha vizuális diagramot készít, könnyebb lesz elmagyarázni a projektek életének legfontosabb pontjait a munkában részt vevő csapatnak, valamint a többi érdekeltnek.

A projektek kezelésére gyakran használnak speciális programokat, de a jól ismert MS Excelben is létrehozhat egy áttekinthető és elérhető ütemezést.

A projektmunka diagram megmutatja, hogy az események és a feladatok hogyan kapcsolódnak egymáshoz az idő múlásával. Egy jól megtervezett diagram egy-egy feladat végrehajtásával és a projekt egészének alakulásával kapcsolatos fontos információkat tükröz, segít átlátni a teljes képet.

Egy ilyen diagram létrehozásához az MS Excelben (2007-es és újabb verziók) mindössze 10 lépést kell megtennie.

Mi van ezen a diagramon? A legfontosabb részleteket színes vonalak és deszkák jelzik:

• az aktuális nap vonala – egy piros függőleges vonal, amely mutatja, hol van ma;
• feladatok határideje - szürke vízszintes sávok, amelyek azt mutatják, hogy mennyi ideig tart az egyes feladatok elvégzése;
• a feladatok készenléte - zöld vízszintes vonalak, amelyek azt mutatják, hogy a feladat melyik szakaszában van befejezve, és mennyi van még hátra.

Az MS Excel különböző verzióiban a műveletek kissé eltérhetnek, de így vagy úgy a folyamat univerzális lesz, és bármely felhasználó megbirkózik az ütemezéssel.

Megnézhet egy részletes videós instrukciót (angol nyelven), ez fél órát vesz igénybe az idejéből.

1. lépés: Kezdje, gondolja át az eredményt

Ahhoz, hogy probléma nélkül megbirkózzon a feladattal, nyomtassa ki vagy rajzolja fel egy papírlapra az ütemtervet, ahogyan a végén ki kell néznie. Tartsa maga előtt a papírlapot, és hasonlítsa össze az egyes lépéseket egy mintával. A diagramot nem kell gondosan megrajzolni, csak rögzítse a diagram alakját és tartsa kéznél, jó emlékeztető lesz.

2. lépés: Hozzon létre egy táblázatot az adatokkal

Grafikon készítéséhez először egy táblázatot kell készítenie. A példában a projekt négy fázisra oszlik, amelyek mindegyike feladatokat tartalmaz.

Alkoss táblázatot a grafikon alá! A 30. sor tartalmazza az oszlopfejléceket.

Nézzük meg, mit jelentenek a táblázatban szereplő adatok:

• Fázis: "1. fázis", "2. fázis", "3. fázis", "4. fázis" vagy "ma". Megmutatja, hogy a projekt melyik szakaszához tartozik az esemény.
• Típusú: "Fázis", "Feladat", "Ma". Megmutatja az esemény típusát, a feladatokat és a projektvégrehajtás fázisait.
• Kezdő dátum: az esemény kezdési dátuma.
• Esemény: mutatja az esemény nevét az ábrán.
• Időzítés: megmutatja, hány napig tart a feladat végrehajtása.
• Százalékos készültség: feladatonként és fázisonként mutatja a teljesítettségi fokot, 0% - a feladat még nem indult el, 100% - teljesítve. Ez a "Fázis" kategória mutatója nem kapcsolódik a feladatok elvégzéséhez, és becslésként van beállítva. Annak eldöntéséhez, hogy egy fázis hány százalékkal fejeződött be, saját szabályait kell alkalmaznia.
• A napokban elkészül: az az időszak, amelyre a rendezvénykészültségi mutatót százalékban érték el. Egy 10 napig tartó és 50%-ban elkészült feladat esetén ez a szám öt nap (10 nap × 50%).
• Magasság: a magasság érték a dekoráció szempontjából fontos, mert ez határozza meg, hogy az esemény milyen magasan vagy alacsonyan fog megjelenni a menetrendi térképen. Bármilyen értéket megadhat, de jobb kis, nullához közeli számokat venni. A példa +25 és -25 közötti tartományt használ. Ha a magasság pozitív, az esemény tükröződik a diagramon a vízszintes tengely felett, ha negatív - a tengely alatt.

3. lépés: Hozzon létre egy diagramot X és Y tengellyel, és adja hozzá az első adatokat az "Idővonal" oszlopból

Ideje létrehozni egy diagramot, amely megjeleníti az eseményadatokat az előző lépésben készített táblázatból. Használjon szórásdiagramot X és Y tengelyekkel, mert ez lehetővé teszi az alapkoordináták szabad elhelyezését mindkét tengelyen.

Kövesse az utasításokat:

• Válassza a "Beszúrás" fület a főmenüben.
• Ezután válassza a "Diagramok" → "Szórvány" → "Szórás jelölőkkel" lehetőséget, egy üres diagram jelenik meg előtted.
• Akassza be a diagram széleit, és méretezze át és méretezze át úgy, hogy a diagrammező lefedje a B4 cellától a K26 celláig terjedő tartományt (lenyomva tartsa lenyomva az Alt billentyűt, hogy a diagram területét pontosan a cellahatárokhoz igazítsa).
• Kattintson a jobb gombbal a diagramra, és válassza az "Adatok kiválasztása" menüpontot.

Adjon hozzá egy adatsort a tartományhoz a megnyíló párbeszédpanel "Hozzáadás" gombjára kattintva.

1. A "Sorozat neve" név megváltoztatásához írja be a megfelelő mezőbe az E30 "Dátumok" cella értékét.
2. Az X-tengely értékéhez válassza ki a megfelelő mezőt, és válassza ki a C33: C46 Kezdő dátum cellákat.
3. Az Y-tengely értékéhez válassza ki a megfelelő mezőt, és válassza ki a H33: H46 Magasság cellákat.
4. Kattintson az OK gombra az adatok hozzáadása ablak bezárásához.
5. Kattintson az OK gombra az adatkiválasztó ablak bezárásához.

Ezek a lépések egy egyszerű szóródiagramot adnak nekünk automatikus formázással.

Tegyük zöldre az eseményjelzőket:

• Kattintson a jobb gombbal bármelyik kiválasztott adatjelölőre, és válassza az "Adatsorozat formátumának módosítása" lehetőséget.
• A bal oldalon megnyíló listában válassza ki a „Jelölő paraméterei” fület, majd válassza ki a „Crystal” beépített jelölőtípust. Növelje a méretet 10 pontra.
• A Jelölő kitöltése lapon válasszon egy tömör kitöltést. Módosítsa a kitöltési színt zöldre.

Most van egy szóródiagramunk, amely az idővonalat ábrázolja. A zöld jelzők egyelőre csak a feladatok kezdetét mutatják.

Változtassa meg a diagram nevét: kattintson duplán a nevet tartalmazó szövegmezőre, és írja be a nevét.

Az 5. lépésben visszatérünk az időzítési beállításokhoz, adjunk hozzá vízszintes sávokat az X-tengely mentén, de egyelőre folytassuk a diagram formázását.

4. lépés: A diagram megjelenésének rendbetétele és az események nevének hozzáadása

Megszabadulunk attól, amire az ábrán nincs szükségünk.

Y-tengely … A függőleges tengely elrejtése, mert nem hordoz információterhelést. Válasszon ki egy diagramot, a főmenüben a "Digramok kezelése" fülön válassza az "Elrendezés" lehetőséget. Ezután válassza a Tengelyek → Fő függőleges tengely → Ne jelenjen meg lehetőséget.

Vízszintes vezetők … Ezek is haszontalanok. Válassza ki a diagramot, a főmenüben lépjen az Elrendezés fülre, majd válassza a Rács → Vízszintes rácsvonalak a főtengely mentén → Ne jelenjen meg.

Diagram legendája … Ezután lecseréljük egy szebbre, de egyelőre tiltsa le: "Elrendezés" → "Legend" → "Nem".

Végül megjelenítjük az egyes markerek adatcímkéit. Az "Elrendezés" lap főmenüjében válassza az "Adat-aláírások" → "Bal" lehetőséget.

Az adatok módosítása a token aláírásban

Az egyes eseményekre vonatkozó adatok bevitele a diagramba hosszú és nehézkes, mert minden jelölőt külön kell kiválasztani és át kell nevezni.

De ez a folyamat négyszer felgyorsítható:

• Kattintson az első marker feliratára (a diagram bal felső sarkában), hogy egyszerre kijelölje az összes értéket. Ne kattintson a zöld jelölőre, ez kijelöli a többi objektumot!
• Kattintson ismét a jelölő feliratára az egyetlen név szerkesztéséhez.
• A képlet beviteli mezőjébe írja be az = szimbólumot.
• Kattintson a D33 cellára, amely az "1. fázis" eseményt tartalmazza, nyomja meg az Enter billentyűt.
• Ismételje meg az első négy lépést az egyes jelölők többi címkéjéhez.

A területek rögzítésének módja

Hasznos a régiók rögzítése a 28. sorban, így mindig láthatja a diagramot, miközben dolgozik a dokumentumon. Az első 27 sor a szeme előtt marad, még akkor is, ha végiggörget a többi soron.

A területek lefagyasztásához:

• Válassza ki az A28 cellát.
• Válassza a "Nézet" fület a főmenüből.
• Válassza az Ablak → Területek rögzítése menüpontot.
• A legördülő menüből válassza a "Területek befagyasztása" lehetőséget.

A 28. vonal felett egy fekete vízszintes vonal jelenik meg. Most már minden fent van rögzítve, és csak az alsó sorok mozognak görgetés közben.

5. lépés: Adjon hozzá hibasávokat az idővonalak megjelenítéséhez, hogy a diagramot vizuális ütemezéssé alakítsa

A diagramon lévő vízszintes hibasávok azt mutatják, hogy mennyi ideig tart az egyes feladatok végrehajtása. Ezek elvégzéséhez:

• Jelölje ki a grafikont.
• A Diagrameszközök főmenüben válassza az Elrendezés lapot.
• A bal felső sarokban (telekterület) található legördülő listában válassza ki az „Idővonal” adatsort.
• Az Elrendezés lapon válassza a Hibasávok → Speciális hibasávok beállításait. Megnyílik egy párbeszédpanel.
• A bal felső sarokban lévő legördülő listában válassza ki az X-tengely hibasávjait a diagram formázásához.
• A vízszintes sávok módosítására szolgáló párbeszédpanelen jelölje be a plusztű jelölőnégyzetét. Stílus befejezése → Nincs pont.
• A "Hibaérték" listában válassza ki az "Egyéni" elemet, és kattintson az "Érték megadása" gombra. A megnyíló új „Hibasor konfigurálása” ablakban adja meg a „Pozitív hibaértéket”, ehhez vigye a kurzort a megfelelő mezőbe, és válassza ki a cellák tartományát E33-tól E74-ig. Kattintson az OK gombra.

Most szürke vonalak húzódnak a zöld jelölőktől jobbra, és azt mutatják, hogy mennyi időt kell fordítania erre vagy arra a feladatra. Az érthetőség kedvéért formázni kell őket:

• A Format Error Bars ablakban lépjen a Vonalszín fülre. Válassza a Solid Line lehetőséget. Tedd szürkére a tölteléket.
• A Vonaltípus lapon növelje a vonal szélességét 4 pontra.

A diagramon való jobb navigálás érdekében húzzon vékony függőleges vonalakat lefelé a jelölőktől. Ehhez a bal felső sarokban található legördülő listában válassza a "Hibasávok az Y tengely mentén" lehetőséget. A párbeszédpanel függőleges hibasávokat jelenít meg. Válassza ki a mínusz irányt, Befejezésstílus → Nincs pont, Hiba összege → Relatív érték, ebbe a mezőbe írja be a 100%-ot. Válassza ki saját maga a vonalak színét és vastagságát.

6. lépés: Adja hozzá a készenléti értéket a diagramhoz

Ideje hozzáadni egy adatsort a diagramhoz, amely a feladat elvégzésének százalékos arányát mutatja.

Ha egy feladat 10 napig tart, és 50%-ban elkészült, a teljesítési sáv félig tele lesz. Ez a munka nyomon követésére szolgáló intézkedés, és nem tartalmazza a hétvégéket és az ünnepnapokat. Ha új információkat szeretne hozzáadni a diagramhoz, kövesse az alábbi utasításokat.

• Kattintson a jobb gombbal a diagram területére, és válassza a helyi menü "Adatok kiválasztása" menüpontját.
• Kattintson a "Hozzáadás" gombra, a megjelenő ablakban adja meg a "Sor nevét" a G30 cella kiválasztásával. Az X és Y tengely adattartománya ugyanaz, mint a 3. lépésben.
• Piros markerek jelennek meg a diagramon, amelyek elrejtik a zöldeket.

7. lépés: Az új adatmetrikák formázása

Annak érdekében, hogy a diagram azonos stílusban tükröződjön, és az adatok ne fedjék egymást, a jelölőket formázzuk:

• A bal felső sarokban található legördülő listában válassza a „Kész sor” lehetőséget. Közvetlenül a legördülő lista alatt található a "Kiválasztott töredék formázása" gomb. Kattintson rá, megnyílik egy párbeszédpanel.
• Módosítsa a marker paramétereit. Válassza ki a "Crystal" alakzat típusát, állítsa a méretet 10 pt-re, és válasszon egy tömör zöld kitöltést a jelölőhöz. Zárja be a párbeszédpanelt.
• A jelölők kijelölésének eltávolítása nélkül a főmenüben az "Elrendezés" lapon kattintson az "Adatcímkék" gombra, majd a megjelenő menüben válassza a "Ne jelenjen meg" elemet.

8. lépés: Adjon hozzá hibasávokat a feladatok elvégzésének százalékos követéséhez

Most új deszkákat kell hozzáadnia, hogy egy pillantással lássa, hogy a feladatok melyik szakaszában vannak.

• Válassza újra a Sor kész lehetőséget a bal oldali legördülő listából. Nyomja meg a "Hibasávok" gombot a főmenüben. A legördülő menüből válassza a "Speciális beállítások" lehetőséget. Megnyílik egy párbeszédpanel. Állítsa a függőleges léceket fix értékre úgy, hogy nullát ír be a megfelelő mezőbe.
• Váltson át az X tengellyel párhuzamos deszkák paramétereire, és állítsa az irányt "Plusz"-ra. Befejezési stílus → Nincs pont, Hiba összege → Egyéni. A Pozitív hibaérték párbeszédpanelen adja meg a G33-G47 cellatartományt.
• Változtassa meg a vonalak színét zöldre egy tömör kitöltéssel. Állítsa a vonal szélességét 7 pontra.

A vízszintes zöld vonalak azt mutatják, hogy a feladatok részben vagy egészben készültek-e el.

9. lépés: Adjon hozzá egy függőleges vonalat, amely az aktuális napot jelképezi

A piros vonal jelzi, hogy melyik nap van, és egyértelművé teszi, hogy a projekt egésze hogyan illeszkedik a határidőbe.

• Hívja elő a diagram helyi menüjét a jobb gombbal. Válassza az "Adatok kiválasztása" lehetőséget.
• Kattintson a "Hozzáadás" gombra, írja be a "Ma" szót a "Sorozat neve" mezőbe. Adja meg a C31-C32 cellák tartományát az X tengely értékéhez és a H31-H32 cellák tartományát az Y tengely értékéhez.

Két új jelző jelent meg a diagramon. Címkézésük: válassza ki az adatcímkéket, és írja be a „Ma” szót a képletsorba. Kattintson a jobb gombbal az aláírásra, és válassza ki az „Adatformátum” elemet a helyi menüben. Helyezze el a "Felül" felirat helyzetét.

• Lépjen a főmenübe az "Elrendezés" lapon.
• A bal felső sarokban található legördülő listában válassza a „Today Row” lehetőséget.
• Adjon hozzá hibasávokat további paraméterekkel az ötödik lépésben leírtak szerint. Szüksége lesz egy deszkára a függőleges tengely mentén, mínusz irányú, a No point végső stílusával, 100%-os relatív értékkel.

Most van egy függőleges vonal, amely az aktuális napot jelöli. Változtassa meg a vonal színét pirosra, növelje a méretét 3 pontra.

A mintában az aktuális dátum rögzített, így nem fog változni. Az aktívan fejlesztett projektek esetében azonban az adatok rögzítésének más módja javasolt. Ehhez írja be a dátumot a B2 cellába a = MA () képlet beírásával, és adja meg az adatkiválasztó párbeszédpanelen az X tengely B2 cellájának értékét a korábban megadott tartomány helyett.

10. lépés: Adjon hozzá szövegblokkokat

Most a diagramból csak a jelmagyarázat hiányzik, hogy az egész csapat megértse.

• Válassza ki a diagramot, lépjen a főmenübe a "Beszúrás" fülön. Válassza a "Betűzés" lehetőséget.
• Helyezze el a címketerületet a diagram jobb felső sarkába. Jelölje ki a szövegdoboz szegélyét a jobb egérgombbal, válassza ki a helyi menü "Alakzat formázása" menüpontját. A megnyíló ablakban válassza ki a "Solid" kitöltési típust, a szín szürke. Formázza meg a címkét. Bármennyi blokkot beilleszthet.

Most már 20-30 perc alatt elkészítheti a diagramot kedvenc MS Excel szerkesztőjével.