7 módszer a termelékenység növelésére

2024 Szerző: Malcolm Clapton | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 03:59

Mindannyiunkból nagyon gyakran hiányzik a motiváció egy fontos feladat elvégzéséhez. Gyakran mi magunk szándékosan késleltetjük egy-egy feladat elvégzését egyszerűen azért, mert nem akarjuk megtenni. Ennek eredményeként csökken a hatékonyságunk és a termelékenységünk. Ebben a cikkben elmondjuk, hogyan kell kezelni ezt.

1915-ben Albert Einstein bemutatta briliáns és forradalmi relativitáselméletét. Az ezt megelőző három évben teljes egészében ennek az elméletnek a megalkotásának szentelte magát, anélkül, hogy bármi más elvonta volna a figyelmét.

Nem arra biztatlak, hogy három évet töltsön el egy projekt létrehozásával, de ez a fókuszálási módszer nagyon hatékony.

Ez egy kis kirándulás volt a múltba, és most térjünk rá a modern valóságra: ma már igencsak népszerűvé vált a „kevesebbet” tendencia. Ahogy a neve is sugallja, ez a terület olyan technikákat ölel fel, amelyek segítségével kisebb erőfeszítéssel nagyobb eredményeket lehet elérni.

Ma szeretnék megosztani veletek néhány ilyen technikát. Reméljük, hogy segítenek elérni a legjobb eredményeket a lehető legrövidebb idő alatt.

1. Pareto törvény, vagy a 20/80 elv

Általánosságban elmondható, hogy ez az elv a következőképpen van megfogalmazva: az erőfeszítések 20% -a az eredmény 80% -át adja, és az erőfeszítések fennmaradó 80% -a - csak az eredmény 20% -a. A 20/80-as törvény az élet szinte minden területén alkalmazható. Például e törvény szerint a bűnözők 20%-a követi el a bűncselekmények 80%-át.

A Pareto törvény helyes használatának ismerete nemcsak a szakmai életében, hanem a mindennapi életében is segít. Ez egy praktikus kis trükk, amely segíthet megjósolni az eredményt. Például, ha kimenő ember vagy, akkor valószínűleg sok barátod van. Gondolja át, hogy ezek közül az emberek közül ki fog a segítségére lenni egy nehéz helyzetben. Valószínűleg kevés lesz belőlük, csak valami a hírhedt 20% körül. Érdemes ezt tudomásul venni, és ezzel a 20%-kal próbálni tartani a kapcsolatot, ahelyett, hogy virtuális barátokkal pazarolnánk az időt.

Hogyan működik

A Pareto-törvény szerint minden jelentéktelen feladatot el kell végeznie, ha a termelékenysége alacsony. Például sokan, amint reggel munkába jönnek, nem tudnak azonnal bekapcsolódni a munkafolyamatba. Csevegniük kell a kollégákkal, meg kell inniuk egy csésze kávét, vagy valami mást kell tenniük, ami segít a munka kedvében.

Csak így lesznek képesek eredményesen dolgozni. Fontos a munkafeladatok rangsorolása. Igyekezzen fontos feladatokat olyan napszakban elvégezni, amikor a teljesítménye magas szintű.

2. Három fontos feladat

Sokan készítenek egy teendőlistát, hogy segítsék a munkafolyamatukat. Persze a 21. században már eltávolodtunk attól, hogy papírra írjuk az elkövetkező ügyeket, ehhez okostelefonunk és számítógépünk van.

Azt javaslom, tarts be egy egyszerű szabályt: minden reggel szánj öt percet a napi három legfontosabb feladatod feljegyzésére. Ezután összpontosítsa minden erőfeszítését ennek a rövid listának a kiegészítésére.

Remek alternatívája azoknak a végtelenül hosszú teendők listáinak, amelyeket általában szeretünk írni. Kit viccelünk, mert nekik még egy hét sem lesz elég, nemhogy egy nap. Összpontosítson erre a három fő feladatra, és ha idő előtt elvégzi őket, elkezdhet valami mást csinálni.

Ez az egyszerű, de hatékony szokás valóban növelheti a termelékenységet.

3. Csinálj kevesebb filozófiát

A Do Less filozófia nagyon népszerű a modern életben. A különböző szerzők különböző megközelítéseket javasolnak. Például Mark Lesser a zen buddhizmusra alapozva az Achieve More With Less-t írta.

„Csinálj kevesebbet” kiáltványa azzal kezdődik, hogy megcáfolja azt az állítást, hogy a munkateher csökkentése lustává teszi az alkalmazottakat, és negatívan befolyásolja a termelékenységüket. Ha kevesebb feladatot végzünk, akkor élvezhetjük a teljesítményünket.

Mark Lesser azt ajánlja, hogy a munkanapja során szánjon néhány percet meditációra. Ez kiegyenlíti a légzést, magához tér, oldja a stresszt, és jobban tud koncentrálni a feladatra.

Ne felejtsen el prioritást adni. Először hajtsa végre a fontos feladatokat, majd térjen át az alacsony prioritásúakra. Ne terhelje túl magát sok feladattal: jobb kevesebbet, de jó minőségben és élvezettel, mint többet, de lelkesedés nélkül.

4. Paradicsom technika

A paradicsomos technikát Francesco Cirillo javasolta. A technikát paradicsomnak nevezik, mert szerzője eredetileg paradicsom alakú konyhai időmérőt használt az idő mérésére.

A technika azon az elven alapul, hogy egy adott feladaton 25 percet kell megszakítás nélkül dolgozni, de utána feltétlenül szünetet kell tartani.

Hogyan működik

1. Tekintse meg feladatlistáját, és válassza ki a legmagasabb prioritású feladatokat.
2. Ezután állítsa az időzítőt 25 percre, és kezdjen el dolgozni anélkül, hogy elterelné, amíg meg nem hallja az időzítő sípolását. Minden 25 perces időszakot "paradicsomnak" neveznek.
3. Ezután tartson öt perc szünetet, és kapcsolja be újra az időzítőt.
4. Négy „paradicsom” után (vagyis kétóránként) tartsunk hosszabb, 15-20 perces szünetet.
5. Ha a feladat több mint öt „paradicsom”-ot vesz igénybe, több részre osztható.

Ez a technika segít a magasabb prioritású feladatok elvégzésében, javítja a fókuszt és segít jobban koncentrálni.

5. A multitasking mítosza

A multitasking egyáltalán nem tesz minket produktívabbá, ez egy mítosz. Valójában, ha egyszerre több feladatra koncentrálunk, az negatív hatással van termelékenységünkre és koncentrációnkra.

Nem számít, milyen jól szokott hozzá a többfeladatos munkavégzéshez, termelékenysége sokkal alacsonyabb lesz, mintha az elejétől a végéig egyetlen feladatra összpontosítana.

David Meyer, a Michigani Egyetem professzora

Több feladat egyidejű hatékony végrehajtása csak bizonyos speciális esetekben lehetséges. Tegyük fel, hogy amikor például automatikusan csinálsz valamit, akkor sétálsz és beszélsz egyszerre. A séta egy automatikus tevékenység, és nem szükséges rá koncentrálni. Egy jól ismert példabeszéd jól szemlélteti ezt:

Egyszer egy hangya egy erdei ösvényen találkozott egy százlábúval, aki vidáman, derűsen futott feléje. A hangya megkérdezte a százlábútól: „Hogy tudod ilyen ügyesen mozgatni mind a 40 lábadat? Hogyan tudsz ilyen könnyen és gyorsan mozogni? A százlábú gondolkodott egy percig, és… már nem tudott megmozdulni!

Ha a feladatokat produktívabban szeretné elvégezni, jobb, ha egy feladatra koncentrál, azt az elejétől a végéig elvégzi, és csak ezután tér át a többire.

6. Tájékoztató étrend

Manapság az agyat információval túlterhelni olyan egyszerű, mint hőgutát kapni a Szahara-sivatagban. És még a tünetek is hasonlóak: alvászavar, figyelemzavar és késleltetett reakció. Agyunk túlterhelt információs zajjal. A modern világban az emberek folyamatosan keresik a híreket, bár már mindenhol körülvesznek bennünket.

Ebben az esetben Timothy Ferris, a How to Work Four Hours a Week című könyv szerzője, és ugyanakkor ne ácsorogjon az irodában "hívásról hívásra", hogy bárhol éljen és gazdagodjon, azt tanácsolja az embereknek, hogy menjenek információs diéta." Úgy gondolja, hogy az Ön által olvasott e-mailek, blogok, újságok és magazinok valóban fontosak Önnek? Tényleg ennyi időt kell töltenie a közösségi médiával és a tévével?

Legalább egy hétig próbáljon meg a lehető legkevesebb, az Ön számára teljesen felesleges információhoz jutni, és nézze meg, hogyan hat ez a termelékenységére.

7. Éljen a menetrend szerint

Kérdezd meg bármelyik sikeres embert, mikor ébred fel, és valószínűleg hallani fogod, hogy korán kel. Elég egyértelmű: reggelente nincs sok zavaró tényező, így a prioritásainkra tudunk koncentrálni.

Ne feledje, hogy van ideje pihenni és van ideje dolgozni. Húzzon világos határokat az egyik és a másik között. Kezdje azzal, hogy abbahagyja az üzletet, amint úgy érzi, hogy pihennie kell.

Jobb egy tervvel élni, mint anélkül

A Parkinson-törvény kimondja, hogy "a munka kitölti a rá szánt időt". Ez azt jelenti, hogy ha például úgy döntesz, hogy egy hét múlva jelentést írsz, akkor egész héten azt fogod írni. A Parkinson-törvény különösen azokra a dolgokra vonatkozik, amelyeket nem szeretünk, és nincs kedvünk megtenni. Sokan hajlamosak vagyunk kinyújtani az eseteket, amennyire csak lehetséges. De ha minden feladatot egy merev dobozba tesz, akkor sokkal hatékonyabban tudja kezelni az eseteket. Ha megvannak a határidők, igyekszel mindent időben elvégezni, így ez remek motiváció.