Mi az a fax és hogyan kell helyesen használni dokumentumokban

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Az aláírás lenyomata csak előzetes egyeztetés esetén működik.

Mi a fakszimile

A fakszimile tág értelemben bármely grafikai eredeti másolata, minden részletével. Például vannak kéziratok, prospektusok, nyomatok vagy rajzok fakszimile másolatai.

Szűkebb értelemben a fakszimile olyan bélyeget jelent, amely megkettőzi a személy aláírását. Ez általában egy tükörképben dedikált pecsét. A faxnak van digitális változata is, amelyet beillesztenek az elektronikus dokumentumokba. Mindenesetre használható papírok hitelesítésére annak a személynek a jelenléte nélkül, akihez az aláírás tartozik.

De érdemes-e ezt megtenni, és hogyan kell helyesen használni a fax-aláírást, nézzük meg a cikkben.

Hogy nem írhat alá faxokat

Sok komoly papírt csak a hozzá kapcsolódó személynek kell személyesen aláírnia. Előfordul, hogy helyette a képviselője írhatja alá közjegyzői meghatalmazással, vagy az iratot fokozott elektronikus aláírással hitelesítették. Ezek a műveletek lehetővé teszik, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az aláírás tulajdonosa beleegyezett-e a történésekbe.

Sokkal kevésbé bízik a fakszimile, hiszen azt bárki "rácsaphatja" a dokumentumra. Ezért nem írhatnak alá néhány dokumentumot, nevezetesen:

• ügyvédi felhatalmazás;
• fizetési és egyéb pénzügyi vonatkozású dokumentumok;
• számviteli jelentések;
• munkaszerződés, munkakönyv és egyéb személyzeti dokumentumok;
• váltók;
• elsődleges számviteli dokumentumok;
• számlák;
• adóvisszatérítés.

Amit aláírhat fax

A Polgári Törvénykönyv csak akkor engedélyezi a telefax-aláírás használatát, ha azt jogszabály előírja, vagy a felek megállapodtak abban, hogy azt a saját kezű aláírásuk analógjának tekintik.

A törvényről szóló nyilatkozat egyszer lehetővé teszi a faxhasználatot szabályozó rendelet elfogadását. Ám ezt eddig rosszul hajtották végre törvényi szinten. Például néhány nemzetközi egyezmény, amelyhez Oroszország csatlakozott, megengedi, hogy az eredeti aláírás helyett bélyegzőt helyezzenek el. A Rospatent másik végzése bizonyos esetekben lehetővé teszi az elnök aláírásának lenyomattal való helyettesítését.

Alapvetően azonban ahhoz, hogy a faxos aláírás jogilag kötelező érvényű legyen, a felek megállapodása szükséges. Itt a dolgok nagyjából ugyanazok, mint a minősítés nélküli továbbfejlesztett elektronikus aláírásnál. Önmagában nem analógja a kézzel írottnak, de azzá válhat, ha a felek ebben megegyeztek és megfelelő megállapodást kötöttek.

A faxhasználati megállapodást a feleknek saját kezű aláírásukkal kell igazolniuk.

Az ilyen dokumentum külön-külön is elkészíthető, vagy belefoglalható a fő megállapodás szövegébe. Ebben meg kell jegyezni a felek beleegyezésének tényét és a fax aláírására jogosult papírokat.

Fax-szerződés

A "Stark Industries" Korlátolt Felelősségű Társaság P. Potts vezérigazgató képviseletében a 2010.05.18-án kelt meghatalmazás alapján és a "SHIELD" Korlátolt Felelősségű Társaság N. Fury vezérigazgató képviseletében. pontjában foglaltaknak megfelelően megállapodtak abban, hogy a szerződés teljesítésével kapcsolatos szerződések, cselekmények és számlák (a számlák kivételével) aláírásakor képviselőik aláírásának fax-másolatát is felhasználhatják.

A megállapodás rögzítheti, hogy mindkét fél faxot használ, vagy csak az egyiküknek engedélyezheti ezt.

Ha a fax-aláírást belsőleg használják, külön rendelkezést kell kiadni. Meg kell jelölni azokat az eseteket, amikor a bélyegző megőrzéséért és a bélyegzővel való munkavégzésért felelős fakszimile vezetőjének eredeti aláírása helyettesíthető.

Mindenesetre az aláírás másodpéldányát biztonságos helyen kell tartani, hogy megakadályozzuk a jogosulatlan felhasználást.

Hol lehet fakszimile bélyegzőt szerezni

A faxokat általában ugyanazok a szervezetek állítják elő, mint a közönséges bélyegzőket és pecséteket. Itt nincsenek korlátozások, így a szolgáltatások és az értékelések költségei alapján bármelyik céget kiválaszthatja.