"A GTD még az űrben is működik." A Lifehacker interjúja David Allen termelékenységi apjával

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

David Allen, a How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity című könyv szerzője, amelyet a Time magazin az évtized legjobb üzleti könyvének nevezett, elmesélte a Lifehackernek, mi az a GTD, és kinek van szüksége rá, hogyan írjunk könyvet, és ne legyünk részeg., és hogyan könnyíthetik meg az életét az összetett feladatstruktúrák.

Harmincnégy évvel ezelőtt David Allen rájött, hogy lehet tanácsot adni az embereknek, és jó pénzt keresni vele – saját tanácsadó céget nyitott, és kifejlesztette a Getting Things Done rendszert, amely lehetővé teszi az esetek közötti lavírozást, és időt szabadít fel arra, igazán élvezed. Azóta ügyfelei között szerepelnek az ISS űrhajósai, rockzenészek és nagy cégek vezérigazgatói, a Forbes pedig az Egyesült Államok 5 legjobb üzleti edzője közé sorolta.

A GTD egy meglehetősen egyszerű technika saját hatékonyságának növelésére, amely nagyon komoly fegyelmet igényel a kezdeti szakaszban. A GTD szerint egy dolog sikeres elvégzéséhez fel kell szabadítania a fejét minden más feladattól, és arra kell összpontosítania. Vagyis ahelyett, hogy az elmét az összes közelgő ügy memorizálásával foglalná le, a feladatokat egy bizonyos rendszernek megfelelően rögzítik.

David, mesélj a közönségedről. Kinek kell követnie a tanácsait, és élnie a GTD rendszerrel?

- A GTD mindenki számára egyformán releváns, de akik valóban használják, azok nem társadalmi, életkori vagy földrajzi elvek szerint egyesülnek – ők egy bizonyos beállítottságú emberek. Bárki, aki érdeklődik a GTD iránt, 18 hónap után észreveszi, hogyan változik az élete jobbra. Valójában a rendszer egyformán hatékonyan működhet mind a tinédzsereknél, mind a nagyvállalatok vezérigazgatóinál, vagy akár haszontalan is lehet számukra.

Használsz mindent, amit ajánlasz?

- Igen, különben egyszerűen nem tudok megbirkózni - minden kimegy az irányításom alól. Egy deszkán, egy nagy hullámon szörfös képe jut eszembe. Bizonyára Ön is észrevette, hogy speciális pánttal vannak a táblához kötve. Minek? Hogy egy esés után gyorsan vissza tudjunk térni a deszkára. A GTD arra tanít, hogy legyél a hullámon, légy kreatív és produktív. De még a leghatékonyabb emberek is megengedik maguknak, hogy kicsússzanak az irányítás alól. Ha időnként nem esik le a tábláról, akkor túl egyszerű hullámokat választ. A GTD lehetővé teszi, hogy felismerje, hogy kiesett a produktív állapotból, és gyorsan visszatérhet abba.

Ha új vállalkozásba kezd, iratkozzon fel egy szokatlan feladatra – könnyen lemosható a tábláról. Nincs ezzel semmi baj, de egy strukturált megközelítéssel tudod, mivel kell megbirkózni, és hogyan kell kijutni a vízből.

Milyen problémákkal jönnek leggyakrabban, mire panaszkodnak?

- Többnyire stressz, agytorlódásból adódó általános szorongás miatt fordulnak az emberek. Túl kevés idő és túl sok tennivaló. De valójában nem az időben van a probléma, hanem abban, hogy az emberek több mentális teret akarnak, kreatívabbak akarnak lenni, és azt csinálják, ami nekik tetszik.

A legszokatlanabb esetek?

„Tanácsoltunk űrhajósokat, amikor az űrállomáson voltak. Köztük volt Catherine Coleman, az egyik első női űrhajós. Érdekes ülések voltak ezek, mivel meg kellett szakítanunk, amikor a bolygó másik felén tartózkodott, majd visszatérni a beszélgetéshez, amikor újra kapcsolatba került.

Mire vagy a legbüszkébb?

- Az első könyvem megírása, a Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, rendkívül sok időt és erőfeszítést igényelt részemről. Gyakorlatilag alkoholista lettem, miközben egy könyvet írtam arról, hogyan éljek stresszmentesen. De aztán teljes munkaidőben dolgoztam, és nem engedhettem meg magamnak, hogy külön időt szánjak a könyv elkészítésére. A legfontosabb, hogy nem voltam biztos abban, hogy a 25 év alatt felhalmozott tudást át tudom-e adni úgy, hogy az valóban segítsen az embereknek. A hálás olvasóktól továbbra is rendszeresen kapunk leveleket, de van egy probléma: néhány ember elolvasása után elárasztja magát az információkkal, mert a könyvbe beleraktam mindent, amire az emberiségnek szüksége lehet arra az esetre, ha elütne egy busz..

Mi a különbség a GTD és a szokásos napi tennivalók között? Szinte mindannyian naponta írunk ilyen listákat, és néha tovább tart egy lista összeállítása, mint a törlés

- Sokszor csak a legfontosabbakat rögzítik az emberek, és több száz nem annyira fontos esetet egyáltalán nem vesznek figyelembe. Az emberek azt hiszik, hogy ha a dolog nem fontos, akkor nem lehet leírni, de az ilyen apró, fejben görgető feladatok az agy erőforrásainak jelentős részét igénybe veszik.

Ahhoz, hogy szabaddá válj, és a legjelentősebb kérdésekre tudj koncentrálni, meg kell szabadulnod mindentől, ami nem annyira fontos.

Igen, de a dolgok annyira jelentéktelenek lehetnek, hogy tovább tart leírni, mint megtenni

- De ha nem teszed meg azonnal, akkor zavarni fognak, és többször is visszatérsz hozzájuk. Hányszor szeretné emlékeztetni magát, hogy vegyen enni a macskájának? Vagy fel kell hívnia a nővérét? Minden alkalommal, amikor a legkisebb feladattal is találkozik, elő kell vennie egy jegyzetfüzetet, és fel kell írnia, hacsak nem most tervezi ezt a feladatot.

Hány ilyen listakategóriája van?

- Hogy őszinte legyek, nem emlékszem - lássuk. Összesen körülbelül 20 van, de körülbelül nyolc közvetlen cselekvési emlékeztető található.

Van egy "Projektek", "Beszélgetések" kategóriám - itt tárolódnak a feladatok, amelyek szerint a következő lépés egy téma megbeszélése lenne valakivel.

Utána jönnek a „hívások”, ezt követik a „Teendők a számítógépemen” és azok, amelyekhez nincs szükség internetkapcsolatra. Sok járatom van, és nem minden gépen van Wi-Fi, és ennek megfelelően ez az egyetlen lista, amellyel dolgozhatok.

A következő kategória a „Munka egy csatlakoztatott számítógépen”. Nos, minden világos. Van egy listám a "Szövegírásról" is, ez is számítógépes munka, de egészen más állapotot igényel, bizonyos hangulatban és kontextusban.

„Forgalom” – menet közben megoldható kérdések. "Otthon" - azok a tevékenységek, amelyeket otthon kell tennem.

Nekem is van ilyen listám, "Szörfözés"-nek hívtam. Ezek mindenféle vicces vagy oktatóvideók, például macskák zongoráznak, általában olyan videók, amelyeket nekem küldtek, vagy amelyekkel találkoztam. Szinte soha nem nézek oda, de elvileg, ha van kapcsolatom, időm és vágyam, vissza tudok térni hozzájuk.

És itt van egy lista a „Kérdésekről, amelyekkel kapcsolatban mások információit vagy cselekedeteit várom”. És persze a naptár életem fő csontváza vagy tájképe. Képzeld el, hogy ezeket a dolgokat egy listára teszed – igazi zűrzavar lesz. Ezért egy bonyolultabb struktúrát készítettem az egyszerűsítés érdekében. Ha ma csak néhány szabad percem van, valószínűleg elfelejtem azokat a kreatív szövegeket, amelyeket meg kell írnom. Ha nem vagyok otthon, akkor nincs értelme az Otthon listát nézegetni. Mindent úgy válogattam össze, hogy ne felejtsek el semmit, és ne pazaroljam a mentális terem a memorizálásra, miközben gyorsan rátérhetek azokra a feladatokra, amelyekre van időm.

A papíralapú médiát vagy az elektronikus alkalmazásokat részesíti előnyben? Milyen tanácsot tud adni?

- Hogy ne felejtsek el valamit, mindig viszek magammal egy kis füzetet, ahová mindent felveszek. Ezt követően minden feladatot beírok a számítógépbe. Általában bármelyik feladatkezelő megteszi. Az emberek megpróbálják a fejüket irodaként használni, és minden élet-hack lényegében a külső agy változata. Hogyan készíthetek megfelelő emlékeztetőket, hogy lássam, mit kell tennem abban a pillanatban, amikor meg kell tennem?

Ön dönti el, hogy ez az életstílus megfelelő-e, és a GTD valójában nem technikák rendszere, hanem egy olyan életstílus, amelyben egyrészt minden egyértelműen szabályozott, másrészt lehetőség nyílik hanyatt-homlok menj bele abba, hogy mit szeretsz igazán, és ne azzal foglalkozz, hogy mit tud tárolni a papír.

A GTD-ről többet olvashat a Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity legújabb kiadásában, amely 2015 szeptemberében jelenik meg Oroszországban.