50 arany tipp a termelékenység javításához

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Tanuld meg beosztani az idődet, hatékonyan dolgozni és megfelelően pihenni.

Tervezés

1. Helyesen tűzd ki a célokat

A cél eléréséhez először helyesen kell megfogalmaznia azt. Használjon SMART rendszert: a céloknak konkrétnak és mérhetőnek, reálisnak és elérhetőnek, az Ön számára értelmesnek és világos határidőkkel kell rendelkezniük.

2. Koncentrálj a folyamatra

A célokat a folyamat, nem az eredmény alapján határozzuk meg. A „táncossá válás” sikertelen feladatsor. Nehéz megközelíteni, mert nem világos, hol kezdjem. Tűzd ki magadnak azt a célt, hogy „beiratkozz egy táncra és hetente háromszor járj órára”, ez hatékonyabb lesz. Legalább megérted, hogy készen állsz-e éveket edzeni álmaid érdekében vagy sem.

3. Használja a GTD technikát

A GTD (Getting Things Done) David Allen üzleti coach eredményes munkáját szolgáló rendszer. Fő célja, hogy az összes rendelkezésre álló esetet befejezze, és egyúttal tehermentesítse az agyat a végtelen tervezéstől. A technika lényege, hogy teljesen minden feladatot különböző listák segítségével írunk le, és folyamatosan frissítjük azokat. Így még a legkisebb és lényegtelennek tűnő feladatok sem fogják fel a fejét, és nem vonják el a figyelmét a munkáról. És végrehajtásuk előrehaladása mindig a szeme előtt lesz.

4. Értsd meg a különbséget az elfoglaltság és a hatékonyság között

Lehet, hogy állandóan elfoglalt vagy, de ez nem jelenti azt, hogy produktív vagy. Gondolja át, mennyire hasznosak a tettei, hogyan kapcsolódnak a munkájához, és vannak-e olyan feladatok a tervében, amelyek nem viszik közelebb a célhoz. Ha van, zárja ki őket.

5. A teendőlisták helyett használjon naptárakat

A dolgok megfelelő ütemezése a naptárban segít megkülönböztetni a szándékot, hogy valamit megtegyen, és az elkötelezettségtől, hogy egy adott feladatot egy adott időpontban elkezdjen. Ez megkönnyíti a dolgok egy hétre és egy hónapra való szétosztását, és gyorsan talál szabadidőt, hogy valamit változtasson az ütemezésében.

6. Felejtsd el a multitaskingot

Egyszerre több dolgot is megtehetsz, de nem valószínű, hogy jó eredményeket érsz el. Számos tanulmány bizonyította, hogy a többfeladatos munka csökkenti a munka hatékonyságát. Csak az elégedettség érzését kapod, ami nem tart sokáig, helyébe kiégés lép. Szokjon rá a feladatok egymás utáni elvégzésére, és hatékonysága csak növekedni fog.

7. A prioritások meghatározása

Az Egyesült Államok 34. elnökének, Dwight D. Eisenhowernek a mátrixa segít a feladatok prioritás szerinti helyes kiosztásában. Minden feladatot csak négy csoportra kell osztani:

1. Fontos és sürgős.
2. Fontos és nem sürgős.
3. Lényegtelen és sürgős.
4. Lényegtelen és nem sürgős.

Így látni fogja, hogy mivel kell azonnal foglalkozni, mit kell közvetíteni másoknak, és mit nem szükséges egyáltalán.

8. Csökkentse háromra a fontos feladatok listáját

Ne próbálja csak nehéz feladatokkal kitölteni a napi beosztást – nincs messze a kimerültségtől vagy a szakmai kiégéstől. És nem kell a termelékenységről beszélni. Naponta legfeljebb három alapvető feladatot vállaljon, váltogassa egyszerű feladatokkal, és szánjon időt a pihenésre.

9. Tűzz ki magadnak határidőket

Ha megszokta, hogy a fontos dolgokat későbbre halassza, és utána mindent kapkodva csinál, akkor a saját, személyes határidőket határozza meg. Például a főnöke arra kér, hogy pénteken nyújtson be két nagy jelentést – szerdáig állítsa be az egyiket.

10. Napi egy órát szánj nem sürgős dolgokra

Nagyon könnyű belemerülni a napi sürgős feladatok rutinjába, és végtelenül halogatni a többi fontos és nem sürgős feladatot. De soha nem lehet így lemenni hozzájuk. Ne várja el, hogy egyszer több szabad napunk lesz. Ha szeretné befejezni egy könyv elolvasását, minden nap szánjon rá időt. Ha arról álmodozik, hogy híres művész lesz, gyakoroljon naponta rajzolást.

Motiváció

11. Ne félj hibázni

A valami megtételétől való félelem nem olyan gyakran késztet egy helyben maradásra, és nem tesz semmit. Tanuld meg felfogni a hibákat a fejlődés ösztönzőjeként. Ha kudarcot vall, gondolja át, miért bukott el, és zárja be a szakadékot tudásában és készségeiben. Idővel még hálás is lesz a hibáiért.

12. Kérje meg, hogy kritizáljon

Ne ítélje meg magát keményen – hívjon meg valakit, hogy objektíven értékelje a munkáját. Kérjen visszajelzést a főnökétől. Az őszinte vágy, hogy lássa a hibáit és javítsa a teljesítményt, nem kap megrovást. Nos, a dicséret segít abban, hogy ihletet merítsen, és haladjon tovább.

13. Fejlessze tudását

Folyamatos tanulás és önképzés nélkül lehetetlen hosszú ideig produktívnak maradni. Előbb-utóbb megunja, vagy eléri a plafont a szakmájában. Ezért törekedjen arra, hogy folyamatosan új dolgokat tanuljon: vállaljon szokatlan feladatokat, és ne adja fel az érdekes projekteket.

14. Kerülje a nyafogókat, pesszimistákat és riasztókat

Az emberek hajlamosak mások érzelmeinek rabjává válni. Ha valaki a környezetében állandóan azt hajtogatja, hogy milyen rossz minden, egy napon a depresszió borul rád. Egy kolléga pánikja, akinek hetente égnek a határidők, minden bizonnyal rád is átterjed. Ezért menjen el, hagyja abba a kommunikációt és szakítsa meg a kapcsolatot - ne hagyja, hogy elrontsa a hangulatát.

15. Vedd körül magad okos emberekkel

A társas kör befolyásolja fejlődésünket. Vedd körül magad mentorokkal és csak érdekes emberekkel – hagyd, hogy folyamatosan motiváljanak és inspiráljanak, arra kényszerítve, hogy az ő szintjükre törekedj. Menjen el speciális szemináriumokra, konferenciákra, csatlakozzon szakmai közösségekhez és kössön új ismeretségeket.

16. Ne kövesd mások sikereit

A mások eredményeivel kapcsolatos túlzott megszállottság csak akadályoz bennünket. Ne legyél féltékeny egy barátodra, aki saját vállalkozást nyitott, vagy egy osztálytársra, aki sikeresen keres a hobbijával. Szakadjon el a mások élete utáni kémkedéstől, és folytassa a cél elérését.

17. Kérjen segítséget

Ne várja el, hogy nagy munkát végezzen egyedül. Ha segítségre van szüksége, kérjen. Egy nehéz feladatot elvállalni és saját kezűleg meghúzni nem ok a büszkeségre, hanem inkább hülyeség. Értsd meg, hogy az eredményért dolgozol, és ennek érdekében ne hanyagold el mások tapasztalatait és tanácsait.

18. Készítse el saját termelékenységi módszerét

Ne kövessen vakon minden időgazdálkodási technikát, relaxációs tippet és időtakarékos tippet. Elemezze, mi az, ami valóban segít, és dobja el azt, ami nem tesz jót. A cél az, hogy hatékony legyen, nem pedig a leggyakrabban használt termelékenységi eszközök rekordjának megdöntése.

Koncentráció

19. Szabadítsa meg agyát a mindennapi problémáktól

Állíts össze egy kapszula gardróbot, hogy ne gondolkodj azon, mit vegyél fel reggel az irodába. Állítson be ütemtervet a takarításhoz és a háztartási munkákhoz. Menjen bevásárolni hétvégén, és készítsen menüt a hétre. Amikor minden háztartási feladat el van intézve és meg van tervezve, a munkára koncentrál.

20. Találja meg a csúcsaktivitást

Valaki azt tanácsolja, hogy a munkanap elején végezzen összetett feladatokat, és hagyjon kisebb feladatokat estére. De ez a módszer nem alkalmas baglyok vagy azok számára, akiknek gyorsítaniuk kell. Ezért határozza meg azokat az időszakokat, amikor a leghatékonyabban tud dolgozni, és erre az időre ütemezzen időigényes feladatokat. Azonosításukhoz elegendő, ha több héten keresztül feljegyzi a koncentráció szintjét a nap folyamán. Vagy használjon egy külön termelékenység-kalkulátort.

21. Ne halogasd olyan dolgokat, amelyek idegesítenek

Akár aggódik egy fontos hívás miatt, akár fél valamit tisztázni a főnökével – ne késlekedjen. Azonnal oldja meg az ijesztő feladatokat, még akkor is, ha ezek gondolata aggodalomra ad okot. Mert ezek a gondolatok vonják el a figyelmet a munkáról és csökkentik a koncentrációt. Minél gyorsabban csinálja, annál gyorsabban megnyugszik.

22. Jegyzetek kézzel

Az érdekes ötletek, amelyek véletlenül meglátogatják a fejet, hajlamosak azonnal elfelejteni. Néha elmerülünk gondolatainkban, miközben megnyitjuk okostelefonunkon a rögzítő alkalmazást. És néha valami más is elvonja a figyelmünket: üzenetek, hírek és közösségi oldalak. Ezért írja le papírra – a kézzel írt jegyzetek is jobban emlékeznek az információkra. Vásároljon egy kis durva vázlatfüzetet, amelyre gyorsan felírhat néhány szót, vagy egy matricatömböt, és tartsa kéznél.

23. Állítson be emlékeztetőket

Az, hogy egy bizonyos időpontban valamit meg kell tenni, belső szorongást kelt, amely elvonja a figyelmet a fő munkáról. Sőt, az a tudatalatti félelem, hogy megfeledkeznek valamilyen üzletről, talán nem is érezhető. Ezért állítson be hangos emlékeztetőket egy adott időponthoz kötött dolgokról. Ez megszabadít az állandó órára pillantásoktól és a felesleges idegességtől.

24. Tartsa rendben a munkahelyét

Minden nap, amikor befejezted a munkát, tegyél rendet az asztalon: rendezd a jegyzeteket, rakd ki az iratokat, mosd ki a poharat. Egyébként a számítógépen lévő asztal is számít. Zárja be az összes felesleges lapot, törölje az ideiglenes fájlokat.

25. Vigyázz a világításra

A tudósok bebizonyították, hogy a világítás mélyreható hatással van termelékenységünkre. Az irodai fénynek a lehető legközelebb kell lennie a természetes nappali fényhez, nem meleg vagy túl hideg. Az optimális érték 4500-5000 K. A munkanap végén meleg fényre kapcsolva lazíthat és felkészülhet a pihenésre.

Feladatok végrehajtása

26. Fuss sprinteket

Valószínűleg hallottál már a Pomodoro technikáról – a munka 25 perces szakaszokban történő megszervezéséről 5 perces szünetekkel. Lehet, hogy ez az időkeret nem felel meg Önnek, de a lényeg a lényeg. Jelölj ki magadnak rövid teljes koncentrációs időszakokat - 20 perctől egy óráig -, amikor egyáltalán semmi sem vonja el a figyelmedet, és tarts szüneteket közöttük.

Alkalmazások használata:

27. Ne rohanjon új feladatok elvégzésével

Ne hagyja befejezetlenül a vállalkozását egy váratlan feladat vagy valaki kérése miatt. Természetesen fontos a prioritások meghatározása: ha egy új feladat fontosabb, és mielőbb el kell végezni, akkor terelje el a figyelmet és áldozza fel az aktuális ügyeket. Ha nem, halaszd el. Még akkor is, ha nagyon kérnek.

28. Vizualizáld

A vizualizáció segít időt takarítani, jobban megjegyezni az információkat, megérteni egy új témát és megalapozott döntést hozni. Használjon különböző technikákat: címkézzen feladatokat kategóriák szerint, rajzoljon grafikonokat, táblázatokat és gondolattérképeket.

29. Hagyja a feladatokat befejezetlenül

Szánjon rá időt a nagy és összetett feladatok egyidejű elvégzésére. Bízzon a Zeigarnik-effektusban. Lényege, hogy az agy jobban emlékszik a befejezetlen cselekedetekre, és tudat alatt tovább gondolkodik rajtuk. Ha félsz egy nehéz feladattól, kezdd el és halaszd el – miközben mást csinálsz, sok érdekes ötlet juthat eszedbe.

30. Kezdje kicsiben

Ha nem tud belekezdeni egy feladatba, csak 10 percet szánjon rá. Valószínű, hogy bekapcsolódsz és folytatod a munkát. Nos, ha nem, akkor legalább kezdje el. És egyúttal ellenőrizze magad az előző pont hatékonyságát.

Időt takarít meg

31. Derítse ki, hol tölti az idejét

Próbáljon ki egy kísérletet: próbáljon meg mindent felírni egy hétre, még a legkisebb eseteket is, és az egyes esetekre fordított időt is. Végül elemezze a kapott listát.

32. A hívások elutasítása

Próbálj meg kevesebbet beszélni telefonon. A hívás kezdeményezése több időt vesz igénybe, mint egy üzenet írása és elolvasása. Ráadásul nem mindenkinek jut eszébe, hogy figyelmeztessen rá, ami azt jelenti, hogy hirtelen és rosszkor elterelheti a figyelmét a munkáról. Ha továbbra is fontos hívást kell indítania, ütemezze be, és adja hozzá a teendők listájához, hogy egyértelműen tudjon időt szánni más feladatokra.

33. Riasztások letiltása

Kapcsolja ki az alkalmazások, üzenetküldők, közösségi hálózatok és levelek értesítéseit. Nem vesznek el sok időt, de nagyon elvonják a figyelmet, és egy internetes utazásra vonzhatják. Ha nem tud megszabadulni a kísértéstől, hogy ellenőrizze üzeneteit, csak a fontos ismerősöktől hagyjon értesítést róluk.

34. Nézze meg az e-mailjeit délután

Szüntesse meg a reggeli e-mail-ellenőrzést, nehogy elterelje a figyelmét a már ütemezett feladatokról, és ne alkalmazkodjon valaki más napi rutinjához. Ha megszokta, hogy azonnal válaszol, és nem tud ellenállni az SMS-nek, a beszélgetés egész napra elhúzódhat. Ne tartsa nyitva a böngésző lapját, hanem használjon sablonokat, hogy gyorsan válaszoljon az üzenetekre.

35. Takarítsd ki a postaládádat

Törekedjen arra, hogy csak a fontosak maradjanak az olvasatlan üzenetek között. Azonnal törölje a szükségtelen spamet, és hozzon létre egy külön postafiókot a személyes levelek és az érdekes előfizetések számára. Így nem kell sokáig nézegetni a leveleket, és keresgélni a valóban szükséges levelek között.

36. Tanulj meg tapintással gépelni

Amikor számítógépen dolgozik, az érintéssel történő gépelés jelentős időt takarít meg. A készség elsajátítható online szolgáltatások segítségével,,. A lényeg az, hogy minden nap időt szánj erre a tevékenységre.

37. Gyorsbillentyűk használata

A gyorsbillentyűket a gyors munkavégzésre tervezték. Emlékezzen kombinációikra, nagyban leegyszerűsítik a számítógép és az egyes programok használatát.

38. Mentse a fájlokat közvetlenül a kívánt mappába

Dokumentum letöltésekor vagy létrehozásakor azonnal nevezze el és küldje el a kívánt mappába. Lehet, hogy nincs ideje, de végül sokkal gyorsabb és egyszerűbb, mint a számítógépen lévő összes letöltés ellenőrzése és rendezése, vagy a felhőtárolóban lévő fájlok gereblyézése.

39. Ne keress kifogásokat

Csak ne pazarolja rá az idejét. A kifogásokat keresni nem produktív, szakszerűtlen és bosszantó. Jobb, ha határozottan beismeri a hibáját, és azonnal elkezdi javítani.

Pihenés

40. Vegyen részt információs diétán

A hatalmas információáramlás megterheli az idegrendszert és megzavarja az ellazulást. A statisztikák szerint minden ember körülbelül napi 2,7 órát tölt egyedül a tévében. Add hozzá az internetet és a közösségi hálózatokat. A híroldalak, csatornák és közösségek könyörtelenül versengenek figyelmünkért, gyakran ugyanarról a dologról beszélnek. Ezért nem szükséges időt szánni a megtekintésükre - továbbra is értesülhet a fontos hírekről.

41. Tartson hosszú szüneteket

Ha nehéz, nagy koncentrációt igénylő munkája van, legalább fél órára szakítsa meg a munkát. Álljon fel az asztalától, és végezzen fizikai tevékenységet.

42. Hallgass zenét

A kutatások azt mutatják, hogy a zene növeli a produktivitást, a kreativitást és általában véve a hangulatot. Ha nehezen tudsz vele koncentrálni, közben hallgasd meg kedvenc előadóidat.

43. Menj ki gyakrabban a szabadba

Lehetőleg munkanap közben. Az irodai áporodott levegő csökkenti a termelékenységet, fejfájáshoz és stresszhez vezet. A tudósok még a beteg épület szindróma kifejezést is megalkották, egy olyan állapotot, amikor az emberek fájdalmas tüneteket tapasztalnak az épületek rossz szellőzése, világítása és fűtése miatt. És bár az irodája egészséges lehet, teste mégis jobban fogja szeretni a friss levegőt.

44. Tervezze meg előre az estét és a hétvégét

Döntse el előre, hogyan tölti a vakációt, és próbálja meg feltölteni kedvenc dolgaival. A kanapén való céltalan fekvés csak még nagyobb fáradtsághoz vezet, és az érdekes hétvége és a munka jobb megjelenéséhez vezet.

45. Egyáltalán ne gondolj a munkára heti egy napon

Ígérd meg magadnak, hogy szabadnapon nem nyúlsz a munkádhoz, és egyáltalán nem gondolsz rá. Még akkor is, ha fontos megbeszélésed vagy befejezetlen ügyeid vannak. Ne feledje, hogy van egy másik élete is – szentelje ezt a napot teljesen ennek.

46. Vegyél szabadságot

Ha rendszeresen jársz dolgozni, ne hagyj minden héten szabadságot családi ügyekre, és ritkán veszel betegszabadságot, akkor csak úgy egy nap szabadságot. Töltsön el egy plusz napot otthon egy nagy projekt befejezése után vagy egy prezentáció előtt. Engedje meg magának az újraindítást anélkül, hogy megvárná a hétvégét.

Egészség

47. Élj menetrend szerint

Ne vegye a napi rutint szigorú keretnek, amelybe bele kell hajtania magát. Csak állítson be egy időpontot a lefekvéshez, az ébredéshez és az evéshez. És próbáld követni minden nap. Mindig aktívnak fogod érezni magad, nem szenvedsz álmosságtól és hirtelen éhségrohamoktól, amelyek zavarják a koncentrációt.

48. Ne használd az alkoholt kikapcsolódásként

Kerülje az ivást lefekvés előtt, még akkor is, ha nehezen tud ellazulni egy nehéz munkanap után. Az alkohol valóban segíthet elaludni, de néhány óra elteltével negatívan hat – és ez tele van gyakori reggeli ébredéssel, nappali álmossággal és koncentrációs veszteséggel.

49. Egyél gyakrabban

A kiadós ebéd túlterheli a szervezetet: minden erejét az étel megemésztésére veti, így nehéz lesz a feladatok elvégzésére koncentrálni. Ha vacsora után álmosnak érzi magát, ossza el a szokásos adagot két étkezésre.

A nehéz ételek helyett vegyen be olyan ételeket az étrendjébe, amelyek javítják az összpontosítást és a koncentrációt: zöldségek, fűszernövények, zsíros halak, diófélék és étcsokoládé. És ne támaszkodjon a kávéra - nagy mennyiségben nem élénkít, hanem ellenkező hatást fejt ki.

50. Sportolj

A gyakorlat nemcsak az egészséget javítja, hanem javítja a figyelmet, a koncentrációt és az agy sebességét is. Emellett növelik az önbecsülést, és ellenállóbbá teszik őket a stresszes helyzetekkel szemben. Ez hatalmas plusz a termelékenység szempontjából, ezért legalább gyakoroljon egy kicsit.

Olvasni is? ?

• 80 life hack a termelékenységért
• Mi a különbség a termelékenység és a hatékonyság között, és mi a fontosabb
• Lazítson, és pihenjen a munkában, hogy termelékenyebb legyen.
• Mi a termelékenység valódi költsége