Hogyan szervezd meg a napodat: a termelékenységi zsenik technikái

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Az idő szűkös és pótolhatatlan erőforrás. Tanuld meg okosan használni.

Benjamin Franklin módszer

Benjamin Franklin egy szappanfőző fia volt, de az önszerveződésnek és a fegyelemnek köszönhetően számos területen sikereket ért el: politikában, diplomáciában, tudományban, újságírásban. Az Amerikai Egyesült Államok egyik alapító atyja – részt vett a Függetlenségi Nyilatkozat és az ország alkotmányának megalkotásában.

Franklin portréja egy 100 dolláros bankjegyen szerepel, bár soha nem volt az Egyesült Államok elnöke. Az ő nevéhez fűződik az olyan hívószavak szerzője, mint "Az idő pénz" és "Ne halaszd holnapra, amit ma megtehetsz."

Az idő igazán számított Franklinnek.

Szereted az életet? Akkor ne pazarold az időt, mert az idő az életet alkotó anyag. Benjamin Franklin

20 évesen Franklin kifejlesztett magának egy időgazdálkodási rendszert, amelyet egész életében használt. A kortársak "Franklin piramisának" nevezték (néha "termelékenységi piramisnak" is nevezik - termelékenységi piramisnak).

A piramis életértékeken alapul. Ezek erkölcsi iránymutatások bármilyen probléma megoldásához. Franklin erényeknek nevezte őket.

Önmaga számára 13 erényt azonosított: önmegtartóztatás, csend, rendszeretet, határozottság, takarékosság, kemény munka, őszinteség, igazságosság, mértékletesség, tisztaság, higgadtság, tisztaság és szelídség.

Hogy minden nap dolgozzon magán, Franklin elindított egy speciális jegyzetfüzetet, amelyben minden életelvhez írt egy oldalt. Minden oldalt hét oszlopra (a hét napjaira) sorolt. Majd 13 vízszintes vonalat húzott az erények számának megfelelően.

Így minden nap egy-egy erényre összpontosított, esténként a tereken pedig feljegyezte az "erkölcsi tökéletesség" felé vezető úton elkövetett hibákat.

Franklin piramisának következő foka globális cél. Az élet elveire épül, és a következő kérdésre ad választ: "Mit akarok elérni N éves koromig?" Egy orvos számára globális cél lehet például az a vágy, hogy 35 éves koráig osztályvezető legyen, a menedzsernél pedig az, hogy elindítsa saját startupját.

Benjamin Franklin valóban a teendők tervezésének ősatyja. Mindig ragaszkodott a rutinhoz, és minden lépését szó szerint megírta. Ezért piramisában tovább:

• főterv - lépésről lépésre szóló utasítások egy globális cél eléréséhez;
• hosszú távú terv - célok a következő 3-5 évre;
• rövid távú terv - a következő év és hónap feladatai;
• a hét és a nap tervezése.

A piramis minden lépése egymás után helyezkedik el - minden következő az előzőn alapul.

Kimenet

Ahhoz, hogy a napodat Franklin-módszer szerint szervezhesd, meg kell határoznod az alapvető életelveket, meg kell határoznod egy globális célt, és tervet kell készítened annak elérésére.

A hosszú és rövid távú tervezéshez használhatja valamelyik elektronikus eszközt, vagy készíthet papír füzetet és megvalósíthatja a „Gyorsjegyzetek” rendszert.

Stephen Covey módszer

Stephen Coveyt a Franklin-rendszer egyik követőjének tartják. A menedzsment területén nemzetközileg elismert szakértő és coach. Covey professzionális előadó és számos könyv szerzője. Egyikük felkerült a Time magazin legbefolyásosabb üzleti irodalmának listájára.

Ez a könyv, A rendkívül hatékony emberek hét szokása, megelőzte korát. Covey 1989-ben írta, de csak 2004-ben vált bestsellerré.

Covey koncepciója hét készség sorozatán alapul.

1. Élesítse meg a fűrészt, azaz folyamatosan fejlessze magát.
2. Szinergia elérése, azaz kölcsönösen előnyös interakcióra való törekvés.
3. Legyél proaktív.
4. Próbálj először hallani, és csak azután - hogy meghalljanak.
5. Kezdje azzal, hogy elképzeli a végcélt.
6. Gondolj Win-Winre.
7. Tedd meg először azt, amit először meg kell tenni.

Ez utóbbi készség megvalósítását segíti a feladatkiosztási és prioritási mátrix. Covey az Egyesült Államok 34. elnökétől, Dwight David Eisenhowertől kölcsönözte.

Minden feladat négy csoportra oszlik:

1. Sürgős és fontos (a lehető leghamarabb meg kell tenni);
2. Nem sürgős fontos (stratégiai feladatok távoli határidővel);
3. Sürgős, lényegtelen (gyorsan meg kell tennie, de elhalaszthatja vagy nem teheti meg);
4. Nem sürgős és nem fontos (az ilyen esetek általában törölhetők vagy harmadik felekre bízhatók).

Covey szerint a sikeres emberek ritkán kerülnek időzavarba, hiszen gyorsan megbirkóznak az 1-es és 3-as kategóriából származó feladatokkal, és szánalom nélkül feláldoznak dolgokat a 4-esből, ugyanakkor idejük és energiájuk 60-80%-át arra fordítják. feladatok megoldása a 2. négyzetből, mert ők a haladás mozdonyai.

Kimenet

A hatékonyabb működés érdekében a nap végén vagy elején írja fel feladatait, és rangsorolja a feladatait az Eisenhower Mátrix (vagy a Covey Mátrix) segítségével. Ehhez használhatja az Eisenhower (iOS) vagy a MyEffectivenessHabits (Android) alkalmazást. Próbálja tartani az arányt: 40% - fontos sürgős ügyek, 60% - fontos, nem sürgős.

Tim Ferriss módszer

Timothy Ferriss egy népszerű termelékenységguru. Nyilvános szereplésének felvételei milliós nézettséget gyűjtenek, a könyveket pedig ugyanolyan hatalmas példányszámban adják el.

Nem csoda, hogy ki ne szeretne "hetente 4 órát dolgozni, nem az irodában ácsorogni" hívásról hívásra "és közben bárhol élni és meggazdagodni"? Ferriss azonos című könyve a The New York Times és a The Wall Street Journal bestsellerlistájának első helye lett.

Módszere két pilléren nyugszik:

1. Pareto törvénye: az erőfeszítés 20%-a az eredmény 80%-át adja, a maradék 80%-a pedig csak az eredmény 20%-át. Ez azt jelenti, hogy az igazán fontos tevékenységekre kell összpontosítani.
2. Parkinson-törvény: A munka minden rászánt időt kitölt. Ez azt jelenti, hogy a feladatot pontosan annyit kell kiosztani, amennyi a teljesítéséhez szükséges.

Nem kell meghosszabbítania a munkanapját ahhoz, hogy többet tudjon elvégezni. Ellenkezőleg, rövidítse le, csak arra koncentráljon, ami igazán fontos. Dobjon el minden mást, szervezzen ki vagy delegáljon.

Ferriss megközelítése az 1-3-5 tervezési technikát követi. A lényege egyszerű: egy fontos dolog felkerül a tennivalók listájára, három közepes és öt kicsi. Összesen kilenc. A priori sürgősséggel osztják el őket, ami segít megszabadulni a vészhelyzet érzésétől.

Ferriss ellenfele a többfeladatos munkavégzésnek és az információs túlterhelésnek. Ha több dolgot csinálsz egyszerre, akkor a figyelem dekoncentrálódik. Ennek eredményeként a termelékenység nem nő, hanem csökken. Ugyanez a helyzet a folyamatos információfelvétellel. A levelek, az azonnali üzenetküldők és a közösségi oldalak folyamatos ellenőrzése csak hamis érzést kelt, de nem viszi közelebb a célhoz.

De stressz, éppen ellenkezőleg, Ferriss asszisztenseinknek tekinti.

A félelem mutató. A félelem a barátunk. Időnként megmutatja, mit ne tegyen, de gyakrabban megmutatja, hogy pontosan mit érdemes csinálni. Tim Ferriss

Meg kell jegyezni, hogy Tim Ferriss nincs egyedül azzal, hogy kevesebb munkával törekszik a termelékenységre. Stever Robbins, a The 9 Steps to Working Less and Getting More könyv szerzője az „aktív napok” módszert javasolja, amikor egy adott napon „őrkutyát” rendelsz magadnak, hogy nyomon kövesd a fejlődésedet.

Kimenet

Ez a módszer Önnek való, ha nem tudja követni a szigorú ütemtervet, és a teendők listája nem működik az Ön számára. Szervezze meg napját úgy, hogy az idő 20%-át a legnehezebb és legfontosabb dolgok foglalják el. A többi menjen a maga útján. Más szóval, ha üzleti megbeszélést kell tartania, akkor ki kell választania a napot, az időt, az időtartamot, és szigorúan követnie kell az ütemtervet. A nap hátralévő részét bármilyen folyamatban lévő munkának szentelheti.

Gleb Arhangelszkij módszere

Gleb Arkhangelsky az időgazdálkodás szakértője, az azonos nevű cég alapítója és vezetője. Különlegessége nem az eredeti fejlesztések megalkotásában rejlik, hanem abban, hogy a hazai valósághoz igazodva, egyszerűen és hozzáférhető módon rögzíti az időgazdálkodás módszereit.

Arkhangelsky számos népszerű üzleti könyv szerzője: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive és mások.

Ez utóbbi a legnépszerűbb. A Time Drive feltárja a tervezés, a célok kitűzése és a motiváció fontosságát, valamint a hatékony időgazdálkodási és halogatás elleni technikákat.

• "Békák". Mindenkinek vannak unalmas feladatai, amelyeket folyamatosan későbbre halasztanak. Ezek a kellemetlen tettek felhalmozódnak és pszichológiailag összetörnek. De ha minden reggelt azzal kezdesz, hogy "békát eszel", azaz először is végrehajtasz valami érdektelen feladatot, majd rátérsz a többire, akkor fokozatosan rendbe jön a dolog.
• "Horgonyok". Ezek egy bizonyos érzelmi állapothoz kapcsolódó anyagi kötődések (zene, szín, mozgás). A „horgonyok” szükségesek ahhoz, hogy ráhangolódjunk egy adott probléma megoldására. Például megszokhatja magát, hogy a klasszikus zenére levéllel dolgozzon, és amikor lusta kirakni a postaládát, csak be kell kapcsolnia Mozartot vagy Beethovent, hogy elkapja a kívánt pszichológiai hullámot.
• Elefánt steak. Minél nagyobb a feladat (szakdolgozat írása, idegen nyelv tanulása stb.) és minél szorosabb a határidő, annál nehezebb az indulás. A mérleg az, ami megijeszt: nem világos, hol kezdjem, van-e elég erő. Az ilyen feladatokat "elefántoknak" nevezik. Csak úgy lehet "elefántot enni", ha "steaket" főzünk belőle, vagyis egy nagy üzletet több kicsire bontunk.

Figyelemre méltó, hogy Gleb Arkhangelsky nemcsak a munkafolyamatok racionalizálására fordít nagy figyelmet, hanem a pihenésre is (bestsellere teljes neve: „Time Drive: How to Manage to Live and Work”). Meggyőződése, hogy megfelelő pihenés nélkül, amely magában foglalja az egészséges alvást és a fizikai aktivitást, lehetetlen produktívnak lenni.

Kimenet

Tervezze meg minden napját. Ebben segítenek a Todoist, a Wunderlist, a TickTick és más hasonló programok, szolgáltatások. Ossza fel az összetett, nagy léptékű feladatokat egyszerű kis feladatokra. Reggel végezd el a legkellemetlenebb munkát, hogy a hátralévő időben csak azt csinálhasd, amit szeretsz. Dolgozzon ki triggereket, amelyek segítenek megbirkózni a lustasággal, és ne felejtse el beépíteni a pihenést az ütemtervébe.

Francesco Cirillo módszer

Lehet, hogy nem ismeri Francesco Cirillo nevét, de valószínűleg hallott már Pomodoro-ról. Cirillo a szerzője ennek a híres időgazdálkodási technikának. Francescónak egy időben problémái voltak a tanulmányaival: a fiatalember semmilyen módon nem tudott koncentrálni, folyamatosan el volt terelve. Egy egyszerű konyhai időzítő paradicsom formájában jött a megmentésre.

A Pomodoro módszer lényege, hogy a munkára szánt idő hossza "pomodoro". Egy paradicsom = 30 perc (25 perc munkára és 5 pihenésre). Beindítjuk az időzítőt és maximális hatékonysággal és minimális figyelemeltereléssel dolgozunk 25 percig. Hangjelzés hallatszik – itt az ideje ötperces szünetnek. Ezután újra elindítjuk az időzítőt.

Így a termelékenységet a napi elvégzett "paradicsom" számával mérik. Minél nagyobb, annál jobb.

Annak érdekében, hogy ne töltsön 25 percet a saját gondolkodással, előre össze kell készítenie a feladatok listáját. Ebben megjelölheti az egész "paradicsomok" (a feladat elé egy kereszt) és a zavaró tényezők (aposztróf) számát is. Ez lehetővé teszi annak meghatározását, hogy mennyi ideig tartott egy feladat elvégzése, és milyen nehéz volt.

A Pomodoro módszer megfizethető és rugalmas. Ha szeretné - készítsen egy teendőlistát papíron, és mérjen 25 perces szakaszokat konyhai időzítővel, vagy ha akarja - vegyen igénybe speciális szolgáltatásokat és alkalmazásokat.

ablakok	OS X és iOS	Android

Cirillo szerint a "paradicsom" optimális időtartama 20-35 perc. De miután elsajátította a technikát, kísérletezhet és megváltoztathatja az intervallumokat.

Részletesen megismerkedhet Francesco Cirillo módszerével.

Kimenet

A nap elején készítsen egy teendőlistát, és kövesse a pomodoros játékot. Ha 25 percen belül elterelődik a figyelme, tegyük a 'szimbólumot a feladat mellé. Ha lejárt az idő, de még nem fejeződött be a feladat, akkor tegyen rá + és szánja rá a következő "paradicsomot". Az ötperces szünetben teljesen váltson át a munkáról a pihenésre: sétáljon, hallgasson zenét, igyon kávét.

Tehát itt van öt alapvető időgazdálkodási rendszer, amellyel megszervezheti a napot. Tanulmányozhatja őket részletesebben, és bocsánatkérőjévé válhat valamelyik technikának, vagy kifejlesztheti sajátját különféle technikák és technikák kombinálásával.

GTD – az időgazdálkodás alternatívája

David Allen, a GTD módszertan megalkotója a személyes hatékonyság egyik leghíresebb teoretikusa. A Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity című könyvét a Time magazin az évtized legjobb üzleti könyvének választotta.

A Getting Things Done kifejezés divatos szó, és sokan tévesen az időgazdálkodással azonosítják. De még maga Allen is a GTD-t "a személyes hatékonyság javításának technikájának" nevezi.

Vjacseszlav Sukhomlinov, a kérdés szakértője így magyarázta el az időgazdálkodás és a GTD közötti különbséget.

Vjacseszlav Sukhomlinov az étterem holding ügyvezető igazgatója. A GTD gyakorlati alkalmazás szakértője nem időgazdálkodás. Az időgazdálkodás lehetetlen. Mindenkinek ugyanannyi órája van egy napban. Nem az idő számít, hanem az, hogy mivel töltöd. Képesnek kell lennie a bejövő információk nagy folyamainak feldolgozására, meg kell határoznia, milyen intézkedésekre van szükség a célok eléréséhez, és természetesen cselekednie kell. A GTD pontosan erről szól. Ez egy bizonyos gondolkodási és életvitel. És a GTD a flow állapotáról és a pszichés stressz csökkentéséről is szól.

Készen állsz vitatkozni? Üdvözöljük a megjegyzésekben. Mit gondolsz, mi több a GTD-ben - időgazdálkodás vagy személyes hatékonyság? Mondja el nekünk azt is, hogy milyen technikák segítenek megszervezni a napját.