Miért vagyunk mindig túlterheltek a munkahelyen, és mit tegyünk ellene?

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Néha kihagyjuk az ebédet és megállás nélkül dolgozunk, de még mindig nincs időnk az összes feladat elvégzésére. Használja ezeket a tippeket, hogy segítsen elintézni a dolgokat, nehogy újra ebbe a helyzetbe kerüljön.

Mi az ok

Csak arról van szó, hogy rosszul tudjuk meghatározni, mennyi időbe telik egy-egy üzlet. Általában nagymértékben túlbecsüljük képességeinket A "tervezési tévedés" feltárása. Emellett szeretünk igent mondani. Ha beleegyezünk abba, hogy követjük valakinek a tervét, kapcsolatot alakítunk ki vagy erősítünk meg az illetővel.

Az idő visszatekerése és az „igen” helyett „nem” kimondása nem működik. Hogyan kezeljük a felgyülemlett eseteket?

Mit kell tenni

1. Válaszd el a búzát a pelyvától

Emelje ki a legsürgősebb feladatokat. Gondold át, mit kell valóban ma megtenned a listádon, és mit lehet elhalasztani?

Agyunk hajlamos összekeverni az igazi fontos munkát és az olyan kisebb adminisztratív feladatokat, mint a levelek elemzése. A kevésbé sürgős ügyek kiiktatásával minden figyelmét és energiáját a fő dolgokra fordíthatja.

2. Delegáljon néhány feladatot

Talán van egy közvetlen jelentése az egyik feladat elvégzéséhez? Vagy kérjen segítséget egy kollégájától, és ígérje meg, hogy a jövőben segít neki hasonló helyzetben. A legfontosabb, hogy ne felejtse el átadni a munka elvégzéséhez szükséges összes információt.

Ha egyedül dolgozik, fontolja meg, hogy automatizálhatja-e a munkáját. Az automatizálás általában a legmegfelelőbb olyan ismétlődő feladatokhoz, amelyek sok időt vesznek igénybe. Például automatikusan mentheti az e-mailek fájljait és mellékleteit a Google Drive-ra, vagy ütemezheti a bejegyzéseket a közösségi hálózatokon.

3. A határidő átütemezése

Természetesen pontosan ezt akartad elkerülni. Ám, ha a lehető legnagyobb mértékben leszűkítetted a listádat, és kimerítetted minden lehetőségedet, ideje beismerni, hogy bizonyos határidőket át kell tolni, és valakit cserben kell hagyni. A lényeg az, hogy ezt a lehető legkorábban meg kell tenni.

Sokkal profibb az előtt kérni a határidő halasztását, mielőtt eljött, és nem utána.

Amikor levelet ír egy kollégájának ezzel a hírrel, emlékezzen két dologra. Először is ne kérj túl sokszor bocsánatot. Természetesen kényelmetlenül érzi magát a vereség beismerése miatt, de ha újra és újra bocsánatot kér, még nagyobb bűntudat lesz. Ebből semmi haszna nincs. Tehát legyen világos és tömör.

Másodszor mindenképpen adjon meg egy új határidőt, ameddig biztosan befejezi a munkát. Egyszer kérhetsz halasztást. De az ismételt kérések azt jelzik, hogy nem végzi el a munkáját.

Hogyan ne kerüljön újra ilyen helyzetbe

Először próbálja nyomon követni, hogy mennyi időt tölt az egyes feladatokra. Ez megtöri azt a szokást, hogy túl optimistán értékeli képességeit, és képes lesz józanul számolni az időt.

Ha megszokta, hogy mindenféle tevékenységgel, például képzési szemináriumokkal és hálózatépítéssel összezavarja a naptárát, hozzon létre egy új, „Opcionális” naptárt, és adjon hozzá mindent, amire nincs szüksége. Azokon a napokon, amikor szét van szakadva, rendezze az ügyeket úgy, hogy kiiktassa a feleslegeseket.