6 ok, amiért nem csinálsz semmit

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Tudja meg, hogy pontosan mi akadályozza meg a termelékenységet, és tanulja meg, hogyan szabadulhat ki az idő állandó nyomásából.

1. Nincsenek világos prioritásai

Az idő korlátozott erőforrás, és ha mindent egyszerre próbálsz megtenni, természetesen lehetetlen betartani az ütemtervet. Az akaraterő és a fegyelem nem ment meg. Annak elkerülése érdekében, hogy újra és újra ilyen helyzetbe kerüljön, használja a híres szerző, Stephen Covey tanácsát:

Ne a napi tervben foglaltakat helyezze előtérbe, hanem a saját prioritásai alapján tervezzen.

Nézze meg a naptárát vagy a teendők listáját. Minden pontnak megvan a maga értéke, de nem mindegyik érdemel egyforma figyelmet. Találd meg közöttük az elsőbbséget. Először is ezek olyan feladatok, amelyek közelebb visznek a fontos célokhoz. Ezenkívül sürgős intézkedésekről és esetekről van szó, amelyek elutasítása súlyos következményekkel jár.

Ha fontossági sorrendbe állította a feladatait, építse fel a napot, hogy elvégezhesse. Ne feledje, hogy lehetetlen egyszerre megbirkózni minden fontos kérdéssel, ezért ebből legfeljebb hármat tervezzen naponta, és hagyjon időt más tevékenységekre.

2. Beavatkozol magadba

Például ne számolja a legmagasabb termelékenységi idejét. Tegyük fel, hogy kora reggel kitűz egy fontos feladatot, bár tudja, hogy ebben az órában nehezen gondolkodik. Vagy nem tartasz szüneteket, pedig észreveszed, hogy másfél-két óra munka után már nem tudsz koncentrálni (az agyunk annyira be van rendezve, hogy egy koncentrációs időszak után pihenésre van szükségünk). Vagy azt tervezi, hogy mélyrehatóan dolgozik abban az időszakban, amikor a gyerekek otthon vannak, vagy ne kapcsolja ki a szükségtelen értesítéseket.

A probléma megoldása az, hogy nyomon követi az idejét és energiáját. Rögzítse a megfigyeléseket egy notebookba, vagy használjon egy dedikált időkövetőt, például a RescueTime-ot. Néhány nap elteltével észreveszed, hogy a nap mely szakaszaiban vagy különösen produktív, és hol nulla energiaszinten, mikor van a leggyakrabban elterelve, és mikor könnyebben tudsz koncentrálni. Ezt vegye figyelembe a nap megtervezésekor.

3. Nem hatékonyan használja a naptárát

Az emberek általában két kategóriába sorolhatók:

• Újratervezők. Feladataik egymásra vannak rakva, 10 percenként emlékeztetők a találkozókra, feladatokra és szünetekre.
• Minimalisták. Csak néhány ismétlődő esemény van a naptárukban, és sok szabad helyük van. Azt a megtévesztő benyomást kelti, hogy sok az idő.

Mindkét tervezési megközelítés tele van problémákkal. Az újratervezőknek olyan elfoglaltságuk van, hogy lehetetlen helyet találni az elkerülhetetlenül felmerülő el nem számoltnak. Ráadásul az ilyen emberek gyakran nem veszik figyelembe a tervezési hibát, vagyis elfelejtik, hogy a feladat elvégzése több időt vesz igénybe, mint azt eredetileg gondolták. A minimalisták, látva az ingyenes naptárat, szintén nem hatékonyan osztják be idejüket, hisz mindennek eljön az ideje.

Próbálja meg megtalálni a középutat: készítsen sablont a napra, amely tartalmazza a kiemelt feladatokat, de van hely az előre nem látható feladatoknak.

Például, ha a csúcsteljesítmény 8:30 és 10:30 között van, ütemezze be a fontos munkákat erre az időpontra, és hagyja üresen a következő órát. Ezalatt szünetet tarthat, ellenőrizheti a leveleit, visszahívhatja az ügyfeleket, vagy eleget tehet valakinek.

4. Rossz tervezési eszközöket használ

Például a naptárat ne zsúfoljuk tele apróságokkal, különben túlságosan zsúfolt lesz. Jobb kis feladatokat vagy egy-egy nagy feladat konkrét lépéseit a teendők listájában rögzíteni, az emlékeztetőket pedig egy jól látható helyre ragasztott matricára rögzíteni.

Ha nagy csapatban dolgozik, a kanban-alapú eszközök, például a Trello jól jöhetnek a nyomkövetési feladatokhoz. Lehetővé teszik minden résztvevő számára, hogy nyomon kövesse a folyamatot, és értesítéseket kapjon.

5. Hagyod, hogy mások irányítsák az idődet

Vagyis időről időre beleegyezik abba, amikor megbeszélésre hívnak, további munkára kérnek fel, vagy részt vesz egy ötletbörze. Mindez csökkenti a számodra fontos dolgokra fordított időt.

Tanuld meg megvédeni az idődet azzal, hogy gyakrabban nem mondod.

Természetesen nem szabad minden kérést, javaslatot visszautasítani, csak válogatni. Akkor hatékonysága már nem szenved az udvariasságtól.

Az elutasítás nem azt jelenti, hogy meg akarod sérteni a másikat. Mondd meg őszintén, hogy most nincs időd, és ha érdekes az ajánlat, keress neki helyet a naptárban.

6. Nehezen tud motiválni

Bármilyen körültekintően is tervez, ez önmagában nem garantálja a feladat időben történő elvégzését. Néha megesik, hogy a munkakörülmények ideálisak, de egyszerűen képtelenség koncentrálni. Ennek eredményeként összeszorított fogakkal dolgozik, lassan mozog és ideges lesz, mert az egész ütemterv eltolódott.

Ez egy nagyon gyakori helyzet, és nincs értelme szidni, ha ebben találja magát. Csak éppen most csökkent a motivációd. Sok tényező okozhatja: problémák az élet más területén, fáradtság, rengeteg rutinmunka.

Próbáld meg visszaszerezni a motivációdat. Emlékezz arra, hogy miért csinálod a munkádat, mit ad ez neked, mit szeretsz benne. Tartson egy kis szünetet, hogy feltöltődjön, és vigyázzon magára. Mondj pozitív megerősítéseket. Bármilyen furcsának is tűnik, az önhipnózis valóban segít. Például: "Sikeres napot fogok tenni ma" vagy "Nem vagyok tökéletes, és ez rendben van."