Hogyan készítsünk ütemtervet minden napra, és soha ne szegjük meg

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Az idő kétségtelenül a birtokunkban lévő legértékesebb erőforrás. Ezért az időgazdálkodási készségek kritikusak. De nem elég egy jó időbeosztás. Ezek a tippek segítenek összeállítani úgy, hogy ne akard megszegni a kialakult rendet.

Jó közérzete, produktivitása, jó hangulata attól függ, hogyan gazdálkodik az idővel. Használja ezeket a tippeket, és készítsen olyan ütemtervet, amelyet szinte halálos bűn megszegni.

1. Megszakítás nélkül kell dolgoznia

Ha főként szellemi munkát végez (például tervező, mérnök, író, tudós), akkor az adott feladatra kell összpontosítania, és meg kell ragadnia az úgynevezett flow-t. A jó és eredményes munka érdekében hagyjon az ütemtervben világos időközöket, amelyek során nem zavarják el, nem zavarják meg, és nem hagyja el a munkahelyét. Ezeket az időablakokat csak munkára használja.

Az optimális időmennyiség könnyen kiszámítható a David Gillis Facebook-menedzser által javasolt szabály szerint.

A heti beosztásnak legalább hat, legalább három és fél órás szünetet kell tartalmaznia, amelyet szigorúan a non-stop munkára kell elkülöníteni.

Nehéz, de törekedni kell rá. Alapvetően minden nap három és fél órát kell dolgozni ebédig. És találjon egy napot, amikor három és fél órát dolgozik megállás nélkül és délután.

Tekintse át ütemtervét. Van benne helye ennek a szabálynak a végrehajtásának? Ha nincs hely, akkor baj van. És sürgősen meg kell oldania.

Mi történik, ha nem tartja be ezt a szabályt?

• Nem leszel produktív.
• A munkát munkaidő után, éjszaka kell befejeznie, vagy a hétvégéit töltenie kell vele.

Nyilvánvalóan nem bírod sokáig ebben az állapotban. Tehát próbálja átrendezni az ütemtervet, hogy megfeleljen a szabálynak. Ehhez a következőket teheti:

• ütemezze át az értekezleteket, hogy azok ne vonják el a figyelmét a munkáról;
• találjon egy napot, amelyen nem lesznek találkozók, találkozók, tervezési értekezletek;
• beszéljen a menedzserével: biztosan készen áll arra, hogy optimalizálja a napját, hogy Ön hatékonyabban dolgozzon.

Miután összeállított egy ütemtervet, amely szigorúan meghatározza ezeket az időblokkokat, kezelje úgy, mintha a nagymama ékszere lenne. Szent tehén. Gyűjtemény borosüveg.

Az új ütemterv betartásának megkönnyítése érdekében magyarázza el magának, miért van erre szüksége. Tűzz ki célt magadnak. Például mondja azt: "Egy hét múlva be akarok fejezni egy projektet."

Könnyű és kellemes lesz a munka. Keressen egy kényelmes helyet, kapcsolja ki az értesítéseket a telefonon, igyon egy kávét. Fogja meg az áramlást, és vegyen részt a folyamatban.

2. Hetente tekintse át az ütemtervet

Döntse el a prioritásait

Az ütemtervben 30 perces időszakot kell beütemezni hétfőre. Használja ezt az időt a következő hét naptárának felülvizsgálatára. Döntse el, milyen három fő célt kell elérnie a következő hét napban. Mik a prioritásai?

Ügyeljen arra, hogy ellenőrizze az e hét összes találkozóját. Nem szakíthatják meg a munkaidő blokkokat.

• Ha olyan rendezvényre kap meghívást, amelyről semmit sem tud, írjon a szervezőnek, és kérje a rendezvény programját.
• Ha van megbeszélésed egy személlyel, de ezúttal nincs mit megbeszélned, mondd le.
• Ha megbeszélést vagy prezentációt tervez, ütemezzen be egy kis felkészülési időt is.
• Ha nincs ütemezett találkozó, de van néhány fontos kérdése egy személyhez vagy csapathoz, ütemezzen egy találkozót, találkozót vagy legalább egy telefonhívást.

Az aktív tervezés nem egyszerű. De cserébe megkapja azt a kellemes érzést, hogy hét napig teljes mértékben kontrollálja az időt.

3. Kérdezd meg magadtól, hogy így kell-e lenned ezen a találkozón

Találkozók, értekezletek, prezentációk – mindez sok idejét felemészti. Általában az ilyen eseményeket kényelmetlenül ütemeznek és teljesen hatástalanok. Miért van rájuk egyáltalán szükség?

Miért jelenünk meg rajtuk?

• Nem akarjuk felzaklatni a másikat. Időpontot egyeztetett neked, ami azt jelenti, hogy meg kell beszélnie valamit. Vonakodva beleegyezel, hogy eljöjj a találkozóra, feláldozva fontos ügyeidet.
• Úgy érezzük, részt veszünk a folyamatban. Például, ha az egész csapat összegyűlik, hogy megvitassunk egy projektet, úgy érzi, feltétlenül el kell jönnie. Ellenkező esetben a munkatársai azt gondolják, hogy Ön nem olyan elkötelezett, mint mások.
• A tudás iránti vágy. Ha fontosnak tűnik a találkozó (például jelen lesz valaki a vezetőségből, vagy sorsdöntő döntés születik), természetesen ott akar lenni.

Valójában a hatékonysága magasabb is lehetne, ha a munkahelyén maradna, és nem szakadna el a folyamattól. Honnan tudod, hogy melyik találkozón kell részt venned, és melyiket hagyhatod ki? Használja ezt a szabályt.

El kell jönnie a találkozóra, ha:

a) biztos abban, hogy jelenléte hatással lesz a megbeszélés kimenetelére, b) ezzel a találkozóval növelni fogja hatékonyságát.

Ha meg szeretné tudni, hogy jelenléte befolyásolja-e a találkozó kimenetelét, kérdezze meg magát, hogy a munkájáról fog-e beszélni, vagy szeretne-e csendben ülni. Talán lesz valaki a teremben, aki magabiztosabban és jobban ki tudja fejteni a véleményét.

Ha meg szeretné tudni, hogy hatékonyabb lesz-e a találkozó után, kérdezze meg magát, hogy tanul-e valami újat ezen a találkozón. Ha nem tanulsz meg semmi újat, nem áll szándékodban kérdéseket feltenni, nem beszélsz a munkádról, és ezért nem vársz építő kritikát, akkor nem valószínű, hogy növekszik a hatékonyságod.

Ha sem az első, sem a második esetben nem tudja elmagyarázni magának, miért kell eljönnie erre a találkozóra, hagyja ki. Az időd korlátozott, és minden percet okosan kell felhasználnod.

4. Tedd eredményessé az értekezleteidet

Bizonyos értekezletek és találkozók hatékonyabbak és eredményesebbek lehetnek. Ellenőrizze, hogy a munkahelyi esemény megfelel-e ezeknek a kritériumoknak, és válaszoljon néhány kérdésre.

• Az ülésnek világos napirendje és célja van. Ha nem, kérje meg a szervezőt, hogy a találkozó végén közölje pontosan, mit kell elérnie.
• Jelen vannak az ülésen azok, akik nem vesznek részt az ülésen? Minél nagyobb a tervezési értekezlet, annál többe kerül minden csapattagnak, annál több készségre és képességre van szükség a vezetőtől.
• Fel tudna osztani egy nagy találkozót több kisebb találkozóra? Így a megbeszélés során az egész csapat dolgozik, véleményt nyilvánít, megbeszéli az elvégzett munkát.
• Félremegy a vita? Kövesse nyomon az időt: Amikor a beszélgetés témája megváltozik, könnyen elterelheti a figyelmet, és elfelejtheti, hány perc van még hátra a megbeszélés végéig. Ne engedje meg magának, hogy ilyen meggondolatlanul pazarolja drága idejét. Emlékeztesd kollégáidat: "10 percünk van még hátra, és néhány kérdéshez nem tértünk ki."

5. Hagyjon időt a tanulásra és a kreativitásra

Nem kell minden fontos feladatot sürgősen elvégezni. De mindenképpen ütemezzen időpontot ezekre a tevékenységekre.

Attól függően, hogy milyen célt tűzött ki maga elé, hagyjon ablakot a tanulásra, a kreativitásra vagy az ihletkeresésre. Elég kicsi is lehet – mindössze néhány óra. De néhány év múlva köszönetet fog mondani magának ezekért a boldog órákért. Még egy ilyen kis befektetés is nyereséges lesz a jövőben.

Én például nagyon szeretek rajzolni, és hiszem, hogy ezt a képességet nem lehet elveszíteni. Ezért az órarendemben két óra van csak a rajzolásra. Vasárnap festek, ez a legkevésbé elfoglalt nap az időbeosztásomban. Ez elég ahhoz, hogy jól érezze magát, és ne felejtse el, hogyan kell az ecsetet a kezében tartani.

6. Ne feledd: mindent meg kell tenned, amit elterveztél

Függetlenül attól, hogy szereted-e csinálni vagy sem.

Nagyon szeretem a dupla sajtburgert, de sokkal ritkábban eszem, mint salátákat, gabonapelyheket és leveseket. Egyszerűen azért, mert állandóan dupla sajtburgert enni nem lesz egészséges és erős. Néha nagyon nehéz rákényszeríteni magát a megfelelő ételre. De ezeket a gyengeségeket le kell győzni, mert jót tesz az egészségnek.

Ugyanez vonatkozik az ütemtervére is. Csináld amit szeretsz. Azt csináld, amit nem annyira szeretsz, hanem ami jó neked, karrierednek, egészségednek, fejlődésednek. Okkal jelentek meg az ütemtervében szereplő tételek: már eldobtunk mindent, ami felesleges, csak az van, ami segít abban, hogy jobbá váljon.

A menetrendet most nem lehet megszegni.