Hogyan tisztíthatja meg gyorsan és egyszerűen Gmail-postafiókját

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

A beérkező levelek között egyre növekvő számú olvasatlan üzenet problémája rengeteg felhasználót aggaszt. Ennek megoldására több tucat kiterjesztés készült, és sok cikk született a Gmail használatának módszertanáról. Azonban egyáltalán nem szükséges újat kitalálni, ha vannak bevált munkaeszközök. Ebben a cikkben bemutatom, hogyan kezelheti az e-mail forgalmat a Gmail parancsikonrendszer használatával.

A Gmail-címkék egyéni címkék, amelyek segítségével kategorizálhatja az e-maileket. Ugyanakkor a mappákkal ellentétben egy levélnek több címkéje is lehet, azaz egy levél egyszerre több kategóriába is tartozhat.

A beérkező levelek fokozatos túlcsordulásának egyik oka, hogy sok felhasználó ezt használja a beérkező levelek tárolására. Ugyanakkor a levelek elemzése a legújabb betűkkel kezdődik, így azok az üzenetek, amelyek a postafiók alján hevernek, soha nem jutnak el a szemedhez.

Az általam használt címkerendszer lehetővé teszi, hogy a leveleket ne érkezési idejük, hanem fontosságuk szerint dolgozzam fel. Könnyedén rendezheti az összes e-mailt a tervezett műveletek kategóriáiba, és az igazán fontos dolgokra fordíthatja az idejét, nem pedig a szemét reklámozására. Ehhez mindössze öt új címkét kell létrehoznia.

• "!Sürgősen!". A sürgős intézkedést igénylő levelek ebbe a kategóriába tartoznak. Ez a címke mindenekelőtt figyelmet igényel, hiszen az ezzel jelölt e-maileket azonnal fel kell dolgozni.
• "Tervezett." Jelölje meg ezzel a címkével azokat a betűket, amelyekhez belátható időn belül kell cselekednie, és konkrét dátummal rendelkeznek. Például egy emlékeztető, hogy hamarosan fizessen a tárhelyszolgáltatásért, vagy értesítés egy jövőbeli találkozóról.
• "Válaszolni". Ez a kategória összegyűjti az összes e-mailt, amelyre válaszolni szeretne, de nincs időkorlát a válaszadásra. Nyilvánvaló, hogy ezt a levelet feldolgozzuk, amint az idő rendelkezésre áll.
• "Várakozás". Néha vannak olyan helyzetek, amikor egy vállalkozás vagy projekt, amelyet a levelezésében megvitatott, lefagy. Vagyis mindent megtettél, ami tőled függ, és most már csak válaszra vagy a következő parancsra vársz. Azokat a leveleket, amelyek jelenleg nem igényelnek aktív közreműködést, de mégis fontosak, ezzel a címkével jelöljük.
• "Készült". Ez a címke a befejezett esetekhez és a megoldott problémákhoz. Elvileg azonnal archiválható lenne az ilyen levelezés, de még mindig jobb, ha átmenetileg egy külön apukaba rakod. Ez lehetővé teszi, hogy a munkahét végén kiélje önbecsülését, és a termelékenység elemzéséhez is anyagként szolgál.

Így a levelezés kezdeti elemzése a Gmailben a fejlécek vagy a tartalom gyors áttekintését és az összes e-mail kategorizálását jelenti. Ez egy nagyságrenddel kevesebb időt vesz igénybe, mint az egyes levelek szekvenciális feldolgozása, így hamarosan teljesen üres lesz a beérkező levelek mappája.

Ha ez megtörténik, navigálhat a "! Sürgős!" és kezelje azokat a leveleket, amelyek valóban a legfontosabbak. Ha ezzel a prioritási kategóriával foglalkoztunk, akkor áttérünk a korábban tervezett feladatok kategóriájába, és végrehajtjuk azokat, amelyek lejárnak. Ha ezután még van ideje, nyissa meg a mappát a válaszra váró másodlagos levelekkel. Ez a folyamat általában nem igényel sok erőfeszítést és különös figyelmet, ezért a munkanap végén elvégezhető. Nos, a „Kész” feliratú betűket hetente egyszer megcsodálhatjuk az eredmények összesítésekor.

Így ezeknek az egyszerű lépéseknek a segítségével mindig kellő figyelmet fordíthat a fontos dolgokra, és nem pazarolja el üres levelezésre. Postafiókja mindig üres lesz, és soha többé nem veszít el egyetlen levelet sem a láthatatlan levelek ezreinek káoszában és zűrzavarában.

Használ valamilyen Gmail-címkét levelei rendezésére?