7 teendőlista hiba, amely akadályozza a termelékenységet

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

A szakértők szerint ezeket a tevékenységeket kerülni kell, hogy a legtöbbet kihozzuk a tennivalók listájából.

1. Reggel készíts egy listát

Természetesnek tűnik, hogy reggel először leírja a napi terveit. Azonban már túl késő. Ezt mondja Eileen Roth, az Organization for Dummies szerzője. „Ha reggel készít egy listát a feladatokról, és 8:00-ra van időpontja a város másik felére, akkor valószínűleg nem lesz rá ideje” – mondja.

Készíts egy listát a nap végén. Ez lehetővé teszi, hogy hátrahagyja a munkahelyi ügyeit, és békében pihenjen. „Hazajössz a munkából, és már nem gondolsz a tennivalók listájára, mert már összeállítottad, és tudod, mit kell teljesítened holnap. Végre megpihenhet az elméd” – mondja Eileen.

2. Túl sok feladat a felsoroláshoz

Ha a teendők listájának elkészítése hetekbe vagy hónapokba telhet, akkor előre felkészül a kudarcra. Emiatt túlterheltnek fogod érezni magad.

Kyra Bobinet, a Living Well Organed: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Conscious, Healthy and Meaningful Life című könyv szerzője szerint három feladat ideális egy listához. „Agyunk olyan információkat érzékel, amelyek három részre vannak csoportosítva” – mondja. – Tehát kezdje azzal, hogy felsorolja a három legfontosabb tennivalót.

A legtöbb ember nem is sejti, milyen kevés valóban produktív óra van egy napon.

„A szellemi erőnk sokkal korlátozottabb erőforrás, mint az idő. Naponta csak 3-6 óránk van, amikor keményen dolgozhatunk” – mondja Christina Willner, az Amazing Marvin to-do list, termelékenységi alkalmazások készítője.

Ráadásul sokan nem is sejtik, mennyi ideig tarthat bizonyos feladatok elvégzése. Ez az oka annak, hogy a túl hosszú teendőlisták hatástalanok. Vilner azt tanácsolja, hogy minden feladat mellé írja le a becsült befejezési időt. Kövesse nyomon ezt az időt, hogy a jövőben pontosabb számításokat végezhessen.

3. Tegye fel az álmokat vagy a nagyon nagy célokat a tennivalók listájára

Az olyan ambiciózus célok, mint a könyvírás vagy a Mount Everest megmászása, ne szerepeljenek a tennivalók listáján. Ehelyett tedd fel őket egy külön kívánságlistára.

A teendők listájának világos terveket kell tartalmaznia.

Ha egy nagy projektet kell befejeznie, akkor azt több kisebb és megvalósítható feladatra kell felosztania, és csak ezután írja fel a listára. Ezt tanácsolja Paula Rizzo, a List Thinking: Hogyan használjunk listákat, hogy produktívabbak, sikeresebbek és kevésbé szorongóbbak legyünk.

Ha végignézi az összes céljait tartalmazó listát, akkor túlterheltnek érzi magát. Ráadásul elégedetlen lesz azzal, hogy nem tudja az összes megírt tervet teljesíteni. Valójában némelyikük meglehetősen sok időt és erőfeszítést igényel.

4. Minden feladatot egyenlően értékelj

Nancy Gaines termelékenységi edző azt állítja, hogy a teendők listájának prioritási listának kell lennie. „Csak azokat a dolgokat vigye be, amelyek előremozdítják karrierjét vagy vállalkozását” – mondja Gaines. - Ha ez nem prioritás, akkor ne szerepeljen a listán. Csak elvonja a figyelmedet."

Azt javasolja, hogy kövesse a „3-3-3” rendszert a lista készítésekor: húzza ki a listából a három legkevésbé fontos feladatot, delegáljon három olyan feladatot, amely nem éri meg az időt, és hajtsa végre a három legfontosabb feladatot.

5. Tűzz ki homályos célokat

Ha a listán szereplő feladatok homályosan vannak megfogalmazva, akkor a jövőben át kell gondolnia, hogyan kell végrehajtani őket, és még emlékeznie kell arra is, hogy mit jelentenek. Tehát a lista elkészítésére kellő figyelmet kell fordítani.

„Töltsön egy kicsit több időt a tervezésre, és készítse el a teendők listáját a lehető legpontosabbá” – tanácsolja Maura Thomas, a Személyes termelékenység titkai című könyv szerzője. Például a „költségjelentés” írása helyett azt írja be, hogy „adatok megadása táblázatba”.

Kerülje az olyan homályos szavakat, mint a „tervezés”, „megvalósítás” vagy „fejlesztés”. „Ha időhiányban van, a listán a „fejleszt” szót nézegetve valószínűleg kihagyja ezt a pontot” – mondja Mora. – Őrizze meg ezeket a szavakat a nagy projektlistájához.

6. Használja ugyanazt a listát az összes feladat elvégzéséig

„A probléma az, hogy minden nap hoz valami újat. Ezért amit ma csináltál, azt holnap nem feltétlenül kell megtenned. És a holnapi terveid még azelőtt megváltozhatnak, hogy ez véget érne” – mondja Eileen Roth. Tehát minden nap új teendők listáját kell készítenie.

7. Ne kösd a listát a naptáradhoz

Ha a lista és a naptár nincs egymáshoz kötve, és különböző feladatokat tartalmaznak, akkor aligha tudja mindegyiket elvégezni. „Ebben az esetben nem lesz ideje elvégezni a listán szereplő feladatokat. Hacsak nem kell feláldoznia az alvást, a hétvégéket, a szabadságot vagy az időt, amit a családjával szeretne eltölteni” – figyelmeztet Katie Mazzocco, a Revolutionary Productivity: Hogyan maximalizáljuk az időt, a hatást és a bevételt egy kisvállalkozás működtetésekor.

Próbáljon meg mindig szánni időt a naptárában a listán szereplő feladatok elvégzésére.