Hogyan állítsd fel a fontossági sorrendet, ha állandóan túlterheltek

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Meghatározzuk az élet legfontosabb dolgait, és megtanuljuk, hogy azt helyezzük az első helyre.

Amikor belefulladsz a feladatok és kötelezettségek tengerébe, még azt is nehéz eldönteni, hogy mit csinálj először. Ilyen helyzetben fontos elfogadni, hogy egyszerűen fizikailag lehetetlen mindent befejezni, és kiemelni a legfontosabbat. Ellenkező esetben a stressz és a bűntudat kísérteni fogja.

Mi legyen prioritás

Mindenkinek meglesz a maga konkrét feladata, de az életnek több olyan területe is van, amelyre jobban oda kell figyelnünk. Ők azok, amelyek segítenek közelebb kerülni hosszú távú céljaihoz, és értékessé teszik az életet. Sokan azonban hónapokig vagy akár évekig figyelmen kívül hagyják őket. Próbálja meg őket a teendők listájának elejére helyezni.

1. Egészség

Az egészséges életmód gyakrabban háttérbe szorul. Feladjuk a parkban való sétát és az edzést, hogy elintézzük a dolgokat, vagy gyorséttermi ételeket választunk, hogy ne vesztegessük az időt a főzéssel.

Az ilyen döntések eredményei felhalmozódnak, és az élet minden területére hatással vannak. A gyorsétterem nem ad elegendő energiát a jó működéshez. A stressz és az ingerlékenység, amely abból fakad, hogy nem vigyázunk magunkra, úgy érezhetjük magunkat, mintha szeretteink mellett lennénk. Emiatt nemcsak a testi, hanem a lelki jólét is szenved, romlik az érzelmi állapot. Emlékeztesd magad: az egészség mindennek az alapja.

2. Alvás

Készüljön fel a vizsgákra, fejezze be a jelentésírást, maradjon későn, és nézzen sorozatot – mi bármit választunk, csak nem alvást. Úgy tűnik, ennek csökkentésével nyerünk még néhány órát az ügyeinkre. De az ár nagyon magas.

Valószínűleg Ön is tapasztalta már az alváshiány hatásait: fáradtság, ingerlékenység, képtelenség koncentrálni és valami produktív tevékenységet végezni. Ám a vizsgálatok azt mutatják, hogy az állandó pihenéshiány sokkal komolyabb problémákhoz vezet, a szív- és érrendszeri betegségektől az agy leromlásáig. Ne hanyagolja el az alvást.

3. Kapcsolatok szeretteivel

A stresszes pillanatokban gyakran kezdünk kapcsolatot szeretteinkkel, abban a hitben, hogy nem fognak sehova menni, és csak akkor térünk vissza a kommunikációhoz, ha több időnk lesz. Így hát lemaradunk egy gyerekkoncertről egy munkahelyi megbeszélés miatt, vagy elfelejtünk boldog születésnapot kívánni egy barátunknak, mert a gondolataink az üzlettel vannak elfoglalva. Az ilyen apróságok felhalmozódnak és tönkreteszik a kapcsolatokat, amelyeket később nehéz helyreállítani.

Szánjon időt a család és a baráti kapcsolatok megerősítésére, hogy ne kelljen megbánnia, amit elmulasztott. Íme néhány tipp, amelyek segítenek ebben:

• Tedd meg az első lépést. Ne várja meg, hogy mások javasoljanak valamit. Legyen az, aki tartja a kapcsolatot, és meghívja valahova a családját és a barátait.
• Határozd meg magad, mi az, amit a világon semmiből nem fogsz kihagyni. Egy ponton elkerülhetetlenül választanod kell a munka vagy más kötelezettségek mellett. De biztos vannak olyan helyzetek, amiket nem lehet elhanyagolni, mint például a házassági évforduló, vagy egy barát segítése egy számára nehéz pillanatban.
• Maradj kapcsolatban. Mindannyian elfoglaltak vagyunk, de ez nem ok a kapcsolat elvesztésére. Hívjon, írjon, gratuláljon szeretteinek győzelmeihez, fejezze ki együttérzését kudarcok esetén, köszönje meg és lépjen kapcsolatba csak úgy.

4. Termékeny munka

Keményen dolgozni és produktívnak lenni nem feltétlenül ugyanaz. Dolgozhat reggeltől estig, de minimális eredményt ér el. Ezért fontos, hogy ne csak szorgalmasan, hanem bölcsen is cselekedjünk: elmélyülten dolgozzunk, a fejlődést segítő feladatokra koncentráljunk, beleértve a szakmaiakat is. Keressen és rangsoroljon olyan lehetőségeket, amelyek lehetővé teszik, hogy új dolgokat tanuljon, és olyan dolgokat tegyen, amelyek inspirálnak.

Mit kell kizárni a prioritásokból

Ahhoz, hogy valamit feljebb léphess a tennivalók listáján, le kell mondanod valami másról. Íme néhány tevékenység, amellyel felszabadíthatja az idejét és energiáját.

1. Közösségi média és tartalomelnyelés

Az Instagram vagy a Twitter újdonságainak megtekintése nem lehet prioritás. A Digital Minimalism szerzője, Cal Newport a következőket tanácsolja: "Összpontosítson néhány gondosan kiválasztott online tevékenységre, amelyek támogatják értékeit, és hagyja ki a többit."

A folyamat megkönnyítése érdekében:

• Kövesse nyomon, merre telik az idő. Erre külön szolgáltatások vannak. Ha látja, hogy mennyit pazarol, könnyebben átirányítja ezt az időt valami másra.
• Nehezítsd meg magadnak a hozzáférést. Távolítsa el a közösségi média alkalmazásokat, hogy elkerülje az unalmas hozzáférést.

2. Kis értékű feladatok

Mindig vannak dolgok, amik sok időt vesznek igénybe, de nem visznek előre:

• ellenőrizze a leveleket és válaszoljon a levelekre;
• olvassa el a felhalmozott üzeneteket a munkahelyi chatekben;
• ismétlődő adminisztrációs feladatok elvégzése;
• teljesíteni valaki sürgős kérését.

Az ilyen forgalom csak elvonja a figyelmet a lényegről. Emlékeztesd magad arra, hogy nem fogsz nagy célokat elérni, ha mindig csak ilyen kis dolgokat csinálsz.

3. Negatív hozzáállás

Gyakran elmélkedünk a kellemetlen eseményeken és kudarcokon, kételkedünk önmagunkban, vagy haragszunk másokra. Ez nem csak a hangulatot rontja el, hanem időt is vesz el, amit az élet változásaira fordíthatnánk. Használja a következő stratégiákat, hogy elkerülje a negatív gondolatok elakadását:

• Gyűjtsd össze a bókokat. Ha valaki valami jót mondott, megdicsért, megköszönte, megdicsérte, írja le egy füzetbe, vagy mentsen el egy képernyőképet. Ha rossz hangulatban vagy, a kedves szavak újraolvasása segít jobban érezni magad.
• Figyeld a belső párbeszédedet. Ha negatív gondolatokat vesz észre magáról, képzelje el, hogy ilyesmit mond egy közeli barátjának vagy gyermekének. Valószínűleg azt fogod tapasztalni, hogy túl kritikus vagy magaddal szemben.
• Légy kedvesebb. Ne feledje, hogy az emberek bánthattak téged, mert ők maguk is átéltek nehézségeket. De ne felejts el kedves lenni magadhoz. Ha úgy érzi, hogy az illető mérgező, védje meg a határait, vagy hagyja abba a kommunikációt.

Előtérbe helyezve a fontosat

1. Kombinálja az összes feladatot

Bizonyára megvan a listája a munkahelyi feladatokról, személyes ügyekről, és folyamatosan pörögnek a fejében különféle ötletek. Olyan nehéz mit kezdeni. Ezért első lépésként az összes ügyet össze kell gyűjteni egy helyre, és meg kell jelölni, hogy milyen dátumig kell befejezni. Ehhez használhat papírt vagy olyan szolgáltatásokat, mint a Trello és a Todoist.

2. Szabadulj meg a zavaró tényezőktől

Az időigényes webhelyekhez való hozzáférés blokkolása. Ezt megteheti egész nap vagy egy bizonyos ideig, amikor a figyelemelterelés nélkül kell dolgoznia. Ha ez nem lehetséges, legalább kapcsolja ki a szükségtelen értesítéseket.

3. Állj ellen a késztetésnek, hogy valami újra válts

Mindig lesz új ötlet vagy feladat, amivel meg akarsz küzdeni. De ha egyikről a másikra váltasz, nem fogsz előrelépni abban, amit csinálsz. Még ha unatkozik is, próbálja ki. Egy hét után ne hagyj fel egy szokással, és próbálj ki egy másikat. Ne vállaljon új projektet, amíg be nem fejezte a jelenlegit.

4. Tegyen különbséget a fontos és sürgős ügyek között

Hajlamosak vagyunk a feladatok priorizálására határidőkkel, még akkor is, ha önmagukban kevésbé fontosak számunkra. De az olyan tevékenységek, mint a nagymama felhívása vagy sétálni, nem élveznek prioritást, bár csak kiegyensúlyozottá teszik az életet, és értékes emlékeket adnak.

Használja az Eisenhower Mátrixot az esetek rangsorolásához. Négy kategóriája van:

• Sürgős és fontos: számodra értékes feladatokat – azokat a lehető leghamarabb el kell végezni.
• Nem sürgős, de fontos: a fejlődést segítő feladatok - be kell őket írni a naptárba.
• Sürgős, de lényegtelen: másra ruházható feladatok.
• Nem sürgős és lényegtelen: elhagyandó feladatok.

Próbáljon meg minél többet megtenni a fontos dolgokat, és minimalizálja a lényegtelen dolgokat.

5. Ne az időt, hanem az energiát kezeld

Ehhez meg kell határoznia, hogy mikor a legproduktívabb, és el kell osztania a feladatokat az energiaszintje alapján. Például:

• Ha korán kelsz, akkor reggel tedd meg a fontos dolgokat, amikor a legerősebb vagy.
• Ha éjszakai bagoly vagy, végezzen olyan projekteket, amelyek koncentrációt igényelnek esténként.
• Ha kisgyermekei vannak, akkor a produktív időszak az, amikor alszanak, vagy valaki más vigyáz rájuk. Használja ezeket a hiányosságokat kiemelt feladataihoz.

6. Készítsen egy listát kötelezettségvállalásairól

Gyakran túl sokat vállalunk, pedig az energiánk és az időnk korlátozott. Ezért célszerű időszakonként felülvizsgálni kötelezettségeit:

• Készítsen minél részletesebb listát arról, hogy mivel tölti az idejét.
• Ossza fel ezeket a tevékenységeket kategóriákra: karrier, család, hobbi stb.
• Döntse el százalékosan, hogy mennyi időt szeretne az egyes kategóriákra fordítani.
• Csökkentse a kevésbé fontos feladatok számát, hogy a legfontosabbakra legyen elegendő erőforrása.
• Minden nap készítsen egy teendőlistát a főbb kategóriái alapján.

7. Törekedj arra, hogy mielőbb "egyed meg a békát"

A béka a nap legnehezebb vagy legkellemetlenebb dolga. Például dolgozni egy projekten, amiről álmodoz, sportolni, ezer szót írni egy jövőbeli könyvhöz. Általában az ilyen dolgokat későbbre akarja halasztani, de jobb, ha előbb megteszi őket.

Ez előre visz, és minden mást könnyebbé tesz a nap folyamán. Ha minden nap "eszel egy békát", fokozatosan nagyobb eredményeket érhet el.

8. Ossza el a feladatokat blokkokban

Ez segít a prioritásokon alapuló ütemezés összeállításában, és nem vesztegeti az időt az egyikről a másikra való váltásra. A módszer így működik:

• Készíts egy napi teendőlistát.
• Ossza fel az azonos típusú feladatokat blokkokra, például „Levelezés”, „Szövegírás”, „Időpontok”.
• Számítsa ki, mennyi ideig tart az egyes blokkok.
• Adjon hozzá blokkokat a naptárhoz egyenként.
• Csak akkor lépjen tovább a következőre, ha befejezte az előzőt.
• Ha szükséges, helyezzen át blokkokat a naptárban.

Próbáljon meg minden nap legalább egy blokkot a prioritásainak szentelni.

Olvasni is?

• 7 hatékony tervezési módszer, amelyek segítenek a pályán maradni
• Hogyan legyünk produktívabbak: 7 fő szabály
• 4 módszer a teendők listájának rendezésére, hogy okosabban dolgozhasson