Miért nem működnek a teendőlisták, és hogyan lehet javítani

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Ha produktív akar lenni, az időre koncentráljon, ne a feladatokra.

A jó időgazdálkodás azt jelenti, hogy több eredményt érhet el kevesebb idő alatt. Thomas Oppong népszerű blogger és vállalkozó elmagyarázza, hogyan készítsünk jó terveket a célok elérése érdekében, és miért akadályozhatják az egyszerű teendőlisták a termelékenységet.

Miért nem működnek a szokásos teendőlisták?

Egy egyszerű teendőlistában nem tükrözi, hogy mennyi ideig tart egy feladat elvégzése. És a legvalószínűbb, hogy kicsikkel és egyszerűekkel kezdi, amelyek legfeljebb öt percig tartanak.

Fokozatosan arra a következtetésre jut, hogy újra és újra csak egyszerű dolgokat vesz fel, a fontosakat és időigényeseket pedig folyamatosan későbbre halasztja. Ennek eredményeként a nagy projektek nem mozdulnak meg. A terv pontjainak többsége pedig teljesítetlen marad, mert folyamatosan újakat ad hozzá, anélkül, hogy bármilyen vezérlőrendszere lenne.

Itt aktiválódik a Zeigarnik-effektus, amely szerint az emberek jobban emlékeznek a befejezetlen vagy megszakított cselekvésekre, mint a végrehajtottakra. Ez azt jelenti, hogy a tennivalók listáján szereplő befejezetlen feladatok gondolatai addig kavarognak a fejedben, amíg be nem fejezed őket. Megszállott érzés fog gyötörni, ami megnehezíti, hogy a munka elvégzésére összpontosítson. Ez végső soron stresszhez és álmatlansághoz vezethet.

Hogyan tervezzünk hatékonyan

Írd le az ideális napodat

Jason Womack, a produktivitással foglalkozó vezetői coach, előadó és szerző, azt ajánlja, hogy miként szervezze meg a folyamatot a cél elérése érdekében. Azt javasolja, hogy írjon egy forgatókönyvet a tökéletes naphoz, amelyre összpontosíthat. Az a felismerés, hogy az ideális az Ön számára, munkára motivál.

Szkript létrehozásához válaszoljon a következő kérdésekre.

• Hogyan szeretnéd eltölteni a napodat?
• Pontosan milyen feladatokat kell ma elvégezni?
• Mikor vagy a legproduktívabb?

A válaszok alapján feloszthatja a munkaidőt szegmensekre, amelyek mindegyike tartalmazni fog bizonyos feladatokat a teendők listájáról.

Ezzel a módszerrel hatékonyabban dolgozhat a tennivalók listáján, és időben el tudja intézni a sürgős és fontos feladatokat.

Tervezz meg mindent a naptárban

Ahhoz, hogy a teendők listája a lehető leghatékonyabb legyen számodra, ne készíts egyszerű terveket határidők és határidők nélkül, hanem tanuld meg okosan használni a naptárt.

Írja le részletesen a következő napot vagy egy egész hetet. Jelölje be az összes dolgait a naptárban, és éljen a létrehozott menetrend szerint. Ez segít eldönteni, hogy melyik projekttel foglalkozzon először, és hogy hozzáadhat-e további feladatokat.

A megszokott rangsorolás helyett készítsen tervelemeket dátummal és pontos idővel – különösen a legfontosabb feladatoknál. Ez sürgős érzetet ad, és egy bizonyos pontig be tudja fejezni őket.

Értékeljen minden feladatot

Ha nem elemzi, hogyan tölti el minden napját, akkor valószínűleg a legtöbbet elpazarolja.

A termelékenység egyik fontos szabálya, hogy egy feladat ne tartson tovább a kelleténél.

A hatékony időgazdálkodáshoz nem elég csak tudni, hogy mit kell tenni. Meg kell fontolni, hogy mennyi ideig tart. Jobb, ha azt mondod: „Ma csak 40 percem van erre”, ahelyett, hogy egyszerű fontossági sorrendben tervezném meg a dolgokat konkrét határidők nélkül.

Adja hozzá a teendők listájához annak becslését, hogy mennyi ideig tart az egyes tételek elkészítése. Próbáljon meg minden percet reggel 8-tól délután 5-ig ütemezni. Határozza meg előre, mikor lesznek szünetek. Ütemezze be az értesítések, az e-mailek és a közösségi média ellenőrzését.

Úgy tűnhet, hogy ez a tevékenység csak időpocsékolás. De a valóságban ez felállítja azt a mércét, amelynek megpróbál megfelelni. Ennek eredményeként látni fogja, hogy a koncentrációja javult.

Igazi felfedezés lehet számodra, ha nyomon követed, hogy mennyi időt töltesz a feladatokkal. Ez meghatározza munkája stílusát, és javíthatja azt. Azt is segít megérteni, hogy a nap mely szakában vagy többé-kevésbé hatékony.

A mérés az első lépés, amely a teljesítmény figyeléséhez és végső soron javításához szükséges. Ha valamit nem tudsz mérni, nem tudod megérteni. Ha valamit nem értesz, nem tudod irányítani. És ha nem tudod irányítani, akkor biztosan nem tudod javítani.

James Harrington vállalkozó, folyamatmenedzsment szakértő

Elemezze az idejét, és akkor tudja azt helyesen beosztani.

Idővonal

Nyissa meg a naptervező vagy ütemező alkalmazást, és adjon hozzá határidőket a feladatok listájához. Mindegyikhez rendeljen prioritási szintet.

És hogy megértse, mire érdemes több időt fordítani, válaszoljon magának néhány kérdésre:

• Mely feladatok 20 percnél rövidebb ideig tartanak?
• Mely feladatok egy óránál tovább tartanak?
• Mi a legjobb dolog reggel, amikor a legtöbb energiád van?

Most a „Végezze el a tervezési projektet” helyett írja be, hogy „Két óra alatt fejezze be a tervezési projektet”. Még ha nincs is ideje befejezni, legalább felszáll a talajra anélkül, hogy az egész napot ezzel töltené.

Ha nincs célod, hogy egy adott napon elvégezd a feladatot, akkor minden nap szánj rá egy bizonyos időt. És akkor térjen át más, ugyanolyan fontos dolgokra. Így fokozatosan megszabadulhatsz a nagy feladatoktól.

Bontsa fel a nagy feladatokat kisebbekre

Egyes feladatok órákig vagy akár napokig is eltarthatnak. Ha nagy projekt áll előtted, szánj néhány percet a gondolkodásra. Milyen részekből áll? Mennyi erőfeszítést igényel és mennyi ideig tart? Írd le.

Ezután osszuk fel a projektet több feladatra világos határidővel, és oldjuk meg őket egyenként, amíg be nem fejeződik. Minél több apró cselekvést hajt végre, annál megvalósíthatóbbnak tűnik.

Amikor egy megközelíthetetlen mennyiségű munka kicsivé válik, az agy arra összpontosít, amit most meg kell tenni – egy konkrét feladatra és egy kis célra. Ezért jobb, ha 40-60 perces sprinteket szervezünk rövid szünetekkel.

Egyszerre egy feladaton dolgozzon

Fordítsd rá teljes figyelmedet, és akkor a lehető leghatékonyabb leszel.

A Forbes munkatársa, Mark Murphy kifejti: "Amikor az emberek el tudják kerülni a munkamegszakításokat, 67% az esélye annak, hogy az a benyomása támad, hogy "a mai nap nagyon produktív volt".

Valóban van értelme egy órát dolgozni egy feladaton anélkül, hogy elterelné a figyelmet. De nehéz lehet, különösen, ha folyamatosan kap értesítéseket, vagy válaszolnia kell a kollégák kérdéseire.

Például a Pomodoro technika segít a munkára összpontosítani. 25 perces munkafutást foglal magában, rövid, 5 perces szünetekkel. Több ilyen megközelítés után teljesen ellazulhat.

Ez a módszer nem univerzális: a koncentráció időtartama és a munkastílus mindenkinél más. Tehát próbáljon ki különböző időgazdálkodási technikákat, és ragaszkodjon ahhoz, amelyik Önnek személyesen működik.

Például, ha reggel produktívabb, akkor halassza el azokat a feladatokat, amelyek több időt vesznek igénybe. Ez segít szervezettebbé válni, és több eredményt elérni.