5 tipp a munkanapok megszervezéséhez

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Egyszerű trükkök, amelyek megmentenek, ha állandóan nincs elég időd semmire.

1. A prioritások meghatározása

Van egy nagyon egyszerű, de hatékony módja annak, hogy ügyeit sürgősség és fontosság szerint kategorizálja. Ez az Eisenhower Mátrix nevű áramkör. Dwight D. Eisenhower találta fel, amerikai elnök, az Egyesült Államok hadseregének tábornoka, és egy nagyon produktív ember.

Kétféle dolgom van: sürgős és fontos. A fontos dolgok ritkán sürgősek, a sürgősek pedig ritkán fontosak.

Dwight D. Eisenhower

Az Eisenhower Mátrix négy részből áll. A vízszintes tengely az ügy sürgősségét, a függőleges tengely pedig a fontosságát mutatja. A mátrix lehetővé teszi az összes feladat egyszerű kategóriákba rendezését: „Nem sürgős és nem fontos”, „Sürgős, de nem fontos”, „Fontos és nem sürgős” vagy „Sürgős és fontos”.

Próbáljon meg elsőbbséget adni az Eisenhower Mátrixnak, és meg fog lepődni, hogy mennyi időt tölt sürgős, de nem túl fontos dolgokkal. Például a kollégáktól érkező végtelen üzenetek vagy telefonhívások, amelyek csak elvonják a figyelmét a sürgős feladatokról.

Szánjon időt a megfelelő dolgokra. Ha valami fontos és sürgős van, azonnal tedd meg. Tervezze meg a fontos, de nem sürgős feladatokat, becsülje meg azok elvégzésének hozzávetőleges idejét, és döntse el, hogy mikor fogja elvégezni. A lényegtelen, de sürgős ügyeket átruházhatják valaki másra. A nem sürgős és lényegtelen feladatokat halassza későbbre, vagy utasítsa el őket teljesen.

2. Szánjon időt a mélyreható munkára

Sam Altman kockázati tőkebefektető egyszer azt mondta: "A digitális figyelemelvonás napjaink egyik legnagyobb pszichológiai problémája." Gondoljunk csak bele: naponta átlagosan 50-szer ellenőrizzük okostelefonunkat. És Cal Newport tudós és író szerint ez jelentősen rontja azon képességünket, hogy tisztán gondolkodjunk és kreatívak legyünk.

„A fejjel dolgozni. Sikerminták egy informatikustól”vezeti be a „Mély munka” fogalmát. Ez a fajta munka teljes koncentrációt és elmélyülést jelent egy konkrét feladatban. Nincs zavaró tényező – maximális erőfeszítés és koncentráció. Csak így tudja az igazán nehéz feladatokat megfelelő minőségben elvégezni.

Newport kollégája, a Pennsylvaniai Egyetem professzora, Adam Grant taktikáját idézi. Az őszi szemesztert a tanításnak, a tavaszt és a nyarat pedig a kutatásnak szenteli, és soha nem keveri a kettőt. Az intenzív kutatás során a professzor teljes elszigeteltségnek teszi ki magát, hogy a hallgatók ne zavarják bele.

Valószínűleg nincs lehetősége arra, hogy ugyanazt az utat járja, és több hónapig elrejtőzzön az irritáló források elől. Ne csüggedj: nem kell egy teljes féléven át a „mélymunkában” elmerülni. Newport létrehozhatja saját ütemezését személyes preferenciái alapján.

Döntse el, hogy mikor érzi magát a leginkább energikusnak és ébernek, és pontosan akkor végezze el a legnehezebb munkát, kapcsolja ki okostelefonját, és megtagadja az e-mailek ellenőrzését. Például maga Newport kora reggel kezd dolgozni, de 17:30 után soha.

3. Becsülje meg a találkozási időt

Paul Graham, az Y Combinator startup inkubátor társalapítója elmondta, hogy kétféle munkarend létezik: a „menedzser” és az „alkotói” ütemterv.

Az első lehetőség a szervezőknek és a főnököknek szól. Véleményük szerint a munkaidő könnyen kezelhető. A napot óránkénti időközökre kell osztani. És ha új feladat jelenik meg, akkor csak pár órát szánsz rá, megjelölve a szervezőben. Így ha a „menedzsernek” kell időpontot egyeztetnie egy üzleti megbeszélésre vagy ötletelésre, megnézi a naptárát, talál egy üres órát, és összegyűjti a kollégáit.

De az "alkotók" számára az ilyen találkozók, még az előre megtervezettek is, katasztrófa. Végül is a kreatív emberek, programozók, írók vagy művészek nem osztják be az időbeosztásukat "menedzserként". Általában legalább fél napot kell a feladatok elvégzésére fordítaniuk, és a legjobb esetben egy óra alatt csak bemelegítenek. Amikor pedig munkatevékenységük közepette az „alkotóknak” el kell szakadniuk, és el kell menniük egy találkozóra a kollégákkal, kiborulnak a ritmusukból, és akkor nagyon nehezen tudnak visszatérni a feladathoz.

A menedzser és az alkotó ütemezése önmagában is jól működik. De amikor keresztezik egymást, akkor kezdődnek a problémák.

Paul Graham

Ezért, ha Ön menedzser, előzetesen tájékozódjon beosztottjaitól, mikor jobb közös találkozókat szervezni, hogy ne szakítsa meg az embereket a munkában a legalkalmatlanabb pillanatokban.

4. Irányítsd energiafogyasztásodat

Tony Schwartz és Jim Loer az életben teljes erővel! azzal érvelnek, hogy a termelő munkás fő erőforrása nem az idő, hanem az energia. Egy egész napot eltölthet egy nehéz feladattal, de ha hiányzik a testi-lelki erő, akkor megtorpansz, és nem tesz semmi hasznosat. De ha van elég belső energiád, akkor pár óra alatt meg tudsz oldani egy nehéz ügyet, és a nap hátralévő részét valami egyszerűbbnek szentelni.

Schwartz és Loer négyféle energiát különböztet meg: fizikai, érzelmi, mentális és spirituális. És ha bármelyiket kihagyja, csökken a termelékenysége.

• Fizikai energia közvetlenül befolyásolja a környezetre való reagálási és a helyes döntések meghozatalának képességét. Ennek az erőforrásnak a hiánya rossz táplálkozással, alváshiánnyal és fáradtsággal jár.
• Érzelmi energia befolyásolja az érzelmek megfelelő kezelésének képességét stresszes helyzetekben.
• Mentális energia lehetővé teszi, hogy egyetlen feladatra összpontosítson, és ne terelje el a figyelmét. A nagy készlettel rendelkező ember még stresszes helyzetben is tud koncentrálni, amikor körülötte mindenki el akarja terelni a figyelmét.
• Szellemi energia lehetővé teszi, hogy tevékenységeiben a célt lássa a motiváció fenntartása érdekében. Lelkesedést, kitartást és elkötelezettséget táplál.

Ahhoz, hogy mind a négy mutatót a megfelelő szinten tartsa, étkezzen helyesen, aludjon eleget és mozogjon (az edzés serkenti az agyi aktivitást). És használjon egyszerű technikákat az energia pótlására.

Az élet nem egy maraton. Az élet sprintek sorozata.

Tony Schwartz

A teljes merülési munka és a rövid pihenés közötti váltakozás jó módszere a Pomodoro technika, amely tökéletesen illeszkedik Cal Newport Deep Work koncepciójához. Az elv egyszerű: 25 percet mérünk egy időzítővel, és ezalatt egyetlen fontos feladatot végzünk el zavarás nélkül. Ezután - 5 perces szünet. Ezalatt energiát töltünk fel. Ezután a ciklust még négyszer megismételjük, és hosszú, 20 perces szünetet tartunk.

5. Egyél békát reggelire

Mindenkivel előfordult már ilyen: találkozik valamilyen feladattal, amit el kell végeznie, de nagyon nem akarja. Elkezdesz halogatni, és ahogy közeledik a határidő, egyre jobban rád lóg, elvonja a figyelmet más dolgokról, és ismét aggodalomra ad okot.

A népszerű író, Brian Tracy „békáknak” nevezi ezeket a problémákat. És azt javasolja, hogy ne halasszuk későbbre, hanem tegyük meg a lehető legkorábban.

Ha reggel megeszel egy békát, a nap hátralévő része csodálatosnak ígérkezik, hiszen a mai legrosszabbnak vége.

Mark Twain

Miután megszabadult egy nehéz feladattól, elégedettséget fog érezni, pozitív energiát kap a nap hátralévő részében, és nyugodt lelkiismerettel léphet tovább listája következő pontjaira.