Termelékenységi titkok a népszerű Todoist feladatkezelő szolgáltatás megalkotójától

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

A todoista szerző, Amir Salihefendic kifejlesztette saját termelékenységi rendszerét, amely 9 éve segíti őt abban, hogy stressz nélkül elérje céljait. Ma Amir a rendszeréről és a Todoisttal való integrációjáról fog beszélni.

A legtöbb ember nem törekszik a munkafolyamat egyszerűsítésére, hagyja, hogy a dolgok maguktól menjenek, és a legjobbat remélik. De ha van rendszered, sok feladat között lavírozhatsz, rangsorolhatsz, és nem érzed magad túlterhelve.

A termelékenységi rendszeremet Systemistnek neveztem el. Én találtam ki – és a Todoist is erre épül – 2007-ben. Abban az időben egy hostelben laktam Aarhusban (Dánia), és számítástechnikát tanultam. Volt két részmunkaidős állásom és sok személyes projektem. Levertnek és szervezetlennek éreztem magam. Mindez megváltozott, amikor eszébe jutott a Systemista gondolat.

Mit segített elérni ez a rendszer?

1. A Doist Kft. megalapítása. és olyan terméket fejlesztenek ki, amely lehetővé teszi az emberek számára, hogy elképesztő eredményeket érjenek el.
2. Az alapítói és a vezérigazgatói feladatok sikeres összekapcsolása. Mindenre van időm, és nem érzem magam túlterhelve. A cég 50 embert foglalkoztat, és alig látott valaki közülük kimerültnek.
3. Minden nap azonosítsa a munkafolyamat kiemelt szempontjait, és mindig emlékezzen a fontos e-mailekre, találkozókra és projektekre.
4. Élvezze az életet a munkán kívül: töltsön időt a feleségével, utazzon, önképzéssel és sporttal, egészséggel foglalkozzon.

A munka és a magánélet közötti egyensúly a személyes hatékonyság kulcsa.

A Systemist a Todoisttal együtt működik a legjobban. De bármilyen más feladatkezelő programot és szolgáltatást használhat. A rendszer alapelvei sokkal fontosabbak, mint a konkrét eszközök.

6 Szisztematikus elvek

1. Jelentkezzen mindenhol

A rendszer az a rendszer, hogy mindenhol és mindenhol használjuk. Bármilyen eszközről, bárhonnan hozzá kell férnie az ütemezőhöz.

Keményen dolgoztunk, hogy a Todoist világszerte elérhetővé tegyük. Azt javaslom, hogy azonnal telepítse (vagy más hasonló alkalmazást) minden eszközére és platformjára, amelyen van: telefon, táblagép, laptop, böngésző stb.

2. Alkalmazd mindenben

A rendszer akkor működik, ha lefedi a személyes és szakmai élet minden területét. Ez szabadságot ad. Minden fontosat irányítani fog, és többé nem feledkezik meg olyan dolgokról sem, mint az ügyféllel való találkozás vagy az ajándék vásárlása egy szeretett személynek.

Szinte minden tevékenységem áramvonalas. Konkrétan rendszereztem:

1. Közelgő események (találkozók a cégen belül és kívül).
2. Összetett projektek, sok kis szakaszra tagolva.
3. Ismétlődő feladatok a hosszú távú projektek irányításához.
4. E-mail (ha nem tudok azonnal válaszolni a levélre, a segítséggel lefordítom feladattá).
5. Hibajelentések, ha ezek javítása hozzám kötődik.
6. Kiadási lista (megosztva a kollégákkal).
7. Bevásárlólista (a feleségemmel megosztva).
8. Weboldalak, amelyeken nem tudok azonnal intézkedni. Például egy termékoldal az Amazon.com-ról (még nem döntötte el, hogy megveszem-e vagy sem), egy filmoldal az IMDb-n, amelyet meg akarok nézni, vagy egy cikk, amelyet később el szeretnék olvasni. Mindehhez én használom.
9. Egészségügyi feladatok (heti tornaterem és kocogó edzések).

3. Bontsa fel a nagy feladatokat megvalósítható kicsikre

Egy kis feladat könnyebben megoldható. Ezért mindig bontsa fel a nagy projekteket kis részfeladatokra, amelyek egy óra (vagy kevesebb) alatt elvégezhetők. Először is segít megérteni, mennyi időbe telik, hogy ezt vagy azt megtegye. Másodszor pedig látni fogja a fejlődést.

Fontos, hogy a feladat megvalósítható legyen. Képesnek kell lennie arra, hogy megvalósítsa, amit felvett a tennivalók listájára.

4. A prioritások meghatározása

Minden nap 15-25 feladatot végzek el. Jelenleg ők a legfontosabbak.

A Todoistban könnyű rangsorolni. Én így csinálom:

1. Ügyeljen arra, hogy határozza meg azt a határidőt, ameddig az ügyet be kell fejezni. Fontos feladatokat tűzök ki mára vagy holnapra, a lényegteleneket a jövőre írom ki.
2. Jelzem a prioritási szinteket. A Todoistban négyen vannak. A szolgáltatás a feladatokat fontosság szerint automatikusan rendezi.
3. A feladat fontosságának további hangsúlyozására olyan címkéket használok, mint a @high_impact. Ezekkel kényelmesen nyomon követheti, hogy hány fontos feladatot végeznek el egy nap.

5. Minden nap ürítse ki a teendők listáját

Mielőtt elkezdtem volna használni a 0 beérkező levelek szabályát, az e-mailem kaotikus volt. Minden alkalommal szörnyen éreztem magam, amikor el kellett takarítanom a romokat.

A feladatok kezeléséhez hasonló szabályt használok - "0 feladat a teendők listájában".

Ha nem volt időd mindent megtenni, amit aznapra elterveztél, ne halaszd másnapra a hátralévő feladatokat. Ehelyett állítsa vissza a teendők listáját, és hozzon létre egy új tervet. Ez lehetővé teszi számodra, hogy megértse, hol van, és újra felállíthatja a fontossági sorrendet.

6. Mindig kapjon visszajelzést

A legtöbb időgazdálkodási rendszer arra összpontosít, hogy mit kell tenni, nem pedig arra, amit már megtettünk. De mi értelme van, ha nem látja a fejlődését, és nem érti, mennyire produktív?

Ezért alkottunk. Lehetővé teszi a személyes teljesítmény nyomon követését, megjelenítését és javítását.

A Todoist Karma olyan, mint egy minijáték: feladatokat hajt végre, pontokat szerez, és látja a színtáblázat növekedését. Nagyon izgalmas, különösen az időgazdálkodás kezdőknek. Hogy még érdekesebb legyen, nem csak napi, hanem heti célokat is kitűzhet, valamint megoszthatja az eredményeket a közösségi oldalakon, ezzel is növelve a felelősség szintjét.

További tippek

Munka e-maillel

1. Nézze meg e-mailjeit naponta kétszer. Például reggel és délután.
2. Törekedjen egy üres postafiókra.
3. Ha lehetséges, azonnal válaszoljon a levélre. Ha nem, fordítsa le feladattá, feltétlenül tüntesse fel a határidőt és a prioritást.
4. Kapcsolja ki az értesítéseket az összes eszközön. Ez segít elkerülni a zavaró tényezőket.

Hírnökökkel való munka

A hírnökök a termelékenység gyilkosai, rángatózóak és elvonják a figyelmet. A kutatások azt mutatják, hogy egy átlagos irodai dolgozó naponta átlagosan több mint két órát tölt a figyelemelterelésekkel és a szünetekkel. Ez azt jelenti, hogy a munkahét több mint 10 órával nő, mert a munka mennyisége nem csökken.

1. Kombinálja a hírnökökben folytatott levelezést az internetezéssel. Ha csak dolgoznia kell (jelentést írni, elrendezést rajzolni stb.), zárja be a csevegőalkalmazásokat.
2. Üzenetek kötegelt feldolgozása: kinyitotta a messengert, elolvasott mindent, mindenkinek válaszolt, majd újra bezárta.
3. Az üzenetküldő értesítések letiltása mobiltelefonján.

Salihefendik szerint ez a rendszer segít abban, hogy koncentrált, józan és egészséges legyen.

Írja meg kommentben, mit gondol a Systemistről, és ossza meg termelékenységének titkait is.